Realtime accounting: financiële inzichten op elk moment

Voor heel wat kmo’s betekent de periodieke afsluiting van de boekhouding een last. Het is het moment waarop ze hun financiële administratie op orde moeten krijgen om ze te laten verwerken door hun accountant. Realtime accounting biedt daar een antwoord op. “De klant kan nu al zijn documenten eenvoudig inscannen, en die worden binnen de 48 uur verwerkt. Daardoor heeft een kmo meteen haar financiële inzichten bij de hand”, stelt Vincent van den Bulck van BDO.

Digitalisering zet zich ook door bij accountants. BDO heeft resoluut gekozen voor een nieuwe aanpak waar realtime accounting centraal staat. “Het betekent dat we voor al onze klanten afstappen van een boekhouding die per kwartaal of per maand gebeurt. Door deze aanpak zullen ook kmo-klanten op elk moment weten waar ze staan, net zoals grote bedrijven waar de boekhouding intern gebeurt”, legt Vincent van den Bulck, partner bij BDO, uit.

Een sterk vereenvoudigd proces

Het hele proces wordt sterk vereenvoudigd. Klant en accountant gaan veel intenser samenwerken. “Via een klantenportaal kunnen kmo’s alle documenten doorsturen met een gsm, tablet of pc. Die documenten worden binnen de 48 uur verwerkt. Dat gebeurt enerzijds door RPA-software, die automatisch gegevens kan herkennen en verwerken, anderzijds is er ook een professionele validatie. Op deze manier is de financiële informatie en het inzicht in de resultaten veel sneller beschikbaar.”

Voor de BDO accountants betekent dit een heel andere manier van werken. Vincent van den Bulck: “In eerste instantie staan we onze klanten bij om de overstap te maken naar het digitale systeem. Vervolgens hoeven we geen tijd meer te besteden aan het inboeken van documenten maar kunnen onze medewerkers volop focussen op het vertalen van de cijfers in inzichten voor de ondernemer. Ze zullen controles uitvoeren en zorgen dat de gegevens rond afschrijvingen en resultaten steeds up-to-date zijn. Kortom, realtime accounting laat de ondernemer toe om sneller te schakelen waar nodig.”

Dankzij de overzichtelijke dashboards die het systeem biedt, ziet de klant in één oogopslag al zijn financiële indicatoren. “Bij eventuele problemen, denk aan laattijdige betalers, kan er veel sneller worden ingegrepen. En ook als het resultaat onder de verwachtingen blijft, kan het systeem automatisch de klant verwittigen. Realtime accounting biedt dus veel meer dan een digitalisering van de boekhouding”, besluit van den Bulck.