Wordt uw boekhouding te complex: al eens gedacht aan uitbesteden?

Worden de belastingdiensten en boekhouding te complex, uitvoerig en tijdrovend? Via webaccounting kunnen ook deze vertrouwelijke zaken vlot uitbesteed worden, zonder dat u de controle op de cijfers verliest.

De jongste jaren besteden steeds meer bedrijven – vooral middelgrote ondernemingen en dochters van multinationals – een deel van hun financiële taken uit aan gespecialiseerde firma’s. De uitbesteders vinden de kostprijs voor de nodige soft- en hardware te hoog. Bovendien is ondernemen vandaag zo internationaal, dat u wel verplicht bent een beroep te doen op externe accountants om aan alle wettelijke verplichtingen van de diverse landen te voldoen. Webaccounting heet deze vorm van uitbesteding. Enerzijds kiezen de klanten zelf welke boekhoudkundige of financiële processen ze willen uitbesteden. Anderzijds houden ze altijd een vinger aan de pols via internet. Met de computer kunnen ze 24 uur op 24 gegevens opvragen of transacties controleren: over boekhouding, vennootschapsbelasting, BTW, loonadministratie en bedrijfssecretariaat. Dankzij webaccounting krijgt de onderneming rechtstreeks toegang tot de eigen gegevens op de server en behoudt ze de volledige controle op alle werkzaamheden.

Ander land, andere regels

Uit onderzoek van PricewaterhouseCoopers blijkt dat Europese firma’s vooral informatietechnologie (70 %) en belastingdiensten (59 %) willen uitbesteden. Partner Dirk Vermussche: “Hierbij rekenen de bedrijven op de lokale expertise van hun adviseur. In elke lidstaat waar ze actief zijn, verschilt immers de wetgeving op het vlak van fiscaliteit en vennootschapsrecht. Bovendien worden de administratieve verplichtingen en boetes steeds strenger, ook op het vlak van corporate governance. Ze zien door de bomen het bos niet meer. Hier springt webaccounting in de bres. Met één platform (Navision) kunnen de ondernemingen aan hun financiële verplichtingen in negentien Europese lidstaten voldoen. Tegelijkertijd krijgen ze een overzicht van de economische toestand van het bedrijf.”

Webaccounting is een modulair systeem. Elke klant bepaalt afzonderlijk welke gegevens hij zelf inbrengt en welke rapporten hij wenst. Behalve de boekhouding, beheren de gespecialiseerde dienstverleners de BTW-administratie, de facturatie en de statutaire jaarrekening voor de klanten conform de wettelijke regels van ieder land. Zo krijgen ze een mooi overzicht van hun activiteiten (zie kader: Praktische voordelen). “In het geval van PwC krijgt u ook de garantie dat alle deadlines en aangiftes stipt worden opgevolgd,” zegt Peter Busschots, directeur van PwC GCS, de afdeling Global Compliance Services van PwC.

Geen belangenvermenging

Webaccounting werkt volgens het concept van one-stop-shopping. Elk bedrijf heeft een dossierbeheerder als aanspreekpunt. Peter Busschots: “Met een inlogcode en een paswoord surft de klant naar een beveiligde website, die we specifiek voor de onderneming ontwikkelen. Zo kan hij via internet altijd de actuele toestand van zijn bedrijf controleren. Een intern team van specialisten waarborgt de continuïteit en beschikbaarheid van het platform, dat zich binnen de IT-infrastructuur van PwC bevindt. Mogelijke vertragingen worden opgevangen door extra servercapaciteit. We zorgen ook voor de nodige procedures om de confidentialiteit van de informatie te waarborgen.”

Met het oog op de strikte scheiding van bevoegdheden aanvaardt GCS alleen klanten, voor wie PwC geen bedrijfsrevisor is. Dirk Vermussche: “Tegelijk controleren we nauwgezet dat er geen belangenvermenging kan plaatsvinden. Tenzij de klant daar bezwaar tegen heeft, werken we voor verschillende ondernemingen in de diverse sectoren. Zo gebruikt Recytyre – het beheersorganisme van de bandenfabrikanten om oude banden op te halen en te verwerken (wettelijke aanvaardingsplicht) – ons platform als soort van blackbox om de leden van de federatie een maximale confidentialiteit te waarborgen.”

Discreet

Chris Lorquet, manager van Recytyre, legt uit: “Als kleine structuur met slechts twee voltijdse werknemers, zochten we een praktische oplossing om de milieubijdragen van onze 70 leden te beheren, zonder dat iemand uit de sector inzage zou krijgen in de commerciële gegevens van de betrokken bedrijven. Dat zou de concurrentie op de markt verstoren. Als externe partner bood GCS van PwC de oplossing. Hun blackbox bestaat uit twee delen. Op de ene website (extranet) ponsen de leden zelf hun aangiften en facturen in, terwijl die gegevens anoniem op een ander platform (Navision) tot overzichtelijke statistieken verwerkt worden. De leden storten hun milieubijdragen van 2,4 tot 10 euro per band door aan PwC, dat op zijn beurt alles aan de overheid overschrijft. Een externe bedrijfsrevisor controleert de verrichting van het accountantskantoor. Sinds februari 2005 loopt dit systeem op wieltjes.”

Ook bedrijven die op internationaal vlak hun managementsysteem willen verbeteren, maken gebruik van webaccounting. Een voorbeeld is het Britse advocatenkantoor DLA, dat sinds begin 2005 met zijn Amerikaanse branchegenoot Piper Rudnick Gray Cary is gefuseerd tot een groep met 1030 vennoten. Vanaf 1 april 2005 zal DLA Piper webaccounting toepassen om de rapporten uit de diverse landen met elkaar te kunnen vergelijken. Financieel directeur Dirk Asselberghs: “Het open-datasysteem van webaccounting biedt een goede architectuur om een volledig plaatje van de resultaten te krijgen.”

Eric Pompen

Uit onderzoek van PwC blijkt dat Europese firma’s vooral informatietechnologie (70 %) en belasting-diensten (59 %) willen uitbesteden.