Zelfstandigen die voor het eerst hun inkomsten moeten aangeven voor de personenbelasting zitten met een hoop vragen. De basics zijn eenvoudig, maar de hulp van een boekhouder of accountant is geen overbodige luxe. Trends zet voor nieuwbakken zelfstandigen de belangrijkste posten in de aangifte op een rij.
Een eerste baan, een eerste kind, trouwen of samenwonen, een eerste woning: het zijn allemaal veranderingen in een leven die een praktische, sociale, emotionele maar ook fiscale impact hebben. Voor wie de eerste stap zet als zelfstandige, in hoofd- of in bijberoep, is het niet anders. De eerste belastingaangifte roept bij starters veel vragen en soms onzekerheden op. Voor alle duidelijkheid: dit artikel focust op eenmanszaken waarvan de eigenaars nog altijd in de personenbelasting worden belast, en niet op vennootschappen, die onder de vennootschapsbelasting vallen.
Met of zonder boekhouder
Nieuwbakken zelfstandigen moeten eerst beslissen of ze een boekhouder of accountant in de arm nemen, om hen onder meer met hun aangifte te helpen, of dat ze die zelf invullen. “Een voordeel om het zelf te doen, is dat het goedkoper is. Een voordeel van een boekhouder is dat die gemoedsrust biedt. Iedereen wordt geacht de wetgeving rond de personenbelasting te kennen, maar die blijft uitermate complex vanwege de talloze codes op de aangifte, waardoor veel mensen bang zijn om er zelf aan te beginnen”, zegt Robin De Bock, bestuurder van Ge-Fibo, een accountantskantoor gespecialiseerd in starters en zelfstandigen.
Celine Van Geyt, de oprichtster van het accountantskantoor Mijnboekhouder.eu, maakt het onderscheid tussen hoofd- en bijberoepers. “Een boekhouder kost al gauw 150 euro per maand, exclusief btw. Voor veel bijberoepers is dat te veel. Zij kunnen hun boekhouding zelf bijhouden met softwarepakketten als Accountable of Dexxter. Die zijn vrij makkelijk in gebruik en verschaffen een goede uitleg. Voor zelfstandigen die er niet voor terugdeinzen om er zich in te verdiepen, zijn dat goede hulpmiddelen die niet al te veel kosten.”
“Voor hoofdberoepers is het al wat lastiger om zelf hun aangifte te doen, omdat die voor hen iets complexer is”, voegt Van Geyt eraan toe. “Al is het ook voor hen aan te raden om met zo’n softwarepakket hun boekhouding bij te houden en op de hoogte te blijven van al hun cijfers. Dat vermijdt dat ze achteraf voor verrassingen staan, bijvoorbeeld als ze belastingen of sociale bijdragen moeten bijbetalen.”
De basics
Voor de aangifte zijn een aantal basisgegevens belangrijk. “Als je halverwege het inkomstenjaar zelfstandig bent geworden of begonnen bent in bijberoep, zal de fiscus je nog een vereenvoudigde aangifte voorstellen. Die mag je niet zomaar aanvaarden. Je moet aangeven dat je zelfstandige bent geworden en dat daarmee ook deel 2 van de aangifte voor jou van toepassing is. Dan val je onder de zogenoemde complexe aangifte”, zegt Celine Van Geyt. “Dien je je aangifte online in, dan moet je dat voor 15 juli doorgeven. Voor de papieren aangifte is de deadline 30 juni. Daarmee krijg je tot midden oktober om die in te dienen.”
Verder zijn nog wat basisgegevens belangrijk. “Bovenaan in deel 2 van de aangifte, in vak XIV, geef je je beroep en je ondernemingsnummer in”, vult Robin De Bock aan. “En helemaal onderaan, in vak XXII, moet je zeker de datum invullen waarop je als zelfstandige gestart bent. Dat is belangrijk omdat je als starter de eerste drie jaar vrijgesteld bent van voorafbetalingen, waardoor je geen risico loopt op een belastingvermeerdering.” Die belastingvermeerdering is een soort fiscale boete voor zelfstandigen die te weinig voorafbetalingen hebben gedaan. Die voorafbetalingen zijn een voorschot op de belastingen die zelfstandigen verwachten te moeten betalen op basis van hun geschatte winst.
Twee types zelfstandigen
“De aangifte voor de personenbelasting maakt een onderscheid tussen twee types eenmanszaken”, legt Robin De Bock uit. Het ene type heeft betrekking op winsten uit nijverheid, handel of landbouw. Die zelfstandigen moeten alles in vak XVII invullen. Het andere draait om baten van vrije beroepen, die vooral intellectuele arbeid verrichten. Die moeten op de aangifte alles in vak XVIII ingeven.
“Voor beide gelden andere codes in andere vakken. Al worden ze wel ongeveer op dezelfde manier belast. Alleen de regeling rond de forfaitaire beroepskosten is iets anders”, stelt De Bock.
De belangrijkste drie posten
“80 tot 90 procent van de eenmanszaken hoeft slechts drie of vier codes in te vullen”, zegt Robin De Bock. “Helemaal bovenaan moet je de brutowinst aangeven.” In het vak XVII voor ‘winstbehalers’ is dat code 1600, in het vak XVIII voor ‘batenbehalers’ code 1650.
