Organiseer een evenement en betaal geen BTW

Een evenement dat de consument inlicht over een product of dienst om de verkoop te bevorderen, is reclame waarvan de BTW aftrekbaar is. Dat heeft het Hof van Cassatie onlangs beslist. Goed nieuws voor ondernemingen die zulke publicitaire evenementen organiseren. Maar het leuke is dat de BTW op evenementen van vijf jaar geleden ook nog mag worden teruggevorderd.

In principe is het statuut van BTW-plichtige met een recht op aftrek zonder meer een voordeel. Alle BTW die een belastingplichtige betaalt aan leveranciers, is aftrekbaar en meteen terugvorderbaar van de overheid. De keerzijde van de medaille is dat op de verkoop meestal BTW moet worden aangerekend aan de klanten. Bij het opmaken van de BTW-aangifte wordt de verschuldigde BTW op de verkoop tegenover de aftrekbare BTW op de aankoop gezet. Het saldo wordt dan betaald aan de staat of is terugvorderbaar van de overheid.

Als de klanten ook BTW-plichtigen met een recht op aftrek zijn, maken die van de aangerekende BTW geen probleem. Ze kunnen die immers op hun beurt terugkrijgen via hun BTW-aangifte. Ondernemers die direct leveren aan de eindgebruiker hebben daar echter vaak wél problemen mee. Een consument maakt geen onderscheid tussen een prijs met en zonder BTW. Voor hem telt enkel de optelsom.

Hoewel een BTW-plichtige de BTW mag aftrekken die hem wordt aangerekend op geleverde goederen en diensten, maakt de wet vijf belangrijke uitzonderingen (zie kader: Welke BTW is niet aftrekbaar?). Over één ervan, de zogenaamde ‘kosten van onthaal’, heeft het Hof van Cassatie onlangs een vonnis geveld dat voor veel ondernemers gunstige gevolgen heeft.

Kosten van onthaal zijn niet aftrekbaar. De fiscus definieert deze categorie als kosten voor public relations, ontvangst en vermaak van ‘aan het bedrijf vreemde personen’. Dat zijn personen die niet in de onderneming werken als personeelslid, kaderlid of bestuurder. Volgens de fiscus zijn deze personen niet enkel leveranciers en klanten, maar ook aandeelhouders of vennoten. Ze verbiedt dus iedere aftrek van uitgaven die dienen voor het scheppen van een gunstig klimaat voor de promotie. Ook de uitgaven voor het onthaal van de aandeelhouders op een algemene vergadering vallen hieronder.

Casus: de lancering van Feeling

De feiten. Het Belgische uitgeversbedrijf Mediaxis (nu Sanoma) organiseerde begin jaren negentig een aantal evenementen: de lancering van het tijdschrift Feeling, de Gouden Prosper en de verkiezing van man en vrouw van het jaar 1990. Om die evenementen in elkaar te boksen, deed de uitgeverij een beroep op een evenementenbureau. De lancering van het nieuwe tijdschrift werd voorafgegaan door een evenement waar artiesten uit uiteenlopende genres optraden, de deelnemers spijs en drank kregen en Feeling-regenschermen werden uitgedeeld. Het bureau organiseerde alles en stuurde daarvoor een factuur van 182.000 euro. Op dat bedrag werd 33.000 euro BTW gerekend. Mediaxis vond dat het hier om aftrekbare BTW ging en recupereerde die via haar BTW-aangiften.

Het geschil. Midden 1992 kreeg het bedrijf bezoek van de fiscus. Die vond dat de uitgaven voor het organiseren van de evenementen vallen onder ‘kosten van onthaal’ en dat de BTW daarop dus niet aftrekbaar is. Mediaxis was het daar niet mee eens en stelde dat de uitgaven waren gedaan met reclamedoeleinden en dus een professioneel karakter hadden. In dat geval zijn het geen kosten van onthaal.

De uitspraak. Zowel de rechtbank van eerste aanleg (1994) als het hof van beroep in Antwerpen (1999) gaf Mediaxis gelijk. Het hof stelt dat de verkoop van een tijdschrift vanzelfsprekend afhangt van de bekendheid ervan. Een feest speciaal georganiseerd om een nieuw tijdschrift te lanceren, is duidelijk een professionele publiciteitskost. Hetzelfde geldt voor de Gouden Prosper en de man en vrouw van het jaar. De uitreiking van die prijzen gebeurt telkens tijdens een evenement dat door Mediaxis wordt georganiseerd. Die evenementen krijgen veel aandacht in de media, telkens met de vermelding dat dit initiatieven van de uitgeverij zijn. Dat komt de verkoop van de tijdschriften van de groep ten goede. Dus zijn ook dat geen kosten van onthaal, maar publiciteitskosten.

