Protime weet wat uw medewerkers doen

Dagelijks zijn er meer dan 300.000 werknemers die hun werktijd registreren via een systeem van Protime. Ook als ze thuis werken. Protime start nu in Denemarken en werft twintig mensen aan.

Je zou denken dat de koele en wetenschappelijke Scandinaviërs niets meer te leren hebben over goed personeelsbeleid en -organisatie. Dat blijkt niet zo te zijn. Het Vlaamse technologiebedrijf Protime ruikt een gat in de Deense markt en opent er een kantoor. Twintig nieuwe mensen zullen de expansie van het jonge bedrijf ondersteunen.

Flexibele werkuren, halftijdse bezettingen, duobanen, vier vijfden, thuiswerken, mobiele werkkrachten: het is een greep uit de mogelijke werkschema’s. Die soepelheid heeft voordelen, vooral voor de werknemer. Maar voor de werkgever is het niet makkelijk om het overzicht te bewaren. Protime ontwikkelde daar software voor.

Peter s’Jongers is halfweg de dertig, vitaal en goedgeluimd. Protime werd genomineerd voor de prijs Laureaat Kmo-Ondernemer 2006 en werd in 2002 en 2004 een Trends Gazelle, dus een snelle groeier. S’Jongers en Luc Timmermans leiden het bedrijf. “We waren bij het begin in 1995 met vier jonge kerels en hadden nauwelijks twee jaar ervaring. Veel mensen raadden ons af om met vier man een bedrijf op te richten. Dat verdeelt de koek in meer stukken en vergroot de kans op onenigheid. Wij zagen het eerder als een voordeel. Met vier kan je meer dan alleen.” De vier stichters kwamen allemaal uit dezelfde sector. Peter s’Jongers, Luc Timmermans en Piet Verstraete kenden elkaar van bij Amano Genk en deden in tijdregistratie. Een engere vorm van wat Protime aanbiedt. Op die manier leerden ze de sector en de noden van de markt kennen. Eric Timmermans, de broer van Luc, werkte bij Philips Telecom. Luc, Eric en Peter zijn hoofdaandeelhouder met 96 % van de aandelen, Piet bezit 4 %. Hij werkt voor het developmentteam en is eerder werknemer. “Eric kreeg ruim een jaar geleden een herseninfarct. Hij is goed hersteld, maar onvoldoende om professioneel actief te zijn. Hij is een stille vennoot geworden.”

In 2000 nam de firma Essec Time Systems over. Dat is een deel van de Limburgse telecommunicatiegroep Essec. Essec verkoos dit deel liever uit te besteden zonder de klanten te schaden. Protime kreeg er plots klanten en werknemers bij. Zo is Protime vandaag uitgegroeid tot een bedrijf van 45 mensen met duizend actieve klanten en een omzet van meer dan 6 miljoen euro. In 2007 wordt er een groei van 20 % verwacht.

Pionieren met internet

De software van Protime is een personeelsbeheersysteem met verschillende modules, afhankelijk van de noden en wensen van de klant: bijvoorbeeld tijdregistratie, personeelsplanning, e-hr, verlofaanvragen via het internet, toegangscontrolesystemen, activity-based costing. Protime concentreert zich op het personeelsbeheer. “Tijd en personeel zijn in een ziekenhuis een totaal ander gegeven dan in een productiebedrijf,” zegt S’Jongers.

De software is een standaardprogramma met wisselende parameters, afhankelijk van bedrijf tot bedrijf. Een van die modules is het zogenaamde ‘klokken’ via het internet. Dat is geen controlesysteem zoals de oeroude prikklok voor arbeiders, die checkt hoeveel uren en minuten iemand heeft gewerkt en of je als thuiswerker wel je uren hebt gedaan. Protime verkoopt een systeem waarmee de afwezigheid van de helft van het personeelsbestand overzichtelijk wordt. Wanneer zijn ze bereikbaar? Wanneer kan je een meeting organiseren? Iemand die thuis werkt of op de baan is, kan zich via het internet aanmelden. Op die manier laat hij weten actief en bereikbaar te zijn. Dit systeem werkt in twee richtingen. Thuis werken biedt veel voordelen, maar er bestaat een risico op een schending van de privacy. Sommige werkgevers verwachten dat je continu bereikbaar bent. Door je aan te melden, laat je weten of dat zo is.

Protime wordt ook geleverd via het internet, die formule heet E Premium. Door het softwarepakket via het internet te verdelen, vallen de installatiekosten weg. De bestaande infrastructuur is minder belangrijk, want met een webbrowser kan je Protime binnenhalen. Ook technische kennis is van minder belang om het systeem te kunnen gebruiken. De klant betaalt een maandelijkse huurprijs en in ruil blijft hij up-to- date. De nieuwste versies blijven voor de betalende klant steeds beschikbaar. E Premium is vandaag de corebusiness van Protime en zorgt voor meer dan een derde van de omzet.

Peter s’Jongers: “Wij geloven sterk in dat internetproduct en zien dat het aanslaat. Op die manier wordt het ook makkelijker om ons op de internationale markt te begeven. We starten binnenkort met een nieuwe vestiging in Denemarken voor de verkoop van E Premium. Dat product was in het begin pionieren. We waren de eerste met ons aanbod via het internet. In het begin kostte ons dat handenvol geld. Bovendien was ons datacentrum bovenmatig groot en dus boekten wij verlies op onze eerste klanten. Maar nu is de markt ons gevolgd.”

Wil S’Jongers de grote plas oversteken en Amerika aanpakken? “We richten beter onze pijlen eerst op Europa, want op die markt is nog veel te doen en kennen we de spelregels. We hebben nu al filialen in Nederland, Frankrijk, het VK, Duitsland en Luxemburg.” Protime mikt op de bediendemarkt. Grote bedrijven als Danone en UCP behoren tot het klantenbestand, maar ook een industriële bakkerij met vijftien werknemers.

Budget voor feestjes

Protime heeft geen kantooreilanden of vaste desks, maar soepele werkplekken. Elke werknemer heeft zijn eigen portable en kan zich installeren waar hij wil. Ook het thuiswerken wordt sterk gepromoot.

S’Jongers vindt het evenwicht tussen werk en privé heel belangrijk. “De tijd dat je trouwde met je werk is al lang voorbij. Het is belangrijk dat je genoeg ruimte overhoudt om je ook privé te kunnen ontplooien. Ik zeg niet dat er hier geen overuren worden gewerkt, maar die zijn niet exuberant. Je moet je werk wel heel graag doen, want natuurlijk versmelt je werk wel met de rest van je leven.” De kiem van het succes is volgens s’Jongers het interne hr-beleid, en dat wordt bewezen door het beperkte personeelsverloop in de twaalf jaar dat de onderneming bestaat. Protime startte met jonge mensen die meegroeiden met het bedrijf en de nodige competenties hebben ontwikkeld. “We vinden het belangrijk om in ons team van vijftig man te investeren. Zo hebben we een dienst pro party. Die heeft een budget voor personeelsfeestjes en binnen de afdelingen organiseren onze werknemers groepsvakanties voor liefhebbers. Ik zie graag dat de medewerkers na hun uren samen een pint drinken.”

Leen Renders