De term facility management klinkt u ongetwijfeld bekend in de oren. De voorbije jaren besteedden immers meer en meer bedrijven aandacht aan het beheer van hun interne faciliteiten - gaande van het meubilair en de telefoon tot het onderhoud en de postdienst. Bedoeling hiervan is niet alleen de kosten te beperken, maar ook de efficiëntie en de kwaliteit van de werkomgeving te verhogen.
...

De term facility management klinkt u ongetwijfeld bekend in de oren. De voorbije jaren besteedden immers meer en meer bedrijven aandacht aan het beheer van hun interne faciliteiten - gaande van het meubilair en de telefoon tot het onderhoud en de postdienst. Bedoeling hiervan is niet alleen de kosten te beperken, maar ook de efficiëntie en de kwaliteit van de werkomgeving te verhogen. In die zoektocht naar kostenbesparingen steekt vandaag een nieuw fenomeen de kop op, namelijk de flexibele werkplek. Het begrip gaat uit van de vaststelling dat de gemiddelde bezettingsgraad van een kantoor slechts 30% bedraagt, terwijl de kosten van schoonmaak, verwarming en meubilair gewoon doorlopen. Door eenzelfde bureau door verschillende werknemers te laten gebruiken, kan worden gestreefd naar een optimaal gebruik van de aanwezige ruimte. Dit betekent dat men met meer werknemers op een kleinere oppervlakte terecht kan. Afhankelijk van het soort werk dat een werknemer moet uitvoeren, reserveert hij een bepaalde werkplek binnen het bedrijfsgebouw. Zo kan een personeelslid een vergaderzaal reserveren als hij klanten moet ontvangen; wanneer hij echter geconcentreerd aan een dossier wil werken, staat voor hem een apart bureau klaar. De eigen dossiers worden opgeborgen in een persoonlijke, mobiele unit die naar de werkplek van de dag verplaatst wordt. In onze buurlandenis de flexibele werkplek al in verschillende bedrijven geïmplementeerd. In België staat het systeem nog in de kinderschoenen. Het blijft voorlopig bij enkele pilootprojecten. De knelpunten werden duidelijk op een bijeenkomst rond het fenomeen, georganiseerd door de MCS Facility Management Special Intrest Group, geleid door Marcel Eeckhout. Praktische beslommeringenHet spreekt voor zich dat het invoeren van flexibele werkplekken de bestaande kantoorstructuren binnen een bedrijf grondig overhoop haalt. Niet zelden is zelfs een volledige reorganisatie nodig. Het afschaffen van de vaste werkplek betekent immers dat het eigen, vertrouwde bureau plaats moet ruimen voor een werkplek waar iedereen terecht kan.Zo moeten voor de gebruiker van de werkplek steeds de nodige software en communicatiemiddelen voorhanden zijn. Er moeten werkplekken worden gecreëerd voor de verschillende soorten taken die medewerkers van een bedrijf moeten uitvoeren. Wie in alle rust een verslag wil uittypen, heeft daarvoor een andere infrastructuur nodig dan wie een vergadering organiseert of een klant moet ontvangen. Ook de ergonomie mag niet uit het oog worden verloren. Stoelen en bureaus moeten worden aangepast aan de individuele voorkeur van elke werknemer. De hele bedrijfsorganisatie moet op het gegeven van de flexible werkplek worden afgestemd.Een ander probleem is de toewijzing van de verschillende werkplekken. Indien de werkruimte naar beschikbaarheid wordt opgevuld, kan er voor sommige werknemers geen plaats meer vrij zijn. Een goed reservatiesysteem, waarbij elke werknemer op voorhand moet laten weten welke werkplek hij wanneer nodig heeft, kan dit euvel verhelpen. Hoe groter het aantal medewerkers van een bedrijf, hoe kleiner de kans dat alle ruimte steeds wordt benut. De praktijk leert dat zelfs in een zeer sedentaire werkomgeving slechts bureaus nodig zijn voor twee derden van het totale aantal werknemers. Een voorbeeldvan een doorgedreven implementatie van de flexibele werkplek is het hoofdkantoor van Andersen Consulting in Parijs. Daar werken 900 adviseurs - die vooral buitenshuis aan de slag zijn - en 300 administratieve werknemers. Alleen deze laatsten hebben een vaste werkplek. Al de anderen moeten er één reserveren. Wie reserveert, vindt op de hem toegewezen plaats zijn persoonlijke ladekast, die ter plekke wordt gebracht en na volbrachte taak netjes weer wordt opgeborgen. Ook het persoonlijke telefoonnummer wordt naar die plaats omgeleid. De persoonlijke laptopcomputer kan worden ingelogd op het