Boekhouden wordt een gezelschapsspel
Automatisering en de cloud doen nieuwe rollen ontstaan in de boekhoudwereld. UnifiedPost en ClearFacts profiteren daarvan, elk op hun manier.
Boekhouden wordt een gezelschapsspel. Op een recente briefing van Sage, een grote fabrikant van boekhoudsoftware, zaten behalve Sage nog zes dienstenleveranciers rond de tafel. Op één uitzondering na waren dat jonge bedrijven die via de cloud extra functies aanbieden, boven op de boekhoudsoftware van de accountants. Een paar dagen later schoven dezelfde spelers aan op de eerste Belgische klantenconferentie van Exact, de Nederlandse boekhoudsoftwarefabrikant. De boekhoudsoftware verdwijnt bij de accountants onder de motorkap. Aan de in- en de uitvoerkant kiezen de kantoren voor gespecialiseerde diensten van snelgroeiers zoals Codabox en Silverfin. Zij blijven de motor, de ‘boekingfabriek’. Dankzij de nieuwkomers kunnen de accountants beter automatiseren en meer tijd vrijmaken voor hun rol als bedrijfsadviseurs.
BilltoBox
UnifiedPost, dat in 2000 is gestart als MailSurf, was oorspronkelijk een dienst die grote verzenders van documenten het fysieke werk van de versturing en de elektronische archivering uit handen nam. Het bedrijf uit La Hulpe doet dat nog altijd voor meer dan 500 grote ondernemingen en 50.000 kmo’s, maar het doet nog veel meer. Met het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB) zette UnifiedPost vorig jaar een samenwerking op onder de merknaam BilltoBox. Dat is een platform waarlangs bedrijven facturen en documenten met hun klanten en hun leveranciers kunnen uitwisselen. Die documenten worden automatisch met hun boekhouder gedeeld.
Accountants hebben andere opties dan BilltoBox om hun werkstroom te automatiseren, maar de ontwikkelaars van de boekhoudsoftware haasten zich om in koppelingen te voorzien. “We zitten in de finale fase om ons aan te sluiten”, zegt Ellen Sano van Yuki, een producent van onlineboekhoudsoftware. “Als het IAB met tools komt, moeten onze accountants die ook kunnen gebruiken. Dat het instituut achter BilltoBox staat, geeft vertrouwen.”
Boven op de basisversie van BilltoBox heeft UnifiedPost knowhow ingekocht om die gegevens min of meer automatisch in de boekhouding te verwerken. Een extra faciliteit is de PowertoPay-betalingsdienst, een andere overname.
“Tot nu verstuurden we enveloppen, elektronisch of op papier”, zegt Hans Leybaert, de CEO van UnifiedPost. “Nu kijken wij ook naar de inhoud van de envelopjes – 100 procent correct met het oog op de privacy. Daar kunnen wij diensten op bouwen. Met Facturis, onze joint venture met Rabobank, doen wij aan werkkapitaalfinanciering op basis van wat op het platform gebeurt. Een ondernemer moet zoveel betalen en heeft zoveel te goed. Het verschil passen we bij tegen een intrest.”
Omgekeerd werken ook de banken nauwer samen met de accountants, sinds hun betaaldienst Isabel bijna twee jaar geleden Codabox heeft overgenomen. Dat is de dienst die bankrekeninguittreksels automatisch naar de juiste account bij de boekhouders stuurt. Codabox zorgt er zo voor dat boekhouders hun klanten een actueel financieel overzicht kunnen presenteren. Het bedrijf uit Heverlee probeert ook de toelevering van personeelsstaten en van in- en uitgaande facturen in handen te nemen. Daarvoor werkt het samen met een groot aantal ontwikkelaars van facturatieprogramma’s.
Opkomend platform
Enkele nieuwkomers werken niet zozeer aan de in- of de uitvoerzijde van de boekhouding, maar eroverheen. Het Antwerpse ClearFacts heeft koppelingen met zes belangrijke boekhoudpakketten gebouwd en levert daarlangs een verbinding tussen de kmo en de accountant. “Wij hebben 85 accountants en 9500 dossiers van bedrijven of zelfstandigen op ons platform. Onze omzet is vorig jaar voor de derde maal verdubbeld”, zegt Pieter Evenepoel, managing director van ClearFacts.
Zijn eindgebruikers loggen via een onlineportal in op hun dossier en kunnen zo hun relevante documenten en bestanden naar hun boekhouding sturen. Dat kunnen elektronische facturen zijn, maar ook e-mails, scans, foto’s en pdf’s. Beeldherkenning haalt de nuttige informatie uit die laatste formats en zet ze klaar in de workflow naar de boekhouding. Omdat ClearFacts toegang heeft tot de historiek van de boekhouding, wordt de beeldherkenning via machinelearning verbeterd en kan de dienst een goed voorstel voor de boeking doen. Bovendien verzamelt ClearFacts ook gegevens die binnenkomen via andere kanalen, zoals CodaBox, en plaatst die in overzichten.
