Elke woensdag werkt Annemarie, secretaresse bij IBM, thuis. Met haar laptop kan ze inloggen op het IBM-netwerk, inkomende telefoons op haar rechtstreekse nummer bij IBM worden automatisch doorgeschakeld. Alleen op de middag is ze niet bereikbaar, want dan gaat ze haar dochtertje van school halen. Pieter werkt op het IBM-hoofdkantoor, hij pendelt dagelijks tussen Genk en Brussel. Als het verkeer echt vast zit op de E40 richting Brussel, maakt hij wel eens een pitstop in het IBM Proximity Center in Rotselaar. Inloggen en werken tot de file is opgelost. Leen is e-business consultant bij IBM. Het merendeel van haar tijd is ze bij klanten. Verslagen uitschrijven en administratief werk doet ze altijd in de dichtstbijzijnde IBM-vestiging.
...

Elke woensdag werkt Annemarie, secretaresse bij IBM, thuis. Met haar laptop kan ze inloggen op het IBM-netwerk, inkomende telefoons op haar rechtstreekse nummer bij IBM worden automatisch doorgeschakeld. Alleen op de middag is ze niet bereikbaar, want dan gaat ze haar dochtertje van school halen. Pieter werkt op het IBM-hoofdkantoor, hij pendelt dagelijks tussen Genk en Brussel. Als het verkeer echt vast zit op de E40 richting Brussel, maakt hij wel eens een pitstop in het IBM Proximity Center in Rotselaar. Inloggen en werken tot de file is opgelost. Leen is e-business consultant bij IBM. Het merendeel van haar tijd is ze bij klanten. Verslagen uitschrijven en administratief werk doet ze altijd in de dichtstbijzijnde IBM-vestiging. Werken waar en wanneer je wil, is een vaak gehoorde slogan. In de praktijk komen meestal slechts enkele beroepscategorieën in aanmerking. Niet zo bij IBM België. Daar gaat men er prat op dat iedere medewerker de mogelijkheid moet krijgen om mobiel te werken. "Dus ook de mensen van de financiële afdeling, de personeelsdienst en de secretaresses," zegt Marnik Vermeulen, real estate & site operations manager bij IBM. "Het uitgangspunt is dat iedere IBM'er de formule moet kunnen gebruiken. Het staat evengoed open voor iemand die dagelijks enkele uren van thuis of op een andere locatie wil werken als voor iemand die één keer om de veertien dagen wil thuiswerken." Instappen in het 'mobiel werken'-concept heeft wel een aantal gevolgen. De mobiele werknemer ruilt zijn vaste individuele werkplek voor een shared desk en hij verliest ook een stuk opbergruimte. In de plaats krijgt hij wel een laptop. Die laptop is er niet alleen voor thuisgebruik, toegang tot het IBM-netwerk wordt voorzien, een werknemer kan er ook mee aan de slag in eender welke IBM-vestiging of in het Proximity Center in Rotselaar, een soort satellietkantoor dat uitsluitend wordt gebruikt door mobiele werknemers. In alle IBM-vestigingen zijn er speciale ruimtes, proximity areas en touch down areas, voorzien voor de mobiele werkers. In een proximity area is er voldoende comfort om enkele uren of zelfs een hele dag te werken, een touch down area is enkel geschikt voor een korte inlogsessie, bijvoorbeeld voor het nakijken van e-mail. Een plaats reserveren in zo'n proximity area of touch down area is niet nodig, elke IBM'er kan er binnen met zijn badge. Fikse kostenbesparingHet 'mobiel werken'-concept bij IBM is geen Belgische uitvinding, maar in Europa zet IBM België wel de toon. Dat is gedeeltelijk te danken aan het nieuwe hoofdkantoor dat IBM België eind vorig jaar in gebruik nam, zegt Marnik Vermeulen. "Eind jaren negentig zaten we opgescheept met twee erg verouderde gebouwen: de IBM-toren in het centrum van Brussel en het computercentrum in Diegem. We hadden twee opties: grondig renoveren of verhuizen. Er waren nogal wat factoren die pleitten tegen renovatie. Zo moest er in het torengebouw asbest worden verwijderd. Als je wil blijven verder werken in het gebouw, is dat een ernstig probleem. Zeker omdat wij de strengere Amerikaanse veiligheidsvoorschriften zouden moeten hanteren."Een aantrekkelijke deal met projectontwikkelaar Robelco gaf uiteindelijk de doorslag. Robelco kreeg de opdracht voor de ontwikkeling van een nieuw IBM-hoofdkantoor in het kantoorpark Leopold Square in Diegem, maar nam tegelijkertijd ook de resterende vijf jaar van het huurcontract van IBM in de IBM-toren over. "Het is dus gedeeltelijk een financiële beslissing geweest," gaat Vermeulen verder. "Maar de keuze die in diezelfde periode op internationaal niveau was genomen om het mobiel werken verder uit te bouwen, heeft ook meegespeeld. Zo'n andere manier van werken vraagt immers ook een ander gebouwconcept. De IBM-toren leende zich er in ieder geval niet voor. Er waren bijvoorbeeld acht liften, dat betekent veel ruimteverlies. Een torengebouw is ook moeilijker te beveiligen." Een efficiënter