interne communicatienet zodat alle informatie steeds voor iedereen voorhanden is. Voorts telt het gebouw vergaderzalen van verschillende omvang, een multimedia-auditorium, vijftig afgescheiden hoekjes voor informeel overleg en een lounge. Door dit systeem is Andersen Consulting erin geslaagd de kantoorruimte terug te dringen van 9000 vierkante meter tot 7000 vierkante meter met de mogelijkheid om zonder problemen het personeelsbestand nog verder uit te breiden. Hoewel met deze operatie uiteraard een enorme investering gepaard ging, raamt Andersen Consulting de kostenbesparing op 1 miljoen dollar per jaar. MentaliteitsveranderingDit voorbeeld toont aan dat de praktische hinderpalen met de nodige inspanningen kunnen worden overwonnen. Een groter struikelblok is het sociale aspect van de flexibele werkplek.Het eigen bureau is voor vele mensen een soort persoonlijke werkcocon waarvan ze niet graag afstand doen uit vrees dat ze hun privacy zullen verliezen. Nochtans kan men in een multifunctionele werkomgeving kiezen wanneer men de nodige privacy nodig heeft. Het verlies aan status kan moeilijker worden gecompenseerd. Een flexibele werkomgeving brengt immers vanzelf een vlakkere bedrijfsstructuur mee. Het hebben van een eigen kantoor en de grootte ervan duiden erop dat een werknemer binnen een bedrijf al een klim op de ladder achter de rug heeft. Dit privilege wordt van hen afgenomen als ze elke dag op een andere plaats worden tewerkgesteld. Het systeem kan immers alleen maar werken als het in de hele bedrijfsstructuur - van hoog tot laag - wordt toegepast. Specialisten wijzen erop dat een grondige mentaliteitsverandering zich opdringt. Daarbij moet afstand worden gedaan van het bureau als uiterlijke status. Het komt er op aan om het belang van een werknemer op een andere manier duidelijk te maken. Zo is er het voorbeeld van een bedrijf waar de werknemers op basis van hun anciënniteit en functie een andere pin op de jas krijgen opgespeld. Een optimale begeleiding in de nieuwe werkomgeving, met aandacht voor eventuele klachten en een duidelijke uitleg, is eveneens noodzakelijk.Niet alleen de gewone werknemersmoeten het principe van de flexibele werkomgeving aanvaarden, ook de bedrijfstop moet er voor openstaan. Vaak knelt hier het schoentje. Enerzijds vergt het invoeren van de flexibele werkplek een serieuze investering, waarvan het onmiddellijke resultaat vaak niet zichtbaar is. Facility management wordt immers pas op langere tijd rendabel. Anderzijds brengt een flexibele werkplek binnen een bestaande bedrijfsstructuur ook een volledige herschikking van een bedrijf mee. Het onderzoek door de facility managing consultant naar de problemen binnen de verschillende afdelingen van een bedrijf, confronteert een bedrijfsleiding met haar tekortkomingen. Er moet eveneens worden geluisterd naar de noden van het personeel. Dat is niet altijd evident. Hier is een belangrijke taak weggelegd voor de consultant die als brug tussen werkvloer en directie moet fungeren. Ook hier wijzen de specialisten op het belang van sensibilisering. Als voorbeeld fungeren de resultaten in het buitenland en de vaak onoverzichtelijke infrastructuur bij de meeste bedrijven. ToekomstmuziekHoewel de interesse van bedrijven voor de flexibele werkplek in België stilaan groeit, zal de invoering van het systeem in de meeste bedrijven nog heel wat voeten in de aarde hebben. De technologische vooruitgang heeft de praktische drempel al aanzienlijk verlaagd, maar de menselijke kant is een niet te onderschatten remmende factor. Het belangrijkste voordeel blijft de kostenbesparing. Maar zelfs dit argument, dat het traditioneel toch goed doet bij de bedrijfsleiding, kan de directie voorlopig nog niet over de streep trekken. Zij blijft immers te gefixeerd op de kost die de invoering van een flexibele werkomgeving genereert. Zelfs als de bedrijven voor het idee gewonnen zouden kunnen worden, is het verre van zeker dat het systeem zal slagen. Aan een besparing in de infrastructuurkosten heeft de gemiddelde werknemer immers geen boodschap. Het voordeel voor deze werknemer blijft onduidelijk, waardoor voor hem de drempel te hoog ligt. Het optimisme van de facility managing consultants daarentegen is groot. Maar zij moeten het systeem dan ook verkocht krijgen... Niels Janssen