Managers en ondernemers die begrijpen hoe de vier vormen van psychologische afstand werken, doen daar hun voordeel mee tijdens onderhandelingen.
Als de psychologische afstand met iemand groot is, zijn we geneigd meer in abstracte termen te denken. We focussen op het grote plaatje en op hoe wenselijk iets is. Als de psychologische afstand kleiner is, dan denken we veel concreter: we richten ons op de details, hoe haalbaar iets is en hoe we de opties zullen gebruiken.
Er zijn vier vormen van psychologische afstand: sociaal, tijd, ruimtelijk, ervaring (zie kaderstuk). Afstand tussen uzelf en anderen is overigens zeker niet altijd slecht. Afstand in de tijd kan helpen om meer uitdagende doelen te formuleren. Als u de voordeur achter u dichttrekt om naar uw werk te gaan, creëert u een ruimtelijke afstand die nodig kan zijn om uw huiselijke beslommeringen achter u te laten en u op uw werk te concentreren. Ervaringsafstand kan uw denkkader verbreden. Dat is de reden waarom bedrijven vaak consultants inhuren om met een frisse blik naar hun producten en diensten te kijken.
Er is dus niet zoiets als de ideale mate van psychologische afstand of nabijheid. We moeten ernaar streven die afstand waar nodig te verkleinen of te vergroten om de ideale psychologische afstand voor dat moment en die situatie te bereiken. Dit kan op twee manieren: door de afstand kleiner of groter te maken, of door het ene type afstand te vervangen door een ander type.
Abstract
Hoe kunt u zelf de afstand tussen u en de andere partij aanpassen? Sociale afstand kunt u verkleinen door de gedachten, gevoelens en motieven van de andere partij te begrijpen. De een kan dat beter dan de ander, maar uit onderzoek blijkt dat een simpele richtlijn als ‘Probeer je op de intenties en belangen van de andere partij te concentreren’ het resultaat al kan verbeteren. Als u bevorderd bent tot teamleider en nu plots een trapje hoger staat dan uw collega’s, komt het erop aan de sociale afstand net te vergroten. Dat doet u door abstracter te praten. U hebt het dan bijvoorbeeld over ‘de omzet verhogen’ in plaats van ‘meer facturen opstellen’. Werknemers hebben meer voldoening als hun leiders op een meer abstracte, visionaire manier praten.
De tijdsafstand verkleinen is makkelijk: leg uzelf deadlines op. Een andere strategie is de toekomst voor ogen te halen. Als u bijvoorbeeld niet weet of u te veel hooi op uw vork neemt als u ja zegt tegen een uitnodiging om binnen een paar weken een praatje te geven, stel u dan voor dat u die presentatie de volgende dag al moet houden. Bent u nog altijd geïnteresseerd? Spelen met de tijdsafstand kan u ook helpen om scherp te stellen wat u wil. Als u uzelf of uw ondergeschikten een uitdaging wil geven, kunt u zich voor de geest halen hoe uw volgende evaluatiegesprek kan verlopen. Welke gerealiseerde prestaties wil u graag bespreken?
Over ruimtelijke afstand hebt u de meeste controle. Een klant bezoeken ligt voor de hand als middel om de afstand te verkleinen. Om de afstand te vergroten en abstracter te gaan denken kunt u bijvoorbeeld op een nieuwe locatie vergaderen met uw medewerkers.
Een productmanager die marktonderzoek doet, kan de ervaringsafstand verkleinen door de klant te vragen prototypes te kiezen en te gebruiken. Fabrikanten van verpakte consumentengoederen vragen onderzoeksdeelnemers vaak in een ruimte met gevulde schappen te gaan ‘winkelen’. Het stimuleert de deelnemers om concreter over prijzen en merken na te denken.
Vervangen
Omdat de vier soorten psychologische afstand volgens dezelfde principes werken, kunt u de ene afstand door een andere vervangen om een meer abstracte of meer concrete manier van denken uit te lokken. Twee voorbeelden. U kunt sociale afstand vervangen door tijdsafstand. Wanneer u tijdens een onderhandeling op zoek bent naar een gemeenschappelijk punt tussen u en de andere partij, dan kunt u de tijdsafstand gebruiken: vraag u af wat u zou voorstellen als u binnen de komende twee uur een akkoord zou moeten bereiken. Op die manier doet u niets om de sociale afstand tussen uzelf en de ander te veranderen, want u voelt u niet meer met de andere persoon verbonden dan voorheen. Maar doordat de tijdsafstand is gekrompen, wordt het dringender. Daardoor kan het zijn dat u de deal op een andere manier benadert.
Bevindt u zich daarentegen in een situatie waarin u het respect van uw collega’s moet afdwingen, dan kan ruimtelijke afstand helpen om uw sociale afstand groter te maken. Verhuis naar een nieuw kantoor een eind verder en geef uzelf meer ruimte aan de vergadertafel in plaats van keurig te gaan zitten tussen uw collega’s. U kunt in dit geval even goed de tijdsafstand gebruiken: stel u voor wat u van uzelf in het bedrijf wil achterlaten. Zo stimuleert u uzelf om abstracter te denken en praten.
Rebecca Hamilton © Harvard Business Review/The New York Times Syndicate
