Zo krijg je als werknemer een belastingvrije onkostenvergoeding

Als werknemer kan je van je werkgever een onkostenvergoeding krijgen die niet wordt belast. Hoe kan je hiervoor zorgen?

Deze vergoeding is een terugbetaling voor de kosten die ten laste van de werkgever zijn, maar die een werknemer zelf betaalt – ‘voorschiet’ – voor zijn werkgever. Fiscaal gezien gaat het hier om ‘kosten eigen aan de werkgever’.

Fiscaal interessant

Het interessante aan een onkostenvergoeding is dat je er als werknemer geen belastingen op moet betalen, wat logisch is, aangezien het eigenlijk een terugbetaling betreft van kosten die je voor uw werkgever maakt.

Ook voor de werkgever heeft een onkostenvergoeding voordelen, omdat ze voor 100% aftrekbaar is (in de mate dat de vergoeding onkosten dekt die volledig aftrekbaar zijn).

Terugbetaling

In principe zal de werkgever de kosten die een werknemer voor hem maakt terugbetalen op basis van een onkostennota. Dat kan in veel gevallen echter leiden tot extra administratief werk. Om dat te vermijden, kan de werkgever er voor kiezen om de werknemer een forfaitaire onkostenvergoeding te betalen.

Het gaat meestal om een vast bedrag per maand, ter dekking van kosten die je zelf maakt, zoals de aankoop van een gsm die u ook beroepsmatig gebruikt, een laptop, de inrichting van een bureauruimte thuis, enzovoort.

Welk bedrag?

Als algemeen principe geldt dat de forfaitaire vergoeding verantwoord moet kunnen worden op basis van de uitgeoefende beroepswerkzaamheid.

Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een administratieve bediende die geen werk mee naar huis neemt een onkostenvergoeding van 200 euro per maand te betalen. De fiscus stelt duidelijk als voorwaarde dat een onkostenvergoeding steeds gebonden is aan een bepaalde functie binnen de onderneming.

Als maatstaf neemt de fiscus de bedragen die ze zelf betaalt aan de eigen personeelsleden/ambtenaren. Zo hanteert de fiscus hogere bedragen voor ambtenaren behorend tot categorie 1 (werknemers met een universitair diploma) dan voor ambtenaren van een lagere categorie.

Voor de hoogste functies heeft de fiscus bedragen bepaald van respectievelijk 315 euro à 350 euro per maand. In concreto spreken we over werknemers die een directiefunctie uitoefenen. Voor hogere kaderleden kunnen bedragen van 200 euro à 250 euro per maand worden betaald. Werknemers van het middenkader kunnen dan weer 125 à 150 euro per maand krijgen en lagere kaderleden 90 euro per maand. (JS)