KOOP NIET TE VEEL LICENTIES

Het is onwettig om onvoldoende licenties te hebben voor de programma’s die de onderneming gebruikt. Maar een teveel aan licenties doet de kosten onnodig oplopen. Misschien helpt een schifting.

Vroeger was software waarvoor de onderneming geen licentie had een groot probleem. Ze liep het gevaar dat het betreffende programma aangeslagen werd of riskeerde een boete of zelfs een proces. Tegenwoordig is licentieoverdaad – waarbij de firma betaalt voor rechten, bijstand en onderhoud van programma’s die niet gebruikt worden – een al even grote bekommernis.

Bedrijfsleiders hebben redenen om zich ongerust te maken. Een bedrijfslicentie dekt voornamelijk het gebruik van het programma voor iedereen die in de firma werkt. De licentie wordt over het algemeen verleend op basis van het aantal personeelsleden. Het aantal personen dat effectief gebruikmaakt van een bepaald programma kan aanzienlijk lager liggen. Dan betaalt de onderneming dus voor ongebruikte licenties.

Ondoordachte aankoop

Een eerste maatregel om het aantal betaalde licenties terug te dringen, is nauwkeurig te bepalen hoeveel mensen er gebruikmaken van het programma. “De meeste ondernemingen denken dat ze te weinig licenties hebben, terwijl in de praktijk is het tegendeel meestal waar,” verzekert John Lovelock, directeur-generaal van de Federation Against Software Theft.

Het is bovendien mogelijk om tot 12 % te besparen door programma’s te elimineren die alleen maar stof liggen te vergaren, met andere woorden, die gekocht maar nooit gebruikt werden,” zegt Simon Scarrott, verantwoordelijk voor de commerciële ontwikkeling bij Compass Management Consultants. “Ondernemingen kopen ondoordacht aan. Om zich te beschermen tegen eventuele represailles kopen ze een licentie voor grote bedrijven zonder zich af te vragen: heb ik wel zoveel programma’s nodig?”

Een antwoord op dat probleem kan enkel komen van een audit die de hele informatica-uitrusting en alle programma’s op een rijtje zet. “Dat is geen mission impossible,” aldus John Lovelock. “Het brengt in een eerste fase wel een massa werk mee. De eerste stap bestaat erin een elektronische audit uit te voeren, gevolgd door een manuele controle op elk toestel dat niet met een netwerk verbonden is. Bedrijven met een vloot van 200 voertuigen hebben meestal een fleetmanager. De waarde van alle computerprogramma’s binnen een organisatie is waarschijnlijk groter dan die van de auto’s, maar van een directeur IT-licenties is nauwelijks sprake.” Zo’n manager moet blijk geven van zowel technische als fiscale competentie en de reële behoeften van de onderneming kunnen bepalen.

Volgens Steve Reynolds van Civica Services biedt die methode vier voordelen: “Er worden besparingen gerealiseerd, er wordt een inventaris van de licenties opgesteld, er wordt een grotere overeenstemming bereikt en er wordt een loop geschapen die een performanter beleid mogelijk maakt.”

Huren via internet

Op langere termijn kan de opkomst van softwarediensten – aankoop of huur via het internet van programma’s die men nodig heeft – het probleem van te veel of te weinig licenties uit de wereld helpen. In afwachting dreigen heel wat ondernemingen in de illegaliteit te verzeilen of juist te veel uit te geven aan programma’s die ze niet echt nodig hebben.

Copyright: Financial Times