Wat te doen als uw medewerkers door opeenvolgende reorganisaties elkaar uit het oog verliezen ? U begint een café. Dat is tenminste wat Delaware Computing deed met haar software-oplossing Delaware Café.
...

Wat te doen als uw medewerkers door opeenvolgende reorganisaties elkaar uit het oog verliezen ? U begint een café. Dat is tenminste wat Delaware Computing deed met haar software-oplossing Delaware Café. "De reorganisatie van de jongste 12 maanden heeft de basis gelegd om door te groeien naar de toekomst," zegt gedelegeerd bestuurder Peter Stevens van Delaware Industrial Solutions over de veranderingen binnen Delaware Computing, een lid van de Bekaert-groep. Maar, geeft hij toe, "het ging te vlug." Door de snelheid van de reorganisatie was er een communicatieprobleem. Niet enkel tussen managers en medewerkers, maar ook tussen medewerkers onderling. "Medewerkers die naar het buitenland gedelegeerd waren, hadden het moeilijk zich opnieuw te oriënteren." Delaware maakte van de nood een deugd en goot zijn probleem in wat achteraf een verkoopbaar product bleek te zijn Delaware Café. Het is een goedkope, op het Intranet gebaseerde oplossing voor groepscommunicatie. "Delaware Café draait op standaard Intranet-infrastructuur, die vandaag bijna freeware ( nvdr gratis software) is," legt Peter Stevens uit. In september vorig jaar fuseerde zijn bedrijf PKS Electronics, een specialist in industriële logistiek, met de Industrial Solutions-afdeling van Delaware Computing. STANDAARDEN.Aandeelhouder Bekaert was een goede voedingsbodem voor Delaware Café. De staalkoordgroep werkt al geruime tijd met open standaarden voor lokale netwerken, kantoortoepassingen, e-mail en zo meer. Bekaert heeft een wereldwijd netwerk en scoorde een aantal primeurs op het Internet. "Het was het eerste Belgische bedrijf dat zijn jaarverslag via het Internet publiceerde," zegt Stevens. Zelf is hij het type dat op de intellectuele Infobahn wegens overdreven snelheid zou worden geflitst. Ook dat speelde een rol. "Ik zat boordevol ideeën na een bezoek aan het MIT Multimedia Lab, maar ik kon die niet direct focussen. Het Internet is een "begin van", het betekent niets." Het communicatieprobleem was een gelegenheid om met die ideeën wat te doen. Maar Delaware Café genoemd naar de cafetaria's die de diverse Delaware-vestigingen rijk zijn is niet enkel een software, het is in de eerste plaats een organisatorisch concept. Stevens : "We wilden niet nog eens een medium toevoegen aan de telefoon, fax, handboeken en e-mail, die er al zijn. De afspraak is : het staat op het Net, dààr moet je kijken." LEUK.De inhoud van de site is dan ook niet beperkt tot strikt zakelijke berichten. "Het moest interactief zijn. En ook fun, een virtuele communauteit," zegt ontwikkelaar Jan De Rycke. Wie het café binnenstapt, vindt personeelsinformatie onder de hoofding "De Stamgasten" en kan een blik werpen op "De Tooghangers" de medewerkers die on line zijn. Van personeelsleden is enkel de naam een basisgegeven. Wie meer over zichzelf kwijtwil foto, privé-adres, professionele belangstelling, hobby's kan dat zelf on line zetten, in reële tijd. Er zijn lijstjes met "de jarigen" of "de nieuwen" en heel belangrijk een virtueel prikbord, waar medewerkers de klassiekers kwijtkunnen : geboortemeldingen, "te koop"-berichten, grapjes... Eén icoon aantikken laat toe om titel, type, inhoud, uithangtijdstip, -duur en -plaats van de melding te bepalen. Anonieme berichten zijn mogelijk, al is de auteur altijd bekend bij de café-uitbaters. Een functie "inschrijvingslijst" maakt het beheren van evenementen