Daarnaast zijn de sociale bijdragen een belangrijke post: code 1632 in vak XVII en code 1656 in vak XVIII. “Je ontvangt daarvoor van je sociaal verzekeringsfonds een fiscaal attest met de som van de sociale bijdragen die je hebt betaald. Die mag je daar invullen. Dat attest vind je in de bijlagen bij de onlineaangifte”, zegt Celine Van Geyt.
“Zelfstandigen in bijberoep die een netto belastbaar inkomen van minder dan 1.865,45 euro per jaar halen, zijn vrijgesteld van sociale bijdragen”, zegt Robin De Bock. “Zit je daarboven, dan betaal je minimaal 98,52 euro sociale bijdragen per kwartaal.”
“Vergeet zeker niet bij die sociale bijdragen de stortingen op te tellen die je voor dat inkomstenjaar voor je vrij aanvullend pensioen voor zelfstandigen (VAPZ) gedaan hebt. De verzekeraar of het sociaal verzekeringsfonds bij wie je dat VAPZ hebt, kan je daarvan een fiscaal attest bezorgen. Die VAPZ-bijdragen moet je optellen bij de sociale bijdragen”, benadrukt Robin De Bock.
Een kanttekening: vooral zelfstandigen in hoofdberoep bouwen een VAPZ op, voor bijberoepers is dat meestal niet aan de orde. “Het fiscale voordeel van een VAPZ is voor veel zelfstandigen een belangrijke stimulans”, zegt de accountant nog. Er bestaat wel een plafond voor de bijdragen in het VAPZ. Voor het aanslagjaar 2025 (inkomstenjaar 2024) bedraagt dat 3.965,77 euro.
Beroepskosten
De beroepskosten zijn een derde belangrijke post, in te vullen onder code 1620 in vak XVII of code 1675 in vak XVIII. Belastingplichtigen moeten kiezen tussen forfaitaire of werkelijke beroepskosten. Ook voor dat forfait geldt een plafond. “Behalers van winsten mogen tot 30 procent van hun brutowinst aftrekken als beroepskosten, met een maximum van 5.750 euro. Voor vrije beroepers die baten behalen, worden die beroepskosten in schijven berekend en geldt er een maximum van 5.050 euro”, zegt Robin De Bock.
In de praktijk kiezen de meeste zelfstandigen ervoor hun werkelijke beroepskosten aan te geven, zeker als die boven die forfaitaire plafonds liggen. “Maar een vrije beroeper die in verhouding tot zijn omzet vrij weinig kosten heeft gemaakt, kiest het best voor het forfait”, zegt Robin De Bock.
Celine Van Geyt ziet bij haar klanten veel onduidelijkheid rond die beroepskosten. “Velen weten niet hoeveel procent ze van bepaalde kosten mogen inbrengen als ze hun zelfstandige activiteit thuis uitvoeren. Het gaat dan bijvoorbeeld over de energiefactuur, de brandverzekering of het kadastraal inkomen. Sommigen zijn daarin te voorzichtig en brengen niets in, andere geven te veel aan.”
In verband met die beroepskosten wijst Robin De Bock nog op de mogelijkheid van de investeringsaftrek, code 1614 in vak XVII en code 1662 voor vrije beroepers. “Die wordt al eens vergeten. Dat is een extra belastingaftrek waarmee de overheid investeringen bij eenmanszaken en kleine ondernemingen wil aanmoedigen. Het gaat om zuiver beroepsmatige investeringen, dus geen zaken die je ook deels als privépersoon gebruikt”, zegt Robin De Bock. Het aftrekpercentage verschilt naargelang het type investering. Zelfstandigen kunnen die aftrek via een speciaal formulier aanvragen en toevoegen aan hun aangifte.
Rechtzetting of bezwaar
Omdat niemand onfeilbaar is, durft het al eens te gebeuren dat belastingplichtige zelfstandigen zaken vergeten in te vullen. “Dan moet je niet panikeren. Als je aangifte nog niet verwerkt is, kun je contact opnemen met de fiscus en een rechtzetting vragen om toe te voegen wat je bent vergeten”, zegt Celine Van Geyt. “Als je aangifte al verwerkt is, kun je daarvoor een bezwaar indienen. Dat kan tot een jaar nadat je je aanslagbiljet hebt ontvangen.”
Bang voor verliezen
Celine Van Geyt merkt dat sommige starters ongerust zijn als ze verliezen op hun aangifte indienen. “Het is niet abnormaal dat sommige types starters in de eerste twee tot drie jaar met verlies draaien. Je hoeft niet bang te zijn om die verliescijfers in je aangifte te zetten. Dan betaal je geen belasting. Die verliezen kun je in de jaren daarna aftrekken van je winst, waardoor je minder belasting betaalt.”
“Bijberoepers zijn vaak verbaasd dat ze zo weinig overhouden van de inkomsten uit hun bijberoep”, heeft Robin De Bock vastgesteld. “Dat komt doordat die boven op hun inkomsten als loontrekkende komen. Als je dan in de hoogste belastingschijf zit, gaat de helft ervan af.”
