Er bestaan geen zekerheden meer

In het nieuwe kantoorconcept is geen plaats meer voor een eigen bureau, een eigen computer en een foto van vrouw en kinderen op de werktafel. Veel werknemers hebben het daar moeilijk mee. Met het afschaffen van de eigen werkplek valt immers ook een gevoel van zekerheid weg. Enkele tips om de overgang toch vlot te laten verlopen.

“Het kantoorwerk verandert. Dus is het ook logisch dat de kantoororganisatie en de kantooromgeving evolueren.”

Deze eenvoudige redenering vormt het uitgangspunt van Frank Duffy. Deze Brit heeft een goeroestatus in het wereldje van de facility managers – specialisten die ervoor zorgen dat personeelsleden optimaal renderen in een werkomgeving. Op zijn analyse valt weinig aan te merken: hoewel vandaag alles draait rond vlotte communicatie, teamwerk en creatief kenniswerk, zijn veel werkplaatsen nog volledig ingericht alsof er routinewerk en geïsoleerde taken moeten worden uitgevoerd. Waarom zou men nog vaste werkplaatsen voorzien voor werknemers die nauwelijks 20% van hun werktijd doorbrengen achter hun bureau?

VOOR…

Duffy stelt een alternatief voor dat de verschillende lay-out-mogelijkheden (aparte individuele kantoorruimten, kantoortuinen, concentratieruimten, plaatsen voor informele gesprekken) combineert met verschillende manieren om ruimte toe te wijzen aan de werknemers (persoonlijke of gedeelde werkplekken). Dit leidt niet alleen tot een serieuze kostenbesparing (minder huurkosten – aangezien de ruimte efficiënter wordt gebruikt – en minder meubilair), maar ook tot een hogere productiviteit.

De precieze invulling van de beschikbare ruimte hangt af van de organisatie, van de afdeling en vooral van de werkprocessen die er plaatsvinden. Een geslaagd kantoorinnovatieproject kopiëren is daarom uit den boze. Het zou fout zijn om het traditionele kantoortype te vervangen door één nieuw concept.

… EN TEGEN.

Er hangt evenwel ook een schaduwzijde aan kantoorinnovatie. Drs. Paul Vos, verbonden aan de Nederlandse Rijksgebouwendienst (RGD), onderzocht een aantal praktijkgevallen van kantoorinnovatie bij de Nederlandse overheid. Aan de hand van enquêtes, interviews en observatie ging de RGD de reacties na van werknemers op hun nieuwe werkomgeving. Hoewel die overwegend positief waren, kwam toch ook een aantal minpunten aan het licht: nieuwelingen geraakten moeilijker ingewerkt, geluidsoverlast vormde een probleem, er werd geklaagd over gebrek aan privacy en ruimte…

De praktijk is ook dat een deel van de werknemers weigerachtig staat tegenover kantoorinnovatie: ze moeten hun vertrouwde werkomgeving en -methodes opgeven, ze verliezen aan status door het opgeven van hun kamerkantoor. Paul Vos onderscheidt vier bronnen van weerstand: de te veranderen persoon zelf (mensen zoeken zekerheid; een eigen werkplek is zo’n zekerheid), de initiatiefnemer van de verandering (persoon waarin men geen vertrouwen heeft), de kantoorinnovatie zelf (niet elke innovatie is vooruitgang) en het proces van de invoering van de verandering (geen inspraak, geen voorlichting).

COMMUNICATIE.

Wie een innovatief kantoorconcept wil invoeren, mag dus flink wat tegenwind verwachten. Een goed communicatieplan is daarom zeker geen overbodige luxe, stelt Eric De Meester, internal training manager bij PricewaterhouseCoopers. De Meester begeleidde de (succesvolle) invoering van een nieuw kantoorconcept bij ex- Coopers & Lybrand. De sterke groei van het aantal werknemers op de afdeling Management Consultants Services (plus 300 op twee jaar tijd) lag aan de basis van de reorganisatie. Maar het nieuwe concept moest ook iets doen aan de kostprijs van de onbenutte beschikbare kantoorruimte (sommige consultants spenderen meer dan 80% van hun tijd bij de klant) en de moeilijke bereikbaarheid van de consultants. Volgens Eric De Meester mag die communicatie zich niet beperken tot het onderstrepen van de voordelen voor de organisatie. Elk individu in een onderneming tracht de eigen doelstellingen te realiseren. Wanneer de werknemer ervaart dat zijn persoonsgebonden objectieven in het gedrang komen, zal hij sneller weigerachtig staan tegenover het nieuwe kantoorconcept. De Meester wees ook op het belang van sleutelcommunicatoren of sponsors, invloedrijke personen in de organisatie die 100% geloven in het concept en dat ook op een geloofwaardige manier communiceren.

L.V.