zo gemakkelijk dat er "sinds Delaware Café meer wordt georganiseerd," getuigt Jan De Rycke. Zonder dat rondzendlijsten de bedrijfs-e-mail overbelasten met sympathieke, maar weinig relevante berichten, brengt gedelegeerd bestuurder Peter Stevens in herinnering. METEN.Natuurlijk is niet alles fun. Over 't werk verwijst naar het officiële mededelingenbord, waar verslagen van de Stuurgroep, het Comité voor Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing van de Werkplaatsen, de redactieraad en het Delaware Overleg Comité quasi-direct te vinden zijn. Ook on line staan de kwaliteitshandboeken, procedures en instructies, de bedrijfstelefoongids en het aanbod van het personeelsrestaurant. Zoekfaciliteiten maken het mogelijk om bijvoorbeeld heel snel info te verkrijgen over welke medewerkers de knowhow hebben om een specifiek probleem aan te pakken. Het hele systeem wordt gesuperviseerd door twee redactieraden, één bedrijfsredactieraad voor het officiële gedeelte en één "café"-redactieraad (van vrijwilligers) voor de rest. Het is de redactie die kan ingrijpen in de berichten, "en niet de directie", onderstreept Peter Stevens. De patrons, pardon webmasters, zijn verantwoordelijk voor de uitvoering. Alle secretaresses kunnen nu via Word en Internet Assistant "webklare" teksten maken, die voor verdere verwerking naar de system unit worden doorgeschoven. "Die is zo'n halve dag per week bezig met het café," stelt Jan De Rycke. Bij de toepassing hoort een aantal administratieve hulpmiddelen, bijvoorbeeld voor het beheer van de personeelsdatabase. Voor de (schitterende) vormgeving is extern grafisch en communicatietalent aangesproken.De huidige pilootversie is in anderhalve maand en in "niet zeer veel" mandagen ontwikkeld, zegt Peter Stevens. Met oudejaar wil hij toasten op de release van een commercieel product. Tegen die tijd hoopt chief executive officerChris Lebeer van Delaware Computing Group meer inzicht te hebben in de economische dimensies van Delaware Café. "Voor we ermee op de markt komen, willen we de volgende parameters verstaan : de effectiviteit als managementinstrument, de beheersbaarheid van het medium (niet alleen naarbinnen toe, maar ook naarbuiten), gebruiksvriendelijkheid en de productiviteit of hidden cost." Zijn eigen bedrijf is voldoende groot als proefterrein om daarover relevante informatie te geven, denkt hij. Zoals bij het eerste het beste commercieel tv-station wordt de effectiviteit bereik, dichtheid, actieve en passieve participatiegraad van de communicatie door (in dit geval) de software gemeten. Ook de productiviteit. Chris Lebeer : "als iedereen per dag een uur met het systeem blijkt bezig te zijn, hebben we een probleem." (Peter Stevens haast zich trouwens te specifiëren dat de rapportering over deze parameters anoniem gebeurt.) Alleen voor het meten van de gebruiksvriendelijkheid zijn er nog geen tools. Met behulp van deze metingen wil Delaware zijn potentiële klanten (en zichzelf) inzicht verschaffen over de communicatiegemeenschap rond Delaware Café. "Hoe ontstaat ze, hoe groeit ze ?" vraagt Chris Lebeer zich af, in het besef dat "wie zo'n systeem installeert, rekening houdt met andere dan strikt economische factoren."Voor de prijs zal een bedrijf het niet moeten laten, verzekert hij. "De instapdrempel is laag. De investeringskosten bedragen maar een fractie van die voor een klassiek informaticasysteem."BRUNO LEIJNSE Delaware Computing, tel. 09/244.44.44.PETER STEVENS (DIS) AAN DE TOOG Alle schriftelijke communicatie binnen het bedrijf concentreren rond één medium.DELAWARE CAFE Een plezante tent.