Minder maar betere kantoorruimte

Op kantoor moeten we het onvermijdelijk met minder individuele ruimte doen. Maar dat hoeft niet ten koste te gaan van de kwaliteit van de werkomgeving. Integendeel, zegt Tamás Polster, hoofd van de consultancy- en onderzoeksafdeling van vastgoedadviseur DTZ Londen.

TRENDS. Ziet het kantoor er in 2015 fundamenteel anders uit?

TAMAS POLSTER (DTZ). “Ik verwacht geen nieuwe revolutionaire concepten. De technologie gaat ons in dat tijdsbestek geen spectaculaire nieuwe tools aanreiken. En toch verandert er – heel geleidelijk – zeer veel. Bedrijven evolueren naar een beter beheer van de werkomgeving. De flexibiliteit neemt toe. De trendsetters in deze materie krijgen steeds meer navolging. Jaarlijks neemt bijvoorbeeld de open floor kantoorruimte toe met 1 tot 2 %. Maar eigenlijk is het iets dat je moeilijk kunt kwantificeren. Want elke organisatie heeft eigen noden en oplossingen.”

Waarom gaat het eigenlijk zo traag? De voorbeelden zijn er, de technologie is voorhanden. En ondanks de fileproblematiek beleeft ook het thuiswerken geen echte doorbraak.

POLSTER. “Er zijn meerdere verklaringen. De belangrijkste is wellicht dat mensen behoudsgezind zijn. Verandering roept weerstand op en dat geldt niet alleen voor nieuwe kantoorconcepten. In grote organisaties spelen vakbonden daar vaak op in.

“Hiërarchie speelt ook een rol. In een kantooromgeving heb je gebruikers uit verschillende generaties. Maar het zijn vooral de mensen uit de babyboomgeneratie en de generatie X die beslissen over de invulling en aanwending van de werkomgeving. Die babyboomers hebben een heel andere opleiding, waarden, ervaring enzovoort dan de aanstormende generatie Y. De babyboomers zijn als het ware opgegroeid met het klassieke model van de individuele kantoorplek. En ze zijn daaraan gehecht of zien geen reden om ervan af te stappen.

“Tot slot is kantoorruimte – vooral dan bij grote organisaties – ook een soort van oorlogskas. Je kunt als regionale afdeling maar beter wat te veel kantoorruimte hebben dan te weinig. Het maakt je minder afhankelijk van het hoofdkantoor. Kantoorruimte is ook een belangrijke kostenpost. Als je die mag beheren, ben je dus verantwoordelijk voor een groot budget. Die macht geeft men niet graag uit handen.

“Het thuiswerken is een ander verhaal. Gedurende maanden vier dagen per week thuiswerken, dat gaat voor de meeste functies en organisaties gewoon niet. Door de toegenomen complexiteit is het belang van samenwerken toegenomen. En samenwerken gaat nog altijd het beste als je mensen kunt samenbrengen. Maar voor enkele specifieke situaties is thuiswerken wel degelijk een succesvolle en goede oplossing. Ik denk dan aan de pendelaars die eerst twee uur thuiswerken – hun mails lezen, een rapport schrijven enzovoort – om dan zodra de files wat korter zijn naar Brussel te vertrekken.”

Kostenreductie staat weer hoog op de bedrijvenagenda. Daarentegen is een aangename werkomgeving een troef in de war for talent. Zijn beide te verzoenen?

POLSTER. “Absoluut. Veel bedrijven hanteren nog werkplekstandaarden die gebaseerd zijn op het voorbijgestreefde model van de individuele werkplek. Twintig tot dertig jaar geleden was individueel werk goed voor 70 tot 80 % van de intellectuele output op de kantoorvloer. Vandaag is 60 % van die output al het resultaat van de samenwerking tussen mensen. We moeten onze kantooromgeving dus afstemmen op dit nieuwe gegeven. Dat wil zeggen minder individuele werkplekken, meer formele en informele ontmoetings- en samenwerkingsplaatsen. Voeg daarbij dat veel mensen mobiel werken en deeltijds werken, en het wordt duidelijk dat we moeilijk kunnen vasthouden aan het principe van één werkplek voor één werknemer. Als je in je gebouw een dagelijkse bezettingsgraad van slechts 40 % hebt, dan klopt er iets niet. Maar het is eigenlijk een geweldige opportuniteit. Want je kunt besparen op het aantal vierkante meter én de werkomgeving afstemmen op de werkprocessen.”

Betekent dit voor kantoormarkten dat de vraag naar oppervlakte afneemt?

POLSTER. “Ongetwijfeld. De flexibiliteit neemt toe, deeltijds werken ook. Als je bijvoorbeeld zoals in Nederland met 45 % deeltijdse arbeidskrachten zit, dan moet je wel evolueren naar gedeelde werkplekken. Maar de impact ervan op de huurmarkt zal veeleer miniem zijn. Tegelijk spelen er immers ook andere processen. Zo worden de levenscyclus van een gebouw en de inrichting steeds korter. En dat zorgt dan weer voor meer beweging op de huurmarkt.” (T)

Door Laurenz Verledens