Deadline niet gehaald? Budget overschreden?

Er kan veel mislopen in een project dat niet vanaf het begin strak wordt geleid: deadlines worden gemist, het budget wordt overschreden, het team is overbelast… Met deze vijf tips haalt de projectmanager het einde zonder kleerscheuren.

Focus op een duidelijk resultaat. Hoe beter u weet waar u naartoe werkt, hoe makkelijker het is om het project op de sporen te houden. Een project met een vaag einddoel dreigt oneindig voort te duren.

Plan tien mijlpalen. Zoek een tiental mijlpalen, belangrijke beslissingen of deliverables voor uw project. Plan wanneer u die kunt realiseren en wie u daarbij nodig hebt. Bekijk de kosten en risico’s per mijlpaal. De detailplannen maakt u stapsgewijs naarmate uw project vordert. Zo vermijdt u het herplannen van details die u niet kunt inschatten.

Creativiteit is essentieel. De grootste meerwaarde in een project bereikt u door alternatieve oplossingen te zoeken en door bekende paden in vraag te durven stellen. Betrek daarom uw hele team bij het opstellen van de planning.

Organiseer het project. Als projectmanager is uw rol vooral om te communiceren, te overleggen en te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit: het team, de stakeholders, de stuurgroep, de lijnmanagers… Organiseer uw project dus zo dat u tijd hebt om met iedereen te blijven praten en de nodige invloed uit te oefenen.

Controleer. Houd zelf een goed overzicht: wat verloopt volgens plan en waar dreigt het mis te lopen? Blijf de problemen voor door regelmatige controlepunten te voorzien, zonder in al te detaillistische opvolging terecht te komen.

Bron: Katia Van Belle – Kluwer Opleidingen