Maak tijd voor echt belangrijke taken

Iedereen wil wel dat er meer uren in een dag zouden zijn. Maar het hoeft niet bij dromen te blijven. Kenniswerkers kunnen tot een vijfde van hun tijd vrijmaken door zich te richten op de taken die er echt toe doen.

Julian Birkinshaw, hoogleraar strategie en ondernemerschap aan de London Business School en de auteur van Becoming a Better Boss, en Jordan Cohen, een productiviteitsexpert bij PA Consulting Group, onderzochten de voorbije drie jaar hoe kenniswerkers productiever kunnen worden. Het antwoord bleek simpel: schrap onbelangrijke taken of besteed ze uit, en vervang ze door taken met een toegevoegde waarde. Hun onderzoek wijst uit dat kenniswerkers gemiddeld 41 procent van hun tijd besteden aan bijzaken: activiteiten die weinig bevrediging bieden en die ook anderen kunnen uitvoeren. Waarom doen we die dingen dan nog? Omdat werk schrappen of uitbesteden gemakkelijker gezegd is dan gedaan. We houden instinctief vast aan taken die ons het gevoel geven dat we belangrijk zijn en druk bezig zijn. Tegelijk schuiven onze superieuren, die onder druk staan om meer te doen met minder mensen, net zoveel werk naar ons toe als we bereid zijn te slikken.

Birkinshaw en Cohen geloven dat het anders kan. Het onderzoeksduo ondervroeg 45 kenniswerkers in 39 bedrijven in acht sectoren in Europa en de Verenigde Staten, om erachter te komen hoe ze hun werktijd besteden. Kenniswerkers kunnen productiever werken door bewust stil te staan bij hun tijdsgebruik en te bepalen welke taken voor hen en hun organisatie het belangrijkst zijn. De rest kunnen ze laten vallen of creatief uitbesteden. Door kenniswerkers te doen nadenken over de balans in hun werkzaamheden en hen aanpassingen te laten doorvoeren, konden ze zowat een vijfde van hun tijd vrijmaken — gemiddeld een volle dag per week — en die uitgespaarde tijd besteden aan dingen die er echt toe doen.

Er zijn bedrijven die zelf het initiatief nemen om de efficiëntie van hun personeel op te drijven. Denk aan maatregelen zoals e-mailvrije vrijdagen, een maximumduur voor vergaderingen of een verbod op interne powerpointpresentaties. Als kenniswerkers niet gewonnen zijn voor zulke richtlijnen van bovenaf, vinden ze wel iets om het systeem te snel af te zijn, zeggen Birkinshaw en Cohen. De onderzoekers pleiten daarom voor de gulden middenweg: weloverwogen, zelfgestuurde interventies die het management ondersteunt en die kenniswerkers helpen zichzelf te helpen. Dat gaat in vijf stappen.

1. Stel vast welke taken weinig waarde hebben

Vul de zelftest in en bepaal welke van je dagelijkse activiteiten niet zo belangrijk zijn voor jezelf of voor het bedrijf, en welke vrij gemakkelijk kunnen worden geschrapt, gedelegeerd of uitbesteed. Het onderzoek laat zien dat minstens een kwart van de dagelijkse activiteiten van de doorsneekenniswerker in beide categorieën valt. Je zou dus moeten uitkomen op zo’n tien uur minder belangrijk en uitbesteedbaar werk per week. Voorbeelden van zulke activiteiten zijn sommige vergaderingen, administratieve routinetaken, projectplanning of het ordenen van documenten.

2. Beslis of je wilt schrappen, delegeren of herzien

Deel de weinig waardevolle taken in drie categorieën in: schrapbaar (dingen waar je meteen mee kunt ophouden, zonder negatieve gevolgen), uitbesteedbaar (taken die je zonder veel moeite kunt delegeren) en taken die je op lange termijn kunt herzien (werk dat moet worden geherstructureerd of een grondige controle behoeft). Die oefening doet je nadenken over je werkelijke bijdrage aan de organisatie.

3. Besteed taken uit

Taken uitbesteden vonden heel wat respondenten de moeilijkste opdracht, maar ze haalden er uiteindelijk de meeste voldoening uit. De meeste deelnemers delegeerden 2 tot 20 procent van hun werk, zonder dat hun productiviteit of die van hun team daalde.

4. Doe iets nuttigs met de vrijgemaakte tijd

Schrijf twee of drie dingen op die je zou moeten doen, maar op dit moment niet doet. Houd bij of je je tijd inderdaad efficiënter gebruikt. Sommige deelnemers konden vroeger naar huis en hadden dus meer tijd met hun gezin, waardoor ze de volgende dag wellicht beter gehumeurd en energieker aan de slag konden gaan. Anderen ondervonden dat de vrijgekomen tijd meteen werd opgeslokt door onvoorziene dingen. Maar meer dan de helft van de respondenten wist de extra uren te gebruiken om beter te presteren.

5. Houd je aan je plan

Het proces verloopt volledig zelfgestuurd, maar het is van groot belang dat de werknemer het deelt met zijn baas, collega of mentor. Leg uit welke activiteiten je afstoot en waarom. En spreek af dat je over een paar weken met die ander zult bespreken wat je hebt bereikt. Zonder die stap is de kans groot dat je in je oude gewoonten terugvalt. Veel deelnemers meldden dat hun managers behulpzaam en positief waren.

Volgens Birkinshaw en Cohen kan die aanpak de productiviteit onder kenniswerkers met relatief weinig inspanningen en zonder sturing door het management een aanzienlijke boost geven. Verandering is uiteraard niet altijd gemakkelijk. “Het is moeilijk eraan vast te houden als niemand boven je staat die je achter de veren zit”, merkte een respondent op. Maar ze waren het er allemaal over eens dat de oefening een nuttig dwangmechanisme was om hen te helpen efficiënter en geëngageerder te werken. Om dat resultaat te bereiken, hoef je je afdeling niet te reorganiseren en geen werkprocessen om te gooien of businessmodellen op hun kop te zetten. Het enige wat je moet doen, is de juiste vragen stellen en met de antwoorden aan de slag gaan. Je bent tenslotte een kenniswerker. Je oordeelsvermogen is een van de redenen dat je op je huidige post zit, nietwaar?

© HARVARD BUSINESS REVIEW/NYT SYNDICATE

We voelen ons gevangen in een spinnenweb van verplichtingen waaraan we ons moeilijk kunnen onttrekken.