Overheid worstelt met documentbeheer

Overheidsdiensten verwachten veel van documentbeheer. Uit een recente enquête blijkt echter dat ze vaak ondoordacht een documentbeheersysteem aankopen en achteraf niet altijd tevreden zijn.

Het was al af te lezen aan de overname van Documentum door opslagspecialist EMC2 vorig jaar en aan de opmars van Microsoft in de branche. Contentmanagement wordt een standaardelement van onze informatica-infrastructuur. “Zonder contentmanagement kan je een heleboel zaken, zoals een portaalsite, gewoon niet realiseren,” zegt gedelegeerd bestuurder GeertMortier van Amplexor, een Leuvens dienstverlener in contentmanagement. De publieke diensten geven hem gelijk in een peiling door de marktonderzoeker Inra in opdracht van FujitsuConsulting. Maar liefst 86 % van de respondenten meende dat contentmanagement en documentbeheer “belangrijk tot zeer belangrijk” zijn om betere toegang te krijgen tot de interne informatie en om meer burgergericht te werken. Voor consultant Fujitsu een interessante boodschap aan Peter Vanvelthoven ( SP.A), staatssecretaris voor de Informatisering van de Staat.

Inra belde 306 functionarissen uit de publieke sector. Min of meer gelijk verdeeld over federale, regionale en provinciale of gemeentelijke niveaus wilden er 149 meewerken. Definities vormden een groot probleem. Liefst 74 % zegt in minstens enkele afdelingen contentmanagement of documentbeheer te gebruiken. Dat is veel hoger dan wat het Londense Rethink Research Associates in november meldde over de bedrijven in de Benelux, waarvan slechts 17 % contentmanagement zou gebruiken. Maar Inra rekent ook e-mail en groupware zoals MicrosoftOutlook of LotusNotes mee en gebruikt daarnaast “documentoplossingen” als verzamelterm, inclusief automatische scanning, archivering en zelfs sommige kopie- en printsystemen. Geert Mortier beperkt de term contentmanagement liever tot disciplines zoals websitecontentmanagement, documentbeheer, beheer van multimediabestanden, archivering en zoek- en classificatiesystemen. Als we de Inra-enquête mogen geloven, overweegt 40 % van de respondenten in de overheidsdiensten de aankoop van een ‘documentoplossing’ (tegen 52 % die er een in gebruik heeft), wat erg beloftevol is voor de leveranciers. In deze niche gaat ongeveer drie keer meer geld naar diensten dan naar software (volgens Meta Group is de markt in 2007 zo’n 2,3 miljard dollar aan software en 7 miljard dollar aan diensten waard). Maar de kosten van de integratie en de systemen en het gebrek aan competentie zijn in de Inra-enquête veelgeciteerde barrières.

Uit de enquëte blijkt ook nog dat vier vijfde van de respondenten hun documentbeheeroplossingen aankopen zonder een echte businesscase op te maken. “Om te starten, moeten bij 56 % van de organisaties de kosten binnen het budget zijn. Voordelen worden aangegeven, maar niet gekwantificeerd,” constateert JohanHellemans, verantwoordelijk voor institutioneel en marktonderzoek bij Inra. Opvallendst is waarschijnlijk nog dat 39 % van de respondenten de resultaten van de investering niet meet. Gemiddeld zegt 42 % de verwachte resultaten bereikt te hebben, 16 % denkt van niet. Bij federale instellingen is de tevredenheid duidelijk lager (37 %) en de teleurstelling aanzienlijk hoger (26 %). Ook dat is misschien een boodschap aan staatssecretaris Vanvelthoven.

B.L.