Geen ontslagbrief nodig, een e-mailtje volstaat

Kunnen alle documenten op het werk louter elektronisch gehouden worden, van uw aanwerving tot het moment dat u uw werkgever verlaat? Technisch kan het. En juridisch?

Wet van 28 januari 2004 tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 10 februari 2004.

Bijna niemand waagt het nog te reppen over het papierloos kantoor. Het lijkt wel het monster van Loch Ness uit het informaticatijdperk: de believers zien het her en der opdoemen, maar ondertussen wordt het kantoor nog altijd tot de nok gevuld met papier. Toch heeft het bedrijf nu ook ruime juridische mogelijkheden om papieren formulieren te vervangen door louter virtuele documenten. Advocatenkantoor DLA LLP organiseerde een seminarie over het onderwerp, met- een een prima gelegenheid om na te gaan wat papierloos kan en wat nog niet – van de rekrutering tot het einde van het arbeidscontract.

De rekrutering

Bescherming van persoonsgegevens

Een werknemer aanwerven en een kandidatuur doorgeven kan al een tijdje on line. Technisch zijn er geen speciale moeilijkheden. Vraag is wat de eventuele werkgever kan aanvangen met de gegevens die hij van de kandidaat krijgt. Hij mag ook alleen die gegevens vragen die nodig zijn in het raam van de aanwerving. Zaken die gevoelig liggen (zoals informatie over de gezondheid) zijn uit den boze. De wet reikt wel een aantal uitzonderingen aan, bijvoorbeeld wanneer de job gevaar zou opleveren voor bepaalde risicogroepen (zoals zwangere vrouwen of hartlijders). De werkgever moet de kandidaat ook vertellen dat zijn gegevens bewaard worden, maar dat hij het recht heeft om ze in te zien en te corrigeren. In theorie moet de werkgever de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer melden dat hij gegevens met een persoonlijk karakter behandelt.

De gegevens mogen maar net zolang bewaard worden als nodig is voor de aanwerving. Als het de bedoeling is om een wervingsreserve aan te leggen, kan de termijn verlengd worden. De rekruteerder mag de informatie alleen doorgeven aan mensen die rechtstreeks te maken hebben met de rekrutering. Daarbij rijst ook de vraag of de gegevens mogen doorgestuurd worden naar het hoofdkwartier van de onderneming. Als dat gevestigd is in de Europese Unie, is er geen probleem. Staat het buiten de EU, dan moet de rekruteerder zich ervan vergewissen dat het land een voldoende bescherming van de gegevens garandeert. Als dat niet het geval is, moet hij het akkoord vragen van de kandidaat om de gegevens door te sturen of van het hoofdkantoor de verzekering krijgen dat ze op een gepaste wijze behandeld zullen worden.

De aanwerving

Elektronisch een arbeidscontract sluiten

Kan een arbeidscontract elektronisch gesloten worden? Alles hangt af van het type contract. Voor voltijdse arbeidsovereenkomsten van onbepaalde duur is geen enkele formaliteit vereist. Ze kunnen mondeling of via e-mail gesloten worden. Al blijft de bewijskracht een probleem. Het is dan ook raadzaam dat beide partijen een elektronische handtekening op het document plaatsen, dat via internet verstuurd wordt.

De andere contracttypes (bepaalde duur, deeltijds of met speciale clausules) vergen een geschreven document. Er bestaat geen enkele juridische uitspraak noch wet die het aangaan van zo’n overeenkomst via elektronische weg verbiedt of toelaat. Mallorie Lauvaux, advocaat bij DLA LLP, is van oordeel dat “er weliswaar enige controverse bestaat, maar dat om het even welk arbeidscontract geldig kan aangegaan worden via e-mail, op voorwaarde dat het elektronisch ondertekend wordt.”

Technisch volstaat het om een elektronische handtekening te plaatsen die conform is aan de wet. De nieuwe generatie van identiteitskaarten, die het formaat hebben van een creditcard en uitgerust zijn met een chip, kunnen – als de houder dat wenst – een elektronische handtekening bevatten. Om dat systeem te gebruiken, is een kaartlezer nodig. Een andere mogelijkheid zijn de handtekeningen die gekregen kunnen worden bij Certipost, een gemeenschappelijk filiaal van De Post en Belgacom. Voorlopig moet wel besloten worden dat het gebruik van een elektronische handtekening bij arbeidscontracten een eerder theoretische mogelijkheid blijft.

Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona)

Sinds 1 januari 2003 is het personeelsregister vervangen door de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona). De werkgever moet elke nieuwe werknemer registreren vanaf het ogenblik dat hij in dienst treedt. Hij kan dat doen op de site van de sociale zekerheid of telefonisch.

In de onderneming

Controle op het gebruik van het netwerk

Een werkgever kan nagaan of zijn werknemers niet voor andere dan beroepsredenen op internet surfen. Dan moet er wel duidelijk in het arbeidsreglement staan wat toegelaten en wat verboden is. De werknemer heeft sowieso het recht om binnen de onderneming privé-communicatie te voeren.

Vervolgens kan de werkgever controleren welk gebruik gemaakt wordt van het netwerk en van de elektronische post. Hij mag dat echter slechts met vier duidelijk omschreven bedoelingen: het voorkomen van feiten die ongeoorloofd zijn of in strijd met de goede zeden, de bescherming van de belangen van de onderneming, de veiligheid en de goede werking van de IT-systemen, en het te goeder trouw naleven van de regels die binnen de onderneming gelden. De controle moet in verhouding staan tot de doelstellingen, transparant zijn en de procedure naleven die werd vastgelegd in CAO 81. Die collectieve arbeidsovereenkomst bepaalt onder meer dat de werknemers gewaarschuwd moeten worden én verbiedt in eerste instantie om gegevens te sprokkelen die de werknemer kunnen identificeren. Met andere woorden: alleen anonieme gegevens mogen ingezameld worden, zoals een lijst van bezochte websites, de omvang van de elektronische post of de uren waarop het netwerk het meest gebruikt wordt.