De accountant en de eindklant hebben zo een kijk op alle facturen. “Wij worden zo de online-interface naar de boekhouding”, bevestigt Evenepoel. De fiduciaire kan de interface aankleden in zijn huisstijl. Grote gebruikers van Clearfacts zoals AC|S, HLB en Vandelanotte doen dat. De kmo ziet zo niet in welk pakket zijn boekhouding wordt gevoerd.
Klassieke software wordt cloud
ClearFacts werkt met de boekhoudpakketten van Winbooks, Wings, Exact, Sage BOB 50, en Adsolut en Expert/M Plus (beide Wolters Kluwer) – samen een groot deel van de markt. Evenepoel noemt zijn bedrijf “zeer neutraal”, maar hij heeft sinds vorig jaar een strategische samenwerking met Sage. De Britse beursgenoteerde softwareontwikkelaar gebruikt ClearFacts hier om zijn traditionele Belgische BOB 50-software naar de cloud te brengen onder de merknaam Sage Cloud Demat. “Op die manier kregen we voet aan de grond in Wallonië en Luxemburg”, legt Evenepoel uit. Hij profiteert meteen ook van de steun van Sage-integratoren zoals Megabyte en Gap Informatique.
“We dachten tot voor een paar jaar dat we ook wel zouden kunnen wat anderen konden, en zelfs beter”, zegt Alex Dossche, de managing director van Sage Belux. “Codabox hadden we niet nodig. Maar als je ziet welke knowhow daarachter zit – die hadden we niet in huis. Hetzelfde geldt voor het terugkoppelingsplatform (ClearFacts, nvdr), business intelligence tools en dashboarding. Die zijn zo verschillend van de traditionele boekhoudsoftware dat we ons daar niet aan mogen wagen.”
Met Sage Cloud Demat kunnen zijn klanten nu in hun vertrouwde boekhoudomgeving blijven werken, maar toch genieten van de voordelen van clouddiensten, legt Dossche uit. Het platform geeft meteen ook toegang tot meer geavanceerde diensten voor rapportering, budgettering en benchmarking van spelers zoals Silverfin, Intellifin en EMAsphere, die Sage gezamenlijk promoot, maar die ook met andere softwarefabrikanten samenwerken en op Exact Live presenteerden.
Autonome groei
Er is geen exclusiviteit. Dossche: “Dat zouden maar wurgcontracten zijn waar niemand goed van wordt. Uiteindelijk is het toch de fiduciaire die beslist tot welke diensten zijn eindklant toegang heeft.” Het Gentse Silverfin, dat accountants helpt met het opmaken van rapporten en jaarrekeningen en hun adviesrol ondersteunt, telt al 600 accountantkantoren als klant, waaronder Deloitte en PwC, zei areamanager Elien Vandenbroucke.
Is Sage niet al komen aankloppen om het strategische ClearFacts, dat drie actieve vennoten en zestien medewerkers telt, over te nemen? “Geen sprake van”, zegt CEO Pieter Evenepoel. ClearFacts boekte vorig jaar een lichte nettowinst op zijn omzet van 811.000 euro. Dit jaar verwacht Evenepoel 1,3 à 1,4 miljoen euro. Tot nu heeft het bedrijf zich helemaal zelf gefinancierd. Evenepoel: “We zijn al benaderd door fondsen, maar die willen dan heel snel internationaal gaan. Wij zien nog heel veel potentieel in België en Luxemburg.”
Van verzending van facturen tot inning van betalingen
Hans Leybaert, de CEO van UnifiedPost, gelooft in een one-stopshop, die de rompslomp van de facturen- en de documentverwerking en betalingen en inningen van andere bedrijven overneemt. UnifiedPost verwerkte vorig jaar in de Benelux meer dan 200 miljoen documenten. Het publiceerde een geconsolideerde omzet van 25,7 miljoen euro en een gestegen courante bedrijfskasstroom van 5,5 miljoen euro.
UnifiedPost zet systematisch samenwerkingen op met bedrijfssectoren. BilltoBox, het gezamenlijke inititiatief met het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten, is daar een voorbeeld van. In Nederland is er UPConstruct.nl met Bouwend Nederland en de Agrobox, waarop meer dan de helft van de Nederlandse accountants in de landbouw- en de voedingssector zijn aangesloten. In België levert UnifiedPost aan Federgon, het platform waarop alle uitzendbedrijven hun contracten registreren. “Zo werken we nu voor twaalf sectoren”, zegt Leybaert.