ruimtegebruik is een van de hoofddoelstellingen van het mobiel werken. En op dat vlak kan het team van Vermeulen mooie resultaten voorleggen. Sinds de verhuizing van de twee verouderde gebouwen naar Leopold Square en Nossegem (het nieuwe computercentrum) doet IBM het in ons land immers met 35.000 vierkante meter brutoruimte minder. "Dat komt neer op een jaarlijkse besparing op de gebouwenexploitatie - waaronder de huur - van ongeveer 3,5 miljoen dollar," aldus Marnik Vermeulen. De ruimtebesparing realiseert IBM enerzijds via het systeem van de shared desks. "We zijn per departement gaan meten hoeveel bureaus er eigenlijk nodig zijn," legt Marnik Vermeulen uit. "Zo kwamen we voor een gedeelte van het personeel - meestal consultants en salesmensen - op resultaten van één bureau per tien mensen. In totaal hebben we 1000 bureaus voorzien voor 1300 mensen." Anderzijds werd er ook serieus beknibbeld op de kantoorruimte van de werknemers. Vermeulen: "Er zijn maar drie types kantoorruimten - noem het kantoorniveaus - in dit gebouw. Iedereen beschikt er over dezelfde bureautafel van twee op één meter. Managers hebben recht op een half afgescheiden kantoortje, met een extra vergadertafeltje. Executives krijgen een gesloten kantoor. Maar ook dat is niet groot, vijftien vierkante meter om precies te zijn."Het maakt van het Belgische IBM-hoofdkantoor een referentiegebouw binnen IBM Europa. Met een ratio van één werkplaats per vijftien vierkante meter beantwoordt het gebouw ook aan de norm die internationaal was vooropgesteld. "Dat is toch een heel scherpe ratio," zegt Marnik Vermeulen. "Ter vergelijking: onze buren zitten zowat 50% tot zelfs 150% hoger. De industriestandaard voor een modern kantoorgebouw ligt momenteel tussen één op twintig tot één op 25."Het relatieve belang van communicatieEen tweede belangrijke doelstelling van het 'mobiel werken'-concept is "gelukkiger medewerkers". De redenering is eenvoudig: wie zelf zijn tijd kan regelen, kan zijn beroepsleven beter afstemmen op zijn privé-leven. En er is misschien ook meer tijd voor dat privé-leven, want tijdverlies in files of door onnodige verplaatsingen wordt beperkt. Dat is althans de theorie. Marnik Vermeulen weet dat er ook gevaren en nadelen zijn verbonden aan thuiswerkformules. "Er zijn mensen die het niet aankunnen om thuis te werken. Mensen die het moeilijk hebben om te stoppen met werken, die geen grens kunnen trekken. We zijn ons daarvan bewust en via gerichte communicatie willen we die mensen bereiken en helpen. Het risico bestaat ook dat de loyaliteit ten aanzien van de werkgever en collega's afneemt. In zo'n systeem wordt de rol van de people managers belangrijker. We raden ze aan op regelmatige basis hun team eens bijeen te roepen, om eens iets in groep te doen."En roepen de kleine werkplekken en het opgeven van het individuele kantoor geen wrevel op? "Voor zover we nu kunnen nagaan: niet echt. We zijn nog wel bezig met het opstellen van een algemene tevredenheidsenquête. Maar de feedback die we tot nu hebben gekregen, is zeer positief." Dat bijna 90% van de werknemers op het hoofdkantoor is ingestapt in de formule, is volgens Vermeulen al een goede indicatie dat de formule aanslaat. "Maar," voegt hij er onmiddellijk aan toe, "het is ook een manier van werken die zeer goed aansluit bij de IBM-cultuur. Bij IBM tellen de resultaten. Waar en wanneer je werkt, maakt dan niet zo veel uit."Vermeulen wijst ook op een factor die een indirecte aanwijzing zou zijn dat de IBM'ers het nieuwe concept wel kunnen waarderen: het verloop bij IBM is op een jaar tijd gedaald van 10% naar 4 à 5%. "Natuurlijk heeft dit ook te maken met het zwakkere presteren van de technologiesector," geeft hij toe. "Maar de daling is zo uitgesproken en ligt zo ver beneden de standaard in deze sector dat er toch ook nog andere factoren moeten meespelen." Hij gelooft ook dat het nieuwe gebouw de aantrekkelijkheid van IBM als werkgever heeft verhoogd.Nog meer theorie: in zowat alle handboeken kan je lezen dat het succesvol invoeren van een nieuwe werkmethode staat of valt met een goede communicatie. Marnik Vermeulen relativeert: "Communicatie is nodig om de mensen gerust te stellen, om ervoor te zorgen dat het concept snel wordt geaccepteerd, dat de overgang efficiënt verloopt. Maar die communicatie mag geen doel op zich worden. Ik hoor verhalen van bedrijven die twee jaar op voorhand beginnen te communiceren. Dat lijkt me toch wat overdreven. We zijn er een jaar mee bezig geweest. Dat was lang genoeg."Laurenz Verledens [{ssquf}]Mobiel werken bespaart IBM België 35.000 vierkante meter kantoorruimte, een jaarlijkse besparing van ongeveer 3,5 miljoen dollar.