Een pasklaar antwoord op die vraag is er niet. De verplichte bewaartermijn varieert en hangt vooral af van de aard van de documenten en het gebruik dat ervan wordt gemaakt.

Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt dat de "boeken en bescheiden" (bijvoorbeeld het register van de aandelen) na de afsluiting van de vereffening nog minstens vijf jaar moeten worden bewaard. In dat geval legt de wet een termijn op waaraan u zich moet houden. Daarnaast zijn er documenten die u wettelijk niet moet bewaren. U doet er wel goed aan contractuele documenten, zoals belangrijke e-mails,...

Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt dat de "boeken en bescheiden" (bijvoorbeeld het register van de aandelen) na de afsluiting van de vereffening nog minstens vijf jaar moeten worden bewaard. In dat geval legt de wet een termijn op waaraan u zich moet houden. Daarnaast zijn er documenten die u wettelijk niet moet bewaren. U doet er wel goed aan contractuele documenten, zoals belangrijke e-mails, bij te houden tot de verjaringstermijn - doorgaans 10 jaar - is verstreken. Daarnaast zijn er sectorspecifieke reglementeringen en voor sociale documenten gelden diverse termijnen. Het zou ons te ver leiden een overzicht te geven van alle termijnen die van kracht zijn. Dit zijn de meest courante. In het Wetboek van de Inkomstenbelastingen staat dat de boekhoudkundige documenten en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, moeten worden bewaard "gedurende de zeven jaren die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben". Het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde bepaalt dat de uitgereikte en ontvangen facturen gedurende zeven jaar moeten worden bijgehouden. In het Wetboek van Economisch Recht staat dat ondernemingen hun boeken en verantwoordingsstukken zeven jaar moeten bewaren. Daarnaast moet u rekening houden met de bescherming van persoonsgegevens, aangezien de nieuwe Europese verordening ter zake - de General Data Protection Regulation, die in mei 2018 van kracht wordt - bepaalt dat de opslagperiode van de gegevens tot het strikte minimum moet worden beperkt. Anders gezegd: zelfs al verplicht de wet een onderneming documenten een tijdlang bij te houden, of zelfs al heeft de onderneming daar belang bij, dan nog mogen documenten die persoonsgegevens bevatten - waarmee de naam en het adres van een natuurlijke persoon kunnen worden achterhaald - niet zolang worden bewaard. Elk bedrijf zou dus een klare kijk moeten hebben op de bewaartermijnen die op zijn documenten van toepassing zijn. Nicolas Roland