“Pas wanneer er iets abnormaals vastgesteld wordt, kan de werkgever een procedure opstarten om een werknemer te identificeren. Als de werkgever die regels niet naleeft, zal hij de bewijzen die hij in dat verband heeft verzameld ook niet kunnen inbrengen voor de rechtbank. Hij riskeert bovendien door de werknemer aangeklaagd te worden wegens schending van de privé-levenssfeer en kan veroordeeld worden tot het betalen van een schadevergoeding,” legt Mallorie Lauvaux uit.

Thuiswerken

Telewerken komt steeds vaker voor. Vanuit juridisch oogpunt moet ervoor gezorgd worden dat het arbeidscontract aangepast wordt aan die mogelijkheid. Het tijdstip, de duur en de dagen waarop de werknemer thuis mag werken, evenals de eventuele terugbetaling van de kosten eigen aan de werkgever, moeten erin vastgelegd worden. Het is aangeraden om ervoor te zorgen dat de verzekering van de werkgever tussenbeide komt als de telewerker iets overkomt tijdens zijn werkuren.

Elektronische contracten

Al vier jaar hoeft een handtekening niet langer met de hand geschreven te zijn om geldig te zijn. Het kan dus ook elektronisch, op voorwaarde dat de authenticiteit van de handtekening en de integriteit van de inhoud van het document gewaarborgd zijn. De wet betreffende de elektronische handel bepaalt bovendien dat elk contract dat elektronisch gesloten wordt, dezelfde waarde heeft als een overeenkomst op papier. Bij gebrek aan een elektronische handtekening of bij een technische beperking van de toegang tot het document, kan het raadzaam zijn om een disclaimer toe te voegen aan de e-mail.

Elektronische facturering

De Belgische wetgever heeft de elektronische facturering een wettelijk kader bezorgd (*). Die mogelijkheid is niet oninteressant. Vergeet niet dat een elektronische factuur drie tot vier keer minder kost dan een papieren exemplaar. De elektronische factuur is nu rechtsgeldig op voorwaarde dat ze door de bestemmeling aanvaard wordt. “Daarbij moeten zowel de authenticiteit van de verzender als de integriteit van de inhoud gegarandeerd zijn, bijvoorbeeld door het gebruik van de elektronische handtekening,” weet Patrick Van Eecke, advocaat bij DLA LLP.

De wet geeft ook regels voor het bewaren van die facturen. Zo moeten de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen, tien jaar lang bewaard worden in een leesbare vorm. De facturen mogen echter wel bewaard worden in een andere lidstaat van de Europese Unie op voorwaarde dat de belastingadministratie daarvan op voorhand op de hoogte wordt gebracht en dat ze vanuit België elektronisch toegankelijk blijven (door downloaden).

Veel meer nog dan de elektronische signatuur bij arbeidsovereenkomsten, heeft de elektronische facturering een stevige toekomst. Isabel, het netwerk voor elektronisch bankieren van ondernemingen, biedt het systeem dat gebruikt wordt voor de certificatie van de betalingen ook aan voor factureringen. Meer dan 40.000 ondernemingen ontvangen al facturen in die vorm.

Einde van het arbeidscontract

Met aangetekende elektronische brief

Kan een werkgever een medewerker ontslaan via elektronische weg? Als het gaat om een ontslag dat onmiddellijk ingaat en dat gepaard gaat met de uitbetaling van een vergoeding, zijn er geen specifieke formaliteiten te vervullen. Het volstaat om de ontslagvergoeding uit te betalen. Dat kan ook geregeld worden via het net. Maar ook hier draait alles rond de bewijzen van het ontslag. Voor afdankingen waarvoor een vooropzeg geldt of voor het meedelen van ernstige ontslagredenen, moet de betekening aangetekend gebeuren. Ook wanneer de werknemer ontslag neemt, kan hij dat elektronisch melden, maar hij moet het dan wel doen bij elektronisch aangetekend schrijven of zijn werkgever vragen om zijn elektronische handtekening aan te brengen op de ontslag-e-mail.

Technisch bestaat de mogelijkheid al om een aangetekende brief te verzenden, maar dan moeten zowel werkgever als werknemer beschikken over een mailbox die het uitdrukkelijk mogelijk maakt zo’n aangetekend schrijven te ontvangen, wat op dit ogenblik zelden het geval is (Certipost biedt wel al die mogelijkheid).

Opslag van werknemersgegevens

Bewaren op de juiste drager

Sommige documenten (contracten, sociale of fiscale formulieren) moeten een bepaalde periode (van een tot tien jaar) bewaard worden. Een algemene reglementering over de elektronische opslag bestaat nog niet, maar op het eerste gezicht lijken er in dat verband geen fundamentele hinderpalen. De wet vereist wel dat aan bepaalde voorwaarden voldaan wordt, die variëren naargelang van het type van document. Zo moeten de archieven die betrekking hebben op de belastingen, bewaard worden op een WORM-drager (bijvoorbeeld een dvd).

(*)

Robert van Apeldoorn – Géraldine Vessière

Vanuit wettelijk standpunt is het papierloze kantoor perfect mogelijk.

Een elektronische factuur kost drie tot vier keer minder dan een papieren exemplaar.