Vanuit zijn kernactiviteit waaiert UnifiedPost uit naar betalingsfaciliteiten. Sinds 2016 is het via zijn Belgische filiaal PAY-NXT een erkende betaalinstelling. “Wij kunnen betalingen vergemakkelijken, rekeningnummers uitreiken en geld op rekeningen bijhouden. Combineer dat met de tweede betalingsrichtlijn (die banken verplicht erkende derden toegang te geven tot de rekeninginformatie van hun klanten, nvdr) en met de instantbetalingen die er straks aankomen, en je ziet dat we iets moois kunnen doen. Financiering mogen we niet aanbieden, want wij zijn geen bank.” Een andere afgeleide activiteit is identiteitsbeheer. Leybaert: “Je kunt onmogelijk betaaldiensten aanbieden als je geen goede authenticatiesysteem hebt.”
In feite is UnifiedPost een informaticabedrijf dat draait op Amazon Web Services, met 200 IT-ers op 240 werknemers. Het doet alles met eigen ontwikkelingen. Leybaert: “Wij hebben 90 mensen in onze dochter in Timisoara in Roemenië. Nu daar ook schaarste ontstaat, zetten we ook onze eerste stappen in Athene.” Andere vestigingen buiten de hoofdzetel in La Hulpe zijn Lelystad, Gent en Luxemburg.
Met de 25 miljoen euro die UnifiedPost in april heeft opgehaald via een converteerbare obligatielening, wil de onderneming internationaliseren. “Als we echt een onafhankelijk groeibedrijf willen blijven – dat is ook het aandeelhouderschap dat we opgebouwd hebben – dan moeten we naar het buitenland. Verkooporganisaties opzetten gaat te traag. Je moet acquisities doen. De juiste overname doen tegen de juiste prijs en met de juiste synergie – dat is de uitdaging. Wij zullen partijen kiezen waarmee we operationeel al samenwerken, zodat we weten wat we kopen”, zegt Leybaert. Hij is het gezicht van het bedrijf en hij is verantwoordelijk voor de strategie en de commercialisatie. Intern heeft Tom Van Acker de leiding.
Belangrijke aandeelhouders zijn PE Group van voorzitter Stefan Yee, Smartfin Capital van Jürgen Ingels en Cytindus van Michel Delloye, die samen 41 procent bezitten. Leybaert is met bijna 26 procent nog altijd de grootste aandeelhouder. De resterende 33 procent zit bij het overige management en kleinere investeerders. De obligatielening met een looptijd van drie jaar – als er voordien geen ander equity-event, zoals een overname gebeurt – zal leiden tot een verwatering, maar die hangt af van de waarde van het bedrijf op het moment van de conversie, legt Leybaert uit. Leners zijn onder meer de overheidsfondsen FPIM en PMV en een niet nader genoemd Amerikaans fonds.
Ook Skwarel
ClearFacts is niet het enige samenwerkingsplatform dat over boekhoudpakketten heen gaat. In Brussel is er Skwarel, dat in 2012 is opgericht door Philippe Denis, de huidige CEO, en door de zaakvoerder van boekhoudkantoor Comptaline. Skwarel haalde in maart bijkomend een miljoen euro op bij onder meer Securex. Voor de accountants vergemakkelijkt Skwarel vooral de opvraging van ontbrekende stukken bij hun klanten. Tegelijk geeft het die klanten ook een dashboard om hun vitale bedrijfsgegevens op te volgen. Dat moet hen motiveren om hun documenten regelmatig in te dienen. Skwarel koppelt al met Winbooks en Sage Bob 50 – de populairste pakketten in Wallonië – en met Expert/M van Wolters Kluwer. “Exact Online en anderen zullen volgen,” verzekert verkoopleidster Nathalie Servaye van Skwarel.
ADM Solutions voor digitalisering
Acco Accountants, met 30 medewerkers en kantoren in Antwerpen, Mechelen en Herentals, gebruikt ADM Solutions uit Gent om de instroom van documenten te digitaliseren en te automatiseren. Klanten van Acco kunnen inloggen op de diensten van Silverfin en daar pdf’s opladen voor digitalisering door ADM Solutions uit Gent. ADM converteert de bestanden automatisch in bruikbare informatie en zet ze klaar voor verwerking op het Exact Online platform van Acco Accountants. “Door in te zetten op technologie kunnen we meer werk aan dan een gemiddeld kantoor,” zegt partner Sven Cornelis van Acco. Dat betekent niet dat je als kantoor dan onbeperkt kan groeien. “Er is een dramatisch tekort aan afgestudeerden in accountancy en fiscaliteit”, waarschuwt hij.
Volgens CEO Mike Vandamme van ADM verwerkt zijn bedrijfje nu 5 miljoen factuurpagina’s op jaarbasis.
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier