De timing is perfect. Terwijl de zachte sector in Brussel tegen de werkdruk betoogt, presenteren Rudy Van Belleghem en Thierry Floréal een nieuwe software die de werkplek- en ploegenplanning in de gezondheidssector kan verbeteren. SP-Expert kan weliswaar de overheidsschuld niet delgen - de SP-initialen ten spijt - of de kwalificaties op de arbeidsmarkt aanpassen, maar biedt niettemin indrukwekkende mogelijkheden om bij het opmaken van de arbeidsroosters rekening te houden met specifieke wensen van personeel, vakbonden en directie. En dat zonder noemenswaardige bijkomende inspanning. "We richten ons momenteel vooral naar de ziekenhuizen, maar eigenlijk is het geschikt voor alle bedrijven vanaf 50 werknemers, voor zover ze complexe werkregelingen hebben," zegt Rudy Van Belleghem, die als industrieel informaticus ook verbonden is aan de vakgroep biochemie van de Universiteit Gent. Zijn partner in deze venture, gedelegeerd bestuurder Thierry Floréal van het Brugse bedrijfsdienstencentrum Westinform, somt enkele potentiële gebruikers op: winkelketens ( Mark...

De timing is perfect. Terwijl de zachte sector in Brussel tegen de werkdruk betoogt, presenteren Rudy Van Belleghem en Thierry Floréal een nieuwe software die de werkplek- en ploegenplanning in de gezondheidssector kan verbeteren. SP-Expert kan weliswaar de overheidsschuld niet delgen - de SP-initialen ten spijt - of de kwalificaties op de arbeidsmarkt aanpassen, maar biedt niettemin indrukwekkende mogelijkheden om bij het opmaken van de arbeidsroosters rekening te houden met specifieke wensen van personeel, vakbonden en directie. En dat zonder noemenswaardige bijkomende inspanning. "We richten ons momenteel vooral naar de ziekenhuizen, maar eigenlijk is het geschikt voor alle bedrijven vanaf 50 werknemers, voor zover ze complexe werkregelingen hebben," zegt Rudy Van Belleghem, die als industrieel informaticus ook verbonden is aan de vakgroep biochemie van de Universiteit Gent. Zijn partner in deze venture, gedelegeerd bestuurder Thierry Floréal van het Brugse bedrijfsdienstencentrum Westinform, somt enkele potentiële gebruikers op: winkelketens ( Marks & Spencer heeft interesse), luchthavens, bewakingsbedrijven, banken, verzekeringen, ministeries, interimbedrijven, transporteurs enzovoort. "Welke werkorganisatie bedrijven ook hebben, ze kunnen hun structuur in dit pakket modelleren," belooft Rudy Van Belleghem. De werkroosters kunnen ad hoc, vast of cyclisch zijn over periodes tot 2 jaar. SP-Expert probeert op basis van de geldende regels in een bedrijf de optimale werkplanning uit te tekenen. Die regels verzoenen tegenstrijdige belangen: de eisen van de organisatie (zitten de juiste kwalificaties in de ploeg?), de eisen van de individuele werknemers (ik wil zoveel mogelijk vakantie als de kinderen vakantie hebben), van de collectieve arbeidsovereenkomsten (b.v. wanneer wordt overwerk betaald als overuren?), de eisen van het financieel beheer (zo weinig mogelijk dure toeslagen) enzovoort...CAO IN SOFTWARE."Die randvoorwaarden worden ook werkelijk door het pakket bewaakt," demonstreert Rudy Van Belleghem, terwijl hij met een muisklik enkele werknemers ziek verklaart en daardoor een waarschuwing over de ontstane onderbezetting laat opflitsen. "De planner kan die boodschap negeren, maar dat feit wordt geregistreerd. Als het personeel klaagt over onderbezetting, hoeven ze niet op indrukken af te gaan, ze kunnen daarover meteen een rapport uit de computer halen." Die objectivering kan het aantal conflicten