Het vastgoedkantoor Dewaele maakt het mogelijk huurovereenkomsten, plaatsbeschrijvingen en compromissen digitaal te ondertekenen. Met veel tijdswinst en een vermindering van de papiermolen als gevolg. Het kantoor in Gent mocht de spits afbijten.
Annelies, een studente, komt in het vastgoedkantoor van Dewaele Vastgoed met Advies aan de Gentse Kouter haar huurovereenkomst digitaal ondertekenen. Voor haar toekomstige huurappartement moet ze geen talloze pagina’s paraferen, maar ondertekent zij en de andere partijen alle documenten met hun elektronische identiteitskaart of e-ID in vijf minuten.
“Het digitale platform biedt vier voordelen: behalve gebruiksgemak en snelheid betekent het ook veiligheid en is het beter voor het milieu”, legt Sofie Spriet, COO van Dewaele Vastgoed met Advies, uit. “Een contract dat met een identiteitskaart wordt ondertekend, is juridisch meer sluitend dan op papier. Er kan geen sprake zijn van schriftvervalsing of je vergeet niet een van de pagina’s te ondertekenen.” Het digitale platform bespaart ook heel wat papier uit. “Een verkoopovereenkomst is snel 25 pagina’s lang, gemiddeld maal drie voor de verschillende partijen. Jaarlijks behandelen we 1500 verkopen en hebben we een 2000-tal verhuurtransacties. Als we een groot deel van die pagina’s niet langer afdrukken, is dat veel beter voor het milieu.”
Het hele proces nam soms twee tot drie weken in beslag. Nu duurt het gemiddeld een half uur om het volledige dossier af te handelen
Efficiënter werken
Dewaele Vastgoed is ervan overtuigd dat er in de sector nog veel te digitaliseren valt om efficiënter en veiliger te werken. “Onze stiel leent zich daartoe omdat veel transacties, documenten en pagina’s ondertekend moeten worden. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een betrouwbare en professionele partner, Connective.” Sinds de tweede helft van augustus is het digitale platform actief. 80 procent van de plaatsbeschrijvingen verloopt al digitaal. De experts zijn vooral enthousiast door de tijdsbesparing. “Vroeger ging veel tijd verloren met het opsturen van de documenten en het wachten op de handtekeningen”, zegt Sofie Spriet. “Het hele proces nam soms twee tot drie weken in beslag. Nu duurt het gemiddeld een half uur om het volledige dossier af te handelen.”
Een belangrijke voorwaarde is dat iedere partij rond de tafel de pincode van zijn identiteitskaart kent. Zonder pincode kun je de hele carrousel niet digitaal ondertekenen. Bij Annelies gaat het verkeerd omdat ze zich van pincode vergist. Resultaat: de identiteitskaart is geblokkeerd. Er rest niets anders dan toch maar de documenten manueel te ondertekenen. “Dat kan altijd gebeuren”, zegt Sofie Spriet.
Nog niet voor iedereen
Niet iedereen kiest al voor het digitale platform. Sommige mensen voelen zich niet goed bij die digitalisering of willen het gevoel hebben dat ze iets plechtig ondertekenen. De weerstand komt vooral van het iets oudere publiek, maar Sofie Spriet denkt dat het snel zal evolueren. “Een contract ondertekenen is geen alledaagse gebeurtenis, het aanvaardingsproces zal wat tijd in beslag nemen. En we hopen dat derde partijen, zoals de nutsvoorzieningen, snel overschakelen, zodat het volledige traject digitaal gebeurt.”
