SD Worx: weet wat uw personeel doet en kost

SD Worx gebruikt een krachtig computersysteem om miljoenen cijfers over werknemers en werkgevers om te kneden tot overzichtelijke rapporten op maat. Dat zorgt voor nieuwe business én een bronzen ICT Trends Award.

De wortels van dit project liggen in het begin van de jaren tachtig,” vertelt Johan Maes, verantwoordelijk voor het HR Kenniscentrum bij SD Worx. Het Antwerpse bedrijf fungeerde toen nog vooral als sociaal secretariaat en had een comfortabele positie op de markt. “Gelukkig besefte onze CEO dat het luxeleventje niet kon blijven duren, zeker niet met de Europese liberalisering voor de boeg. We waren toen al sterk overtuigd van de meerwaarde die informatica in ons vak kan bieden.”

SD Worx begon zich meer en meer op te werpen als leverancier van diensten voor het personeelsbeleid (spreek uit: HR-consultancy). In 2000 werd die ambitie in cijfers gegoten. CEO Jan van den Nieuwenhuijzen stelde dat tegen 2008 de helft van de omzet door consultancy gerealiseerd moest worden. “Een behoorlijk ambitieuze visie,” beklemtoont Maes. Ondertussen wordt immers ook van het sociaal secretariaat groei verwacht. “Consultancy was voor ons duidelijk de toekomst, op voorwaarde dat we onze eigen niche konden veroveren. We kunnen niet tegen de grote wereldwijde consultancybedrijven op als we niet weten uit te pakken met unieke informatie en unieke inzichten over personeelsmanagement.”

Probleem 1: te veel gegevens

“De clou is natuurlijk dat we die consultancytak, vandaag al goed voor 300 werknemers, niet uit het niets hebben moeten opbouwen,” legt Johan Maes uit. De rapporten die het bedrijf produceert, doen een beroep op de gegevens die men bij het sociaal secretariaat verzamelt. “Personeelsmanagement is, met alle respect, nog vaak in de eerste plaats buikgevoel. Wij beschikken over de meest gedetailleerde gegevens die er in de sector bestaan. We weten van veel bedrijven hoeveel ze uitgeven aan lonen, hoe vaak hun werknemers afwezig zijn en tal van andere essentiële meetpunten. Als we daarop kunnen steunen in onze rapporten, zijn we in staat onze klanten zo objectief mogelijk te informeren.”

Maar er doken twee forse hinderpalen op. In de eerste plaats een technische. Omdat SD Worx zelfs voor eenvoudige rapporten al snel duizenden, zo niet miljoenen gegevens samenbrengt, is de snelheid waarmee gegevens verwerkt worden cruciaal. “We spreken over gegevens van meer dan 600.000 werknemers.”

Informatici en consultants gingen samen aan de slag met cijfers over verzuim, niet alleen een klassieker in de HR-rapportering, maar bovendien een erg complex en dus veeleisend onderwerp. “De resultaten waren bedroevend,” herinnert Maes zich. “Elke berekening of herschikking nam veel tijd in beslag. Bovendien moesten we voor elk type rapport een beroep doen op de IT-mensen, omdat er een nieuw stukje programmeerwerk nodig was.” Maes en collega’s merkten bovendien dat het ontbrak aan kwalitatieve gegevens. “Je hebt wel cijfers over lonen, maar daarom heb je nog geen zicht op het beleid van een onderneming.”

Probleem 2: vertrouwen

Probleem twee: het gaat om uiterst confidentiële en strategische informatie. “We konden alleen met de gegevens aan de slag na duidelijke afspraken met onze klanten. Daarom hebben we ze aangeschreven met de vraag of we hun gegevens mochten gebruiken op een correcte en anonieme manier. We zorgen er bijvoorbeeld voor dat we in een rapport altijd ten minste vijf bedrijven opnemen, om te vermijden dat men individuele bedrijven zou kunnen identificeren,” aldus Maes. Uiteindelijk stootte men slechts bij 300 bedrijven op een njet.

SD Worx ging op zoek naar een systeem dat efficiënter, gebruiksvriendelijker, soepeler en uitgebreider moest zijn, en kwam bij Cognos terecht. De Amerikaanse leverancier bouwde een data warehouse, een opslagplaats van gegevens die op ontelbare manieren gevisualiseerd en gemanipuleerd kunnen worden. “Zo’n infrastructuur wordt meestal gebruikt voor de verwerking van klantengegevens, maar wij halen het onderste uit de kan, omdat we niet alleen meer data hebben, maar ook meer dimensies samenvoegen.” SD Worx werkt ook via on-line-enquêtes, gerealiseerd met software van het Amerikaanse WebSurveyor.

“Nu kunnen we zonder wachttijd cijfers samenbrengen, ze naar believen herschikken of opsplitsen en het eindresultaat in een rapport gieten dat door elke HR-afdeling kan gelezen worden. Het systeem wordt beheerd met slechts minimale interventie van onze IT-afdeling.” Nog duidelijker klinken de financiële cijfers: “Dankzij dit project kon de consultancyafdeling in 2003 al 32 miljoen euro omzet voorleggen.”

Extra troef: uitbreiding markt

De consultancyafdeling kreeg niet alleen een voet tussen de deur bij grote bedrijven, maar levert sinds de introductie van het data warehouse ook diensten aan KMO’s. “Bij grote klanten gaan we uiteraard eerst langs voor een gesprek, overlopen we hun specifieke situatie, wensen en verwachtingen om zo rapporten op maat te kunnen opstellen. Voor KMO’s gaan we uit van standaardcijfers die we in een gepersonaliseerd rapport in pdf-formaat gieten. Bedrijfsleiders zien onmiddellijk hoe ze zich ten opzichte van andere KMO’s verhouden. We hebben ondertussen meer dan 1000 abonnees voor deze formule,” legt Johan Maes uit. “Daarnaast is het ook een mooi instrument voor cross selling. We kunnen immers naar een bestaande klant van het sociaal secretariaat stappen en hem tonen waar hij staat ten opzichte van collega’s en concurrenten, en welke zwakke punten zo’n rapport kan blootleggen. Dat is vaak erg overtuigend.”

De kracht van de rapporten blijkt bovendien uit het feit dat er van de 300 bedrijven die aanvankelijk weigerden mee te spelen al enkele op hun beslissing teruggekomen zijn. “Ze zijn vrij snel overtuigd van de waarde van de informatie en merken dat we correct met de ons beschikbare gegevens omgaan. Dan hebben ze er alle voordeel bij om toch mee te werken met het project, zodat we ook hun prestaties met die van andere bedrijven kunnen vergelijken.”

Maes hoopt dat klanten in de toekomst zelf toegang krijgen tot het data warehouse en via een webinterface rapporten op maat kunnen samenstellen. “Technisch kan dat vandaag al, ook wat betreft beveiliging. Er is echter een probleem met de licentiekosten, waardoor zo’n dienst veel te duur wordt.” Maes wil wel kwijt dat er intensief met Cognos gepraat wordt. “Bovendien merken we dat Microsoft zich steeds meer interesseert voor het marktsegment van business intelligence. Als er straks een concurrentiestrijd losbarst, kunnen wij en onze klanten daar alleen maar wel bij varen.”

Raphael Cockx n

Raphael Cockx