ORGANISEER UW AFSPRAKEN MET OUTLOOK

Microsoft Outlook is in de bedrijven zowat de koning van de e-mailprogramma’s. Maar het is ook erg nuttig om vergaderingen te organiseren op basis van de agenda van de collega’s.

Outlook bevat heel wat functies die het leven op kantoor er een stuk makkelijker op maken. Wist u bijvoorbeeld dat u vanop afstand het tijdschema van een hele werkgroep kunt beheren? Het programma biedt namelijk de mogelijkheid om de agenda van uw collega’s te raadplegen en na te gaan welke uren voor iedereen nog vrij zijn. Vervolgens kunt u een vergadering voorstellen door uitnodigingen naar de betrokkenen te versturen. Het werkt als volgt.

1. Outlook instellen

Klik op het menu ‘Extra’, daarna op ‘Opties’ en ten slotte op de tab ‘Voorkeuren’. Klik dan op ‘Agenda-opties’ en vervolgens op de knop ‘Opties voor beschikbaarheidsinfo’. Vink het vakje ‘Publiceren op mijn locatie’ aan en tik daarna het volledige zoekpad in van de server waarop u de beschikbaarheidsinfo wilt publiceren. Voeg er uw naam aan toe, gevolgd door de extensie ‘.vfb’ (bijvoorbeeld ‘X:.vfb’). Alleen uw beschikbaarheidsinfo zal gepubliceerd worden, uw correspondenten hebben dus geen toegang tot uw hele agenda. Hoogstens kunnen ze te weten komen of u vrij bent of niet.

2. Beschikbaarheidsinfo opvragen

Open het adresboek door op de knop ‘Contacten’ te klikken. Dubbelklik daarna op het bestand van een van uw collega’s. Open de tab ‘Details’ en geef in het veld ‘Zoeklocatie’ van de rubriek ‘Opties voor beschikbaarheidsinfo’ het volledige pad aan naar de beschikbaarheidsinfo van die contactpersoon. Beëindig de operatie door te klikken op ‘Opslaan en sluiten’ en herbegin de procedure voor elke persoon die u wenst uit te nodigen.

3. Gebruik een gemeenschappelijke server

Vraag na bij uw IT-afdeling of netwerkbeheerder of de gegevens opgeslagen kunnen worden op dezelfde server, in een gedeelde map of op een webserver of een FTP-server. De deelnemers moeten overigens over de nodige machtigingen beschikken om toegang te krijgen tot de bedrijfsserver.

4. Selecteer de deelnemer

Eens de voorbereidende fase achter de rug is, gaat u naar de menubar van Outlook en klikt u in het menu ‘Acties’ het item ‘Nieuw vergaderverzoek’ aan. Om de deelnemers aan een vergadering te kiezen, klikt u op de knop ‘Anderen toevoegen’. Selecteer uit de namen die in de lijst staan en geef desgevallend de naam aan van de persoon die u op de vergadering wilt uitnodigen (klik op ‘Anderen toevoegen’ en vervolgens ‘Uit adresboek toevoegen’).

5. Leg uur en duur vast

Verplaats vervolgens de schuifbalken om het tijdstip en de duur van de vergadering vast te leggen. U kunt gebruikmaken van de automatische selectie om de eerstvolgende periode waarin alle genodigden vrij zijn te zoeken. Klik ten slotte op ‘Vergadering beleggen’. Het programma maakt nu een bericht aan voor alle deelnemers. U moet dat bericht vervolledigen en versturen. De correspondenten ontvangen de aanvraag in de vorm van een e-mail en kunnen de uitnodiging weigeren, aanvaarden of een voorlopig antwoord geven. Iemand die een ander e-mailprogramma gebruikt, krijgt een tekstbericht met bijlage.

6. Sneller uitnodigen

U kunt daarvoor de contactenlijst van Outlook gebruiken. Klik op de naam van de contactpersoon en daarna in het menu ‘Acties’ op ‘Nieuw vergaderverzoek aan contactpersoon’.

Boris Jancen