Eten op kosten van de fiscus

Je kan een belastingvrije vergoeding krijgen wanneer je als werknemer of bedrijfsleider een middagmaal neemt tijdens de uitoefening van je beroep. Met welke spelregels moet je rekening houden?

Werknemers of bedrijfsleiders die voor hun beroep veel op de baan zijn, maken dikwijls kosten die ten laste zijn van hun werkgever of van hun vennootschap, maar die ze om praktische redenen voorfinancieren. De werkgever of vennootschap betaalt ze dan achteraf terug.

In principe betaalt de werkgever/vennootschap de onkosten van een werknemer terug op basis van de reële uitgaven, bewezen aan de hand van bijvoorbeeld een onkostennota. Maar dit leidt meestal tot heel wat extra administratief werk. Om dat te vermijden, kan de werkgever/vennootschap ervoor kiezen de werknemer/bedrijfsleider een forfaitaire onkostenvergoeding te betalen.

Forfaitaire dagvergoeding

Werknemers/bedrijfsleiders die een binnenlandse dienstreis maken en daarbij een maaltijd nemen of overnachten, kunnen daarvoor een belastingvrije, forfaitaire dagvergoeding krijgen van hun werkgever/vennootschap. Deze forfaits zijn gebaseerd op bedragen die de overheid zelf betaalt aan zijn ambtenaren en worden elk jaar geïndexeerd.

Niet belast

De werknemer/bedrijfsleider wordt op die vergoeding niet belast als de volgende drie voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn. Ten eerste moet de vergoeding worden vastgesteld op basis van het werkelijke aantal verplaatsingen.

Dat betekent dat de werknemer de vergoedingen moet kunnen verantwoorden aan de hand van een overzicht, waarop hij noteert waar hij naartoe is geweest, wie hij heeft ontmoet en hoe lang het bezoek heeft geduurd.

De tweede voorwaarde is dat hij minstens vijf uur – inclusief de middagpauze – onderweg is geweest. De forfaitaire vergoeding moet de kosten dekken van een maaltijd, indien de werknemer/bedrijfsleider deze maaltijd niet kan nuttigen in de omgeving van de normale werkplaats of de kosten van een overnachting indien hij te ver van huis is.

De derde voorwaarde heeft betrekking op het bedrag van de dagvergoeding waar de werknemer recht op heeft. De vergoeding is belastingvrij als het bedrag niet hoger is dan de bedragen die de overheid uitkeert aan haar personeelsleden. De werkgever/vennootschap kan de terugbetaalde vergoedingen aftrekken als een beroepskost.

Bedragen

De dagvergoeding die belastingvrij betaald kan worden aan directieleden of bedrijfsleiders bedraagt 19,22 euro per reis per kalenderdag. Er kan ook 43,78 euro als toeslag betaald worden voor nachtverblijf.

Voor kaderleden bedraag de dagvergoeding 16,11 euro en de toeslag voor nachtverblijf 40,7 euro. Voor arbeiders en bedienden ligt de dagvergoeding vast op 13,04 euro en de toeslag voor nachtverblijf op 37,65 euro.

De toeslag voor nachtverblijf kan gecombineerd worden met een dagvergoeding. Als je bijvoorbeeld maandag vertrekt op zakenreis in het binnenland en diezelfde dag overnacht vooraleer terug te keren, kun je als kaderlid een belastingvrije vergoeding van 16,11 + 40,7 euro = 56,81 euro krijgen. Neem je er een ontbijt bij, dan komt er nog eens 3,82 euro bij of een totaal bedrag van 60,61 euro. (JS)