Hoever rijdt u belastingvrij ?

Het kilometertarief dat de federale overheid gebruikt om zijn ambtenaren te vergoeden wanneer ze hun eigen wagen, motorû of bromfiets gebruiken voor dienstverplaatsingen, is onlangs geïndexeerd. Het bedrag dat in ieder geval van belasting vrijgesteld is, gaat daardoor ook omhoog.

Wanneer ambtenaren van de federale overheid hun eigen wagen, motor- of bromfiets voor dienstverplaatsingen gebruiken, hebben zij in principe recht op een vergoeding, waarvan het basisbedrag vorig jaar forfaitair vastgesteld is op 10 frank per kilometer.

Zijn die vergoedingen belastingvrij? Het antwoord is ja. Weliswaar heeft de belastingadministratie aan “forfaitaire” kostenvergoedingen een broertje dood. Maar niettemin aanvaardt ze dat een “forfaitair” vastgestelde kilometervergoeding belastingvrij kan blijven, als het bedrag ervan gebaseerd is op ernstige normen.

Zo’n ernstige norm is precies het kilometertarief dat de federale overheid voor zijn eigen ambtenaren hanteert. Men mag immers aannemen (en de Administratie aanvaardt) dat de federale overheid dat tarief op een “ernstige” wijze heeft vastgesteld.

Het gevolg is dat de forfaitaire kilometervergoedingen die federale ambtenaren verkrijgen wanneer zij voor dienstverplaatsingen gebruik maken van hun eigen wagen, motor- of bromfiets (cf. 10 frank per kilometer), zonder meer belastingvrij blijven.

Het een en ander is overigens ook voor de privé-sector van belang: wat voor de federale overheid een “ernstige norm” is, is dat in de privé-sector immers ook.

Werkgevers uit de privé-sector die aan hun werknemers voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen, motor- of bromfiets kilometervergoedingen betalen die niet hoger zijn dan het tarief dat in de overheidssector wordt betaald, mogen er bijgevolg eveneens van uitgaan, dat die vergoedingen belastingvrij blijven.

Het tarief dat de federale overheid hanteert, is gebonden aan de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen. Zo komt het dat het onlangs verhoogd werd van 10 frank naar 10,63 frank per kilometer.

De indexatie vindt jaarlijks plaats per 1 juli. Dit wil dus zeggen dat het geïndexeerd bedrag van 10,63 frank per kilometer van toepassing blijft, van 1 juli 2001 tot 30 juni 2002. Vanaf 1 januari 2002 bevinden we ons evenwel in “euroland”; vandaar dat het tarief vanaf dat ogenblik niet langer 10,63 frank bedraagt, maar wel zijn equivalent in euro, en dat is, na afronding, 0,2636 euro per kilometer. Die afronding heeft weliswaar tot gevolg dat het tarief een beetje hoger wordt, maar het effect is te verwaarlozen. Zelfs als u 10.000 kilometer dienstverplaatsingen met de eigen wagen maakt, en daarvoor een vergoeding van 0,2636 euro per kilometer krijgt, wint u _ in vergelijking met de vergoeding in frank _ minder dan de tegenwaarde van één euro.

Volgt uit deze indexering van het tarief van 10 frank naar 10,63 frank per kilometer, dat werknemers uit de privé-sector ook “recht” hebben op een indexaanpassing van de vergoedingen die ze krijgen voor het gebruik van een eigen vervoermiddel voor dienstverplaatsingen? Tenzij dat contractueel afgesproken zou zijn, is dat uiteraard niet het geval. Het voormelde tarief is in principe enkel van toepassing in de overheidssector. Voor werknemers in de privé-sector geldt het slechts als een referentiepunt. Als ze voor hun dienstverplaatsingen gebruik maken van hun eigen wagen, motor- of bromfiets en ze daarvoor een vergoeding krijgen die niet hoger is dan het genoemde tarief, dan mogen ze er zeker van zijn dat die vergoeding niet zal worden belast. Meer betekenis heeft dat tarief voor hen niet.

Neem bijvoorbeeld een bedrijf uit de privé-sector dat aan zijn werknemers 9 frank per kilometer betaalt wanneer ze voor dienstverplaatsingen gebruik maken van hun eigen wagen. Die vergoeding blijft dan in ieder geval onbelast, want ze is lager dan het tarief van de federale overheid (cf. 10,63 frank per kilometer). Die vergoeding blijft (onder voorbehoud van andere contractuele afspraken) gehandhaafd zolang het bedrijf dat zelf wil. De indexering van het tarief in de overheidssector heeft daarop geen invloed. Maar stel dat het bedrijf morgen beslist om het kilometertarief (van in het voorbeeld 9 frank) te verhogen. Dan mag het er er zeker van zijn dat de vergoeding onbelast blijft zolang ze niet hoger is dan 10,63 frank per kilometer.

En wat als het bedrijf beslist om hogere kilometervergoedingen te betalen? Kunnen de werknemers die vergoedingen ook belastingvrij ontvangen? In de praktijk neemt men algemeen aan dat dit inderdaad het geval is, maar tot voor kort was dat nog niet officieel bevestigd. In een antwoord op een parlementaire vraag heeft de minister van Financiën nu beaamd dat hogere vergoedingen inderdaad ook belastingvrij kunnen blijven.

Maar voor die hogere vergoedingen kan men uiteraard niet volstaan met een simpele verwijzing naar het tarief dat in de overheidssector van toepassing is. De federale overheid betaalt immers geen vergoedingen (meer) die hoger zijn dan 10,63 frank per kilometer. De werkgever die een hogere vergoeding betaalt, zal daarom het bewijs moeten leveren dat die vergoeding “overeenstemt met de gemiddelde kostprijs per kilometer” van het voertuig dat voor de dienstverplaatsingen wordt gebruikt.

Voor werkgevers is de boodschap dus duidelijk: wanneer ze niet meer dan 10,63 frank per kilometer betalen, hoeven ze de gehanteerde kilometerprijs op fiscaal gebied niet te verantwoorden. Betalen ze meer, dan moet zo’n fiscale verantwoording wel.

Jan Van Dyck

De auteur is advocaat bij Dauginet & Co. en hoofdredacteur van Fiscoloog.

Werknemers uit de privé-sector hebben niet noodzakelijk recht op de indexering.