Sinds begin 2024 is een nieuw koninklijk besluit van kracht dat de introductie van het mobiliteitsbudget moet vergemakkelijken. Hr-expert Ilse Platteau: “Door een hinderpaal weg te nemen hoopt de regering dat het mobiliteitsbudget populairder wordt.”
Het mobiliteitsbudget geeft medewerkers met een bedrijfswagen sinds 2019 de mogelijkheid om over te schakelen naar een milieuvriendelijker en duurzamer vervoersalternatief. De wet voorziet daarbij in drie keuzecategorieën: een milieuvriendelijke plug-in hybride of elektrische bedrijfswagen (pijler 1); duurzame vervoermiddelen zoals een fiets, een abonnement op het openbaar vervoer of oplossingen binnen de deelmobiliteit (pijler 2); en een overblijvend saldo na bestedingen in pijler 1 en/of 2 (pijler 3). Dat saldo wordt één keer per jaar uitbetaald.
Na een trage start is het aandeel werknemers met een mobiliteitsbudget in 2022 bijna verdubbeld: van 0,10 procent in 2021 naar 0,18 procent in 2022, aldus SD Worx. Dat blijft weinig, maar concreet betekent dat dat één op de vijfhonderd werknemers voor het mobiliteitsbudget kiest. Er kwam ook een boost toen er keuzemogelijkheden bij kwamen die gelijkgesteld worden met duurzame vervoermiddelen (in pijler 2). Zo kunnen werknemers via het mobiliteitsbudget ook hun huisvestingskosten vergoeden, waaronder huurgelden, intresten en kapitaalaflossingen van hypothecaire leningen; op voorwaarde dat de woonplaats zich binnen een straal van 10 kilometer van de werkplek gelegen is. Een vrij populaire keuze onder medewerkers, klinkt het bij diverse sociale secretariaten.
Werkelijke kosten of forfaitair
Totaalcijfers voor 2023 zijn nog niet bekend, maar bij Securex tekende zich het voorbije jaar alvast een verdere kleine stijging af. “Bij onze klanten kiest vandaag 0,30 procent voor een mobiliteitsbudget, al blijft dat nog altijd weinig”, vertelt Ilse Platteau, hr-consultant bij Securex. “Het nieuwe koninklijk besluit dat op 1 januari 2024 in voege treedt, beoogt dat aantal verder op te drijven door het mobiliteitsbudget te vereenvoudigen en aantrekkelijker te maken.” Werknemers kunnen nog steeds vrij kiezen hoe ze hun mobiliteitsbudget verdelen tussen de drie pijlers. “Concreet vertegenwoordigt het mobiliteitsbudget de totale bruto jaarlijkse kosten voor de werkgever of total cost of ownership (TCO) van de bedrijfswagen die de werknemer aangeeft of waar hij recht op had”, verduidelijkt llse Platteau.
“In de praktijk zijn die berekeningen echter vaak complex voor werkgevers, die het moeilijk vinden om het bedrag van de TCO te bepalen op basis van de leeftijd van de wagen, de onderhoudskosten, de niet-aftrekbare btw, de verzekeringspremies enzovoort”, zegt Ilse Platteau. Vaak ook omdat werkgevers niet over alle noodzakelijke gegevens beschikken om alle werkelijke kosten van de bedrijfswagen te bepalen. “Het nieuwe koninklijk voorziet nu in formules waarmee het bedrag van de uitgaven in pijler 1 en het bedrag van het mobiliteitsbudget niet alleen zelf berekend kunnen worden op basis van de werkelijke kosten, maar ook op basis van forfaitaire waarden”, benadrukt Ilse Platteau.
Drie jaar geldig
Het forfaitaire bedrag wordt berekend met een vaste formule op basis van (onder meer) het aantal woon-werkkilometers. De forfaitaire formules betekenen een belangrijke administratieve vereenvoudiging. Ze bieden ook meer rechtszekerheid voor de gebruikers van het mobiliteitsbudget. “Ze geven werkgevers de mogelijkheid om een transparante en duidelijkere berekening te maken van het bedrag dat ze ter beschikking kunnen stellen aan hun mensen. Medewerkers zien ook meteen concreet welk bedrag ze kunnen uitgeven, zowel voor de uitgaven in pijler 1 als voor het mobiliteitsbudget zelf”, zegt Platteau.
De berekeningsmethode die werknemers kiezen – op basis van werkelijke kosten of forfaitair – ligt meteen drie jaar vast. Met andere woorden: werkgevers die na hun keuze voor de andere methode willen opteren, moeten wachten tot het einde van die periode van drie jaar. “Als werkgever heb je ook de mogelijkheid om een verschillende methode te kiezen om enerzijds het bedrag van de uitgaven in pijler 1 en anderzijds het bedrag van het mobiliteitsbudget te berekenen”, stelt Ilse Platteau. “Organisaties zouden dus kunnen kiezen voor de forfaitaire formule voor het berekenen van het bedrag van het mobiliteitsbudget, en de formule van werkelijke kosten voor het bedrag van de uitgaven onder pijler 1, op voorwaarde dat dezelfde methode wordt toegepast op alle werknemers van het bedrijf.”
Virtueel op mobiliteitsrekening
Omdat het gebruik van de forfaitaire formules optioneel is voor werkgevers, moeten werkgevers ten slotte hun werknemers over de gemaakte keuze informeren. Het koninklijk besluit bepaalt ook dat voortaan het volledige mobiliteitsbudget virtueel ter beschikking moet worden gesteld van de werknemer op een mobiliteitsrekening. “Tot nu werd op die rekening enkel het restbedrag van het mobiliteitsbudget opgenomen, na eventuele aftrek van het deel dat in pijler 1 was gebruikt”, specificeert Ilse Platteau. Voor werkgevers die de forfaitaire formule willen gebruiken, is er wel een aandachtspunt. Blijft het mobiliteitsbudget met het gebruik van de formule nog altijd budgetneutraal? Het kan immers zijn dat bedrijven na hun keuze voor de formule een ander budget moeten toekennen.
“Veel werkgevers verkiezen om zo veel mogelijk hetzelfde budget toe te kennen binnen een bepaalde wagencategorie”, besluit Ilse Platteau. “Door de formule van forfaitaire kosten toe te passen, zullen werkgevers waarschijnlijk meer moeten individualiseren en afwijken van de wagenbudgetten die ze vandaag toekennen. Een bedrijf wil natuurlijk ook vermijden dat werknemers die kiezen voor het mobiliteitsbudget benadeeld of bevoordeeld worden, omdat hun mobiliteitsbudget afwijkt van het standaardwagenbudget.”
Mobiliteitsbudget – minimum en maximum
Het mobiliteitsbudget bedraagt minimaal 3.000 euro en maximaal een vijfde van het totale brutoloon (met een absoluut maximum van 16.000 euro per kalenderjaar). Die bedragen worden in 2024 allicht geïndexeerd. Het is aan de werkgever om het precieze bedrag van het mobiliteitsbudget te berekenen.