Commentaar. De Belgische wet bevat geen wettelijke omschrijving van kosten van onthaal. Daarom interpreteert de rechtbank deze kosten met de Europese zesde richtlijn in de hand. Die stelt dat uitgaven die geen strikt professioneel karakter hebben (bijvoorbeeld voor ontspanning of representatie) geen recht op aftrek geven. Omdat de richtlijn een onderscheid maakt tussen kosten met een professioneel karakter en uitgaven voor ontspanning en representatie, vallen kosten van onthaal volgens de Antwerpse rechtbank onder de kosten die voor klanten of gasten worden gemaakt. Er wordt hier geen ander voordeel nagestreefd dan het creëren van een algemeen gunstige atmos- feer ten opzichte van de onderneming. Als de kosten daarentegen worden gemaakt voor een directe verkoop of om reclame voor welbepaalde producten te maken, gaat het niet om kosten van onthaal. Dat zijn uitgaven met een strikt professioneel karakter en geen uitgaven voor ontspanning of representatie. Dat deze publiciteit vaak in een sfeer van vermaak of ontspanning wordt ingekleed, doet geen afbreuk aan het strikt professionele karakter ervan.

Wat oordeelde Cassatie?

De fiscus wou zich niet neerleggen bij deze rechtspraak en stapte naar het Hof van Cassatie. Het hoogste rechtscollege verbrak het Antwerpse arrest echter niet. Volgens Cassatie worden kosten van onthaal gemaakt voor onthaal en ontvangst (eventueel met vermaak of ontspanning) van ‘aan het bedrijf vreemde bezoekers’ met de bedoeling de zakelijke relaties te bestendigen of verstevigen. Maar als de activiteit hoofdzakelijk tot doel heeft de consument in te lichten over het product of de dienst om de verkoop ervan te bevorderen, gaat het om reclame waarvan de kosten mogen worden afgetrokken.

Het belang van deze rechtspraak kan niet worden overschat. Dit zal grote sommen BTW voortaan aftrekbaar maken. We moeten dus voortaan een onderscheid maken tussen kosten van onthaal die algemene zakelijke belangen dienen, en publiciteitskosten voor de promotie van een product of dienst met de bedoeling de verkoop ervan te bevorderen.

We moeten wel onthouden dat de BTW op kosten van spijzen en dranken nooit aftrekbaar is. Als het evenement met reclamedoeleinden alleen bestaat uit het verschaffen van spijzen en dranken, is de BTW op die spijzen en dranken niet aftrekbaar. De beslissing van Cassatie heeft alleen betrekking op de andere kosten. Als u voor een evenement met reclamedoeleinden een tent of zaal huurt, artiesten laat optreden, uitnodigingen laat drukken, klank en licht inhuurt, een springkasteel voor de kinderen bestelt, hostesses vraagt, is alle BTW op die kosten voortaan aftrekbaar.

Terugwerkende kracht

Maar het Cassatiearrest heeft ook gevolgen voor het verleden. Door de vroegere stelling over kosten van onthaal hebben heel wat brave Belgen de BTW daarop niet in rekening gebracht. Dankzij Cassatie kunnen ze alsnog de BTW op die kosten aftrekken. Dat is wel aan strikte termijnen gebonden. Als het recht op aftrek is ontstaan vóór 7 juli 2003, kan de BTW nog vijf jaar gerecupereerd worden. Voorbij 7 juli 2003 geldt een termijn van drie jaar. Als het evenement bijvoorbeeld dateert van 19 mei 2000, kunt u tot vandaag (19 mei 2005) de BTW terugvragen. De BTW op alle evenementen na 7 juli 2003 blijft nog recupereerbaar tot 7 juli 2006.

Hoe vraagt u de BTW terug?

Om de BTW terug te vragen, doet u dat best via de BTW-aangifte. U vult het bedrag aan recupereerbare BTW in in vak 62. Maar deze procedure is alleen mogelijk als het recht op aftrek is ontstaan uiterlijk twee jaar voordat u de BTW terugvraagt. Als het recht op aftrek langer dan twee jaar geleden is ontstaan, moet u eerst een schriftelijke aanvraag indienen bij het hoofd van het controlekantoor.

Deze aanvraag moet de volgende elementen bevatten: uw naam, adres en BTW-nummer, een beknopte omschrijving van de ontvangen goederen of diensten, het bedrag zonder BTW, het BTW-bedrag waarvoor de aftrek wordt gevraagd, het tijdstip van het ontstaan van het recht op aftrek, een verwijzing naar de factuur (datum, inschrijvingsnummer in het boek voor inkomende facturen en maand waarin de inschrijving gebeurde). U moet in de aanvraag ook uitdrukkelijk verklaren dat de aftrek nog niet eerder is verricht. De hoofdcontroleur zal u dan zijn beslissing in twee exemplaren opsturen. Zodra u die binnen hebt, mag u de herziening doen via vak 62 van de eerstvolgende aangifte.

Jan Verhoeye

Als het evenement alleen bestaat uit het verschaffen van spijzen en dranken, is de BTW op die spijzen en dranken niet aftrekbaar.

Als het evenement bijvoorbeeld dateert van 19 mei 2000, kunt u tot vandaag (19 mei 2005) de BTW terugvragen.