op de werkvloer verminderen en onderhandelingen vlotter maken.Gekoppeld aan een tijdsregistratiesysteem levert SP-Expert een instant grafisch overzicht van aanwezigheid en functioneren. Omdat het systeem op gewone Pentium-pc's in alle soorten netwerken draait (Novell, Windows NT, intranets...) kan de personeelsdirecteur vanaf een willekeurige terminal de werksituatie overschouwen, zelfs in afgelegen vestigingen. "En als iemand een snipperdag vraagt, hoeft hij niet rond te bellen, hij kan onmiddellijk weten of het kan. Het pakket geeft ook de werknemers die kunnen invallen, in functie van hun beschikbaarheid, kwalificaties en kostenfactoren zoals het aantal reeds gepresteerde overuren. Het herberekent daarna ook meteen de planning," zegt Van Belleghem. Door die soepelheid leent SP-Expert zich tot onderhandelingen in de zin van "als u nu inspringt, krijgt u volgende vrijdag vrij." Beter nog, doordat de informatie met paswoorden op verschillende niveaus kan worden beschermd, kunnen werknemers zelf op een terminal kijken of ze vrij kunnen nemen, van ploeg wisselen en dergelijke meer, vooraleer ze een vraag lanceren om de planning te wijzigen. Hetzelfde systeem kan op alle niveaus in het bedrijf worden gebruikt - door de personeelsmanager, de hoofdverpleegkundige en het verplegend personeel zelf. Nooit is er specifieke informaticakennis vereist.KOSTPRIJS.Natuurlijk vergt de implementatie van dit complexe pakket de nodige tijd. "Ongeveer 6 maanden," schat Van Belleghem. Dan gaat het niet om het overtikken van het personeelsbestand (dat uit de bestaande systemen wordt geïmporteerd), maar om de analyse en het definiëren van de honderden gegevens die dit expertsysteem nodig heeft om de werkplanning correct te automatiseren. Te beginnen bij de meest elementaire: het bepalen van de dagtypes (gewone werkdagen, zondagen, zaterdagen, feestdagen...), de ploegentypes (die per afdeling kunnen verschillen), de soorten contracten, de functietypes, de CAO-bepalingen... tot finesses als "wat is een pauze en hoeveel minuten worden ervan betaald?". Om dat proces te vereenvoudigen wordt SP-Expert met een aantal modellen geleverd.Wat brengt het op? Naast kwalitatieve boni, zoals minder overbelasting en stress, zijn er ook concrete besparingen, betoogt Rudy Van Belleghem, die net een analyse heeft gemaakt van het effect dat SP-Expert zou kunnen hebben in het Brugse St-Lucasziekenhuis (850 banen). "De werkroosters opmaken van een vierploegensysteem kost een hoofdverpleger vier dagen per maand. Met SP-Expert doet hij het in een dag of minder. Een besparing van 75 percent," zegt Van Belleghem. Andere belangrijke besparingen liggen in een beperking van de overuren (50%) en de interimarbeid en in het afschaffen van het nakijken en intikken van de prestatiefiches in de loonadministratie. "Eigenlijk kan je uit dit systeem op het einde van de maand de loonstaten halen," zegt Thierry Floréal.SP-Expert draait op een Oracle-database in een client-serveromgeving onder Windows en kan daardoor op zowat alle soorten hardware werken. De kostprijs is afhankelijk van het aantal personeelsleden en van het aantal computers waarop het systeem draait. "Voor een instelling met 500 werknemers moet u op een 2 miljoen frank rekenen, - analyse, modellering, runtimemodules en opleiding inbegrepen," zegt Rudy Van Belleghem. "Dat is een fractie van wat zo'n instelling per jaar aan planning uitgeeft. Als we kijken naar de Duitse voorbeelden, denken we dat de minimum besparing 4% van de totale loonlast is." BNL