Nieuwe medewerkers aanwerven is traditioneel een taak van de personeelsdienst. Vaak worden ook de CEO en de leidinggevende erbij gehaald, maar volgens de Duitse hr-expert Niels Pflaeging kunnen zij nooit alleen de ideale kandidaat selecteren (zie kader Rekruteren op basis van chemie). "Wil je een persoon die echt in het plaatje past? Laat de peers (Engels voor gelijken of collega's, nvdr) dan meebeslissen. Zij moeten met die nieuwe collega aan de slag. Hij mag alle competenties hebben die je vraagt, als het niet klikt met je team, begin je er beter niet aan", stelt Pflaeging.
...

Nieuwe medewerkers aanwerven is traditioneel een taak van de personeelsdienst. Vaak worden ook de CEO en de leidinggevende erbij gehaald, maar volgens de Duitse hr-expert Niels Pflaeging kunnen zij nooit alleen de ideale kandidaat selecteren (zie kader Rekruteren op basis van chemie). "Wil je een persoon die echt in het plaatje past? Laat de peers (Engels voor gelijken of collega's, nvdr) dan meebeslissen. Zij moeten met die nieuwe collega aan de slag. Hij mag alle competenties hebben die je vraagt, als het niet klikt met je team, begin je er beter niet aan", stelt Pflaeging. Het coachingcollectief iLean past dat principe toe. Haar eerste ontmoeting met het team was wel wat bevreemdend, geeft Kirsten De Coninck toe. "Ik kwam binnen en iedereen zat in een cirkel. Ze hadden net vergaderd. Even wist ik niet wat te doen: sloot ik aan bij de groep of zette ik me apart?" Collega Kris Philippaerts glimlacht. Nee, het was geen bewuste strategie om Kirstens reactie af te wachten. Wat wel klopt, is dat iedere kandidaat bij iLean met ieder teamlid moet kennismaken. "Rekruteren is voor ons geen wetenschap. Eigenlijk gebeurt het vooral op gevoel. iLean bestaat uit een hecht team van tien man. We willen vooral dat de kandidaat ieder van ons op de een of andere manier kan raken. De regel is simpel: zodra één teamlid een minder goed gevoel heeft bij een collega in spe, werven we hem niet aan." Philippaerts beseft dat iLean zich in een luxepositie bevindt: er bieden zich voldoende kandidaten aan om op dat goede gevoel af te gaan. Zelfs als er minder gegadigden zijn, zou iