Verklein uw attachments

De opslagruimte in e-mail-boxen is vaak beperkt, vooral in de bedrijven. Het gebeurt dan ook vaak dat er voor elke boodschap een maximumgrootte wordt vastgelegd. Dit zijn onze tips om dat probleem te omzeilen.

Er duiken steeds vaker internetsites op waarlangs u zeer zware bestanden naar uw contacten kunt sturen. We hebben het trouwens al eens gehad over die YouSendIt, MegaUpload, enzovoort. Het is echter niet altijd acceptabel om aan uw baas of aan een professioneel contact te vragen op een link te klikken om een document te downloaden als ze verplicht worden om er reclame bij te nemen. Dit zijn een paar tips om de meest gangbare documenten te verkleinen zodat ze meekunnen met een gewone e-mail.

1. Beelden

De basisregel is de volgende: bewaar in uw beeldprogramma de foto’s in het jpeg-formaat, dat uw beelden zonder al te veel verlies comprimeert. Plaats ook uw foto of logo niet in een worddocument voor u het naar de bestemmeling verstuurt, want dan wordt de bijlage buitensporig zwaar.

Als een jpeg ondanks alles toch te zwaar blijkt te zijn, bevat Windows XP een mooi achterpoortje. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies de optie ‘versturen naar’ en vervolgens ‘bestemmeling’. Windows zal u dan voorstellen om het formaat van het beeld automatisch aan te passen zodat het minder zwaar wordt. We hebben het systeem uitgetest en een beeld van 836 Kb werd herleid tot 69 Kb met nog altijd een behoorlijke beeldgrootte en een relatief goede kwaliteit.

2. Powerpointbestanden

Powerpointpresentaties zijn legio in de bedrijven. Vaak zijn die erg omvangrijk, zeker als ze ook beelden bevatten. Dat volume kan nochtans met enkele kleine bewerkingen gemakkelijk teruggeschroefd worden. Open het powerpointbestand en ga naar een van de dia’s die een foto bevatten. Dubbelklikken op een foto tovert een scherm met een aantal retouchemogelijkheden te voorschijn. Kies voor de optie ‘samendrukken’ linksonder. U krijgt dan onder meer de mogelijkheid om dat beeld – en overigens ook alle andere in de presentatie – te verkleinen. In onze test zijn we zo op enkele seconden van een bestand van 6,11 Mb overgeschakeld op een presentatie van … 260 Kb!

3. Worddocumenten

Als in een worddocument een paar foto’s zitten, stijgt het aantal bytes zienderogen. Maar ook daarvoor bestaan er oplossingen. De eerste is bekend: het bestand samendrukken of zippen. Klik daarvoor met de rechter muisknop en kies voor de optie ‘versturen naar’ en vervolgens op ‘gecomprimeerd bestand’. Het bestand zal automatisch samengedrukt worden en komt terecht in dezelfde map als het oorspronkelijke document. Naargelang van de inhoud zal de compressie meer of minder groot zijn. Het voordeel is dat, eens het document weer wordt uitgepakt, het door de bestemmeling kan worden bewerkt.

Als dat laatste echter niet nodig is, dan kunt u een pdf aanmaken. Tot nu toe moest u daarvoor in elk geval een programma van het type PdfCreator installeren. Maar tegenwoordig bestaan er ook onlineoplossingen, zoals de site Conv2pdf. com. Geen registratie, geen ingewikkelde handelingen: u selecteert het document op uw harde schijf en start op. Enkele tellen later vraagt de site u om uw pdf op te slaan. Het enige minpunt is dat u sommige instellingen niet zelf kunt bepalen (de kwaliteit van de beelden, eventuele omschakeling op zwart-wit, enzovoort). Niettemin werkt het erg vlot: een document van 2,55 Mb kan op die manier herleid worden tot een pdf van 409 Kb. Efficiënt! (T)

Door Christophe Charlot