Technologie als enabler voor changemanagement

Dat changemanagement geen evidentie is, staat buiten kijf. De ambities van De Watergroep waren dan ook niet de minste: het bedrijf wilde haar HR-afdeling digitaal transformeren om zo van een administratieve organisatie naar een klantgerichte organisatie te evolueren. Daarvoor koos De Watergroep voor de cloud-oplossing van SAP, die werd geïmplementeerd door het Antwerpse softwarebedrijf Emeritis. "Om ervoor te zorgen dat De Watergroep haar doel bereikte, moesten we er in de eerste plaats voor zorgen dat de administratieve werklast aanzienlijk werd beperkt", vertelt Rottiers. "In de praktijk wilde dat zeggen dat we volop zouden inzetten op de digitalisering van de vroegere papieren flows, processen zouden stroomlijnen door het aantal goedkeuringsniveaus weg te nemen en het outsourcen van de loonberekening."

"In een volgende stap kunnen we ons meer focussen op de taken waar HR echt een toegevoegde waarde betekent: medewerkers begeleiden in hun loopbaan", vult Moons aan.

"Op het eerste zicht lijkt dit een businessproject, maar de rol van technologie mag allerminst onderschat worden", weet Rottiers. "De technologie heeft ons en vooral De Watergroep in staat gesteld om de transformatie succesvol door te maken."

Tom Rotiers - Emeritis

Uitdagingen

Toch stonden De Watergroep en Emeritis voor enkele grote uitdagingen.De implementatie stelde eerst en vooral hoge eisen aan de software. "Niet alleen moest die voldoen aan de wettelijke eisen van de publieke sector, ook had IT een sterke voorkeur voor een cloud-oplossing", getuigt Rottiers. Van Avermaet merkt op dat er veel belang werd gehecht aan de integratiemogelijkheden van het HR-pakket met de andere bestaande applicaties binnen het systeemlandschap van De Watergroep om op die manier te optimaliseren. "Net daarom waren de ondersteuning en nauwe betrokkenheid van SAP cruciaal. Op de juiste momenten hebben we de nodige ondersteuning genoten om belangrijke knopen door te haken en zo belangrijke deadlines te halen", vult Rottiers aan.

"Onze voornaamste uitdaging was misschien wel het changemanagement van onze medewerkers, voor de helft bestaande uit arbeiders", geeft Moons toe. "Per slot van rekening zou elke medewerker van De Watergroep in aanraking komen met deze nieuwe manier van werken. Het proces van aanvaarding was dus een titanenwerk. Daarom hebben we veel tijd geïnvesteerd in communicatie en opleiding."

Dries Moons - De Watergroep

Succesvolle samenwerking

Nu het project al een tijdje loopt, mogen alle betrokken partijen spreken van een geslaagde samenwerking. "Toegegeven: de SAP-oplossing dekt een hele lading - dus niet enkel het administratieve gedeelte - en dat was een hele verademing", getuigt Rottiers. "Ook heeft SAP ons een platform geboden om ons project in de schijnwerpers te zetten."

"Bovendien voldoet SAP aan de door ons vooropgestelde eisen qua integratiemogelijkheden", vult Van Avermaet aan.

"We hebben er ook een aantal boeiende lessen aan overgehouden", besluit Moons. "Het is belangrijk om rustig na te denken over je werkprocessen. Schrijf, beschrijf, herschrijf ze alvorens je ze vastlegt in een systeem."

Benieuwd naar de dromen van andere bedrijven? Lees ze hier.