Notaris of advocaat: bij wie klopt u het beste aan?

Wie een onderneming start, een huis koopt of een familiekwestie wil uitklaren, kan een beroep doen op een notaris of een advocaat. Maar dat betekent niet dat er een vrije keuze is. Wie doet wat?

Wie een overeenkomst wil afsluiten, vraagt zich vaak af of het nodig is een advocaat of een notaris in te schakelen. Een koppel dat wil scheiden met onderlinge toestemming, is bijvoorbeeld niet verplicht die afspraken voor een notaris op papier te zetten. De ex-partners kunnen dat zelf doen, of daarvoor een advocaat in de arm nemen, als er tenminste geen onroerend goed wordt overgedragen. Neemt een van hen de woning over, of beslissen beiden een onroerend goed samen aan te houden, dan is de tussenkomst van een notaris wel verplicht.

Bij een scheiding kan een notaris een regelingsakte opmaken, ook als zo’n akte niet verplicht is. Net zoals een advocaat zal de notaris dat document in de correcte juridische bewoordingen opstellen, maar een notariële akte biedt ook voordelen als er na de scheiding problemen ontstaan, bijvoorbeeld over het alimentatiegeld. Met de notariële akte kunnen de ex-partners eerst naar een gerechtsdeurwaarder stappen, voordat ze de zaak voor de rechter brengen.

In het algemeen geldt het principe dat een notaris aangewezen is voor documenten die partijen in onderling overleg afsluiten, terwijl de advocaat in het vizier komt bij geschillen. Het familierecht is daarom bij uitstek een domein waar het werk van de notaris en dat van de advocaat op elkaar aansluiten. Zowel testamenten, schenkingen als erfovereenkomsten kunnen worden vastgelegd in akten of in onderhandse documenten. Het gebeurt ook wel eens dat de partijen van mening verschillen. “Wil de ene partij scheiden en de andere niet, dan verwijst de notaris altijd door naar een advocaat”, zegt Bart Van Opstal, notaris en de woordvoerder van de Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat (Fednot).

Op dezelfde lijn, of niet

Toch is de praktijk vaak genuanceerd. Stel dat een familie bij de vrederechter een verzoekschrift voor een bewindvoering wil indienen. Dat kan ze zelf opstellen, of daarvoor een beroep doen op een advocaat, of een notaris inschakelen. “Is er betwisting over de bekwaamheid van de persoon voor wie je een bewindvoerder wil aanstellen, dan stap je het beste naar een advocaat”, zegt Bart Van Opstal. “Die dient dan een verzoekschrift in om bij de vrederechter een gerechtelijk bewindvoerder aan te duiden.”

Zit de hele familie op dezelfde lijn, of is er al een akkoord nog voordat de persoon onbekwaam wordt, dan komt de notaris in het vizier. “Voor zulke omstandigheden stellen we vast dat de zorgvolmacht momenteel heel populair is”, aldus Van Opstal. “Dat is een akkoord tussen partners, of tussen partners en hun kinderen, waarmee die de buitengerechtelijke bewindvoering regelen.”

Wie precies weet wat hij in de zorgvolmacht wil opnemen, kan er zelf een opmaken en het document laten ondertekenen door alle betrokken partijen. Maar dat document kan ook worden vastgelegd door een notaris, die bovendien de registratie op zich neemt. Om een volmacht te geven voor handelingen die de tussenkomst van een notaris vereisen, zoals onroerende verkopen en schenkingen, is een notariële zorgvolmacht wel verplicht.

Onroerend goed

De raaklijn tussen het werk van de advocaat en de notaris blijft niet beperkt tot het familierecht. Aktes voor de verkoop van een onroerend goed worden verleden voor een notaris. Een zogenoemd compromis, ook de onderhandse of voorlopige overeenkomst genoemd, hoeft niet voor de notaris te passeren, maar het is raadzaam dat wel te doen. De kosten ervan zijn bij de latere aktekosten inbegrepen.

De tussenkomst van een notaris kan ook wenselijk zijn voor de documenten die volgen op het verlijden van de verkoopakte. “Een notaris kan een onderlinge overeenkomst opstellen als een van de partners meer geld in de aankoop heeft gestoken”, zegt Bart Van Opstal.

Is de rol van advocaten voor de overdracht van vastgoed dan beperkt? Vastgoedadvocaten zijn gespecialiseerd in het opstellen van vastgoedcontracten of het begeleiden van transacties. Ze worden een must, zodra er geschillen opduiken bij de aan- of verkoop van vastgoed, zoals het verbreken van een compromis of de vaststelling van verborgen gebreken.

Afspraken in ondernemingen

Ook ondernemingen twijfelen wel eens of ze een advocaat of een notaris moeten aanspreken. De oprichting van een naamloze vennootschap (nv), coöperatieve vennootschap (cv) of besloten vennootschap (bv) gebeurt via een authentieke akte en dus voor een notaris. Een advocaat kan vooraf wel een rol spelen door de oprichters te adviseren over de vennootschapsvorm, de inbreng, de aansprakelijkheid en de fiscale bepalingen. Bij de oprichting worden de statuten in de notariële akte vastgelegd. Elke latere wijziging van de statuten moet opnieuw gebeuren via een authentieke akte bij de notaris.

Wil de vennootschap de onderlinge verhouding tussen de vennoten aanpassen, dan is een aandelenovereenkomst nodig. Die regelt het bezit van de aandelen, de overdraagbaarheid, de machtsuitoefening in de vennootschap, de winstbestemming en de conflictbeheersing. Een aandelenovereenkomst is een onderhandse akte die niet onderworpen is aan publicatievereisten. De vennootschap kan dan in principe kiezen of ze een beroep doet op een notaris of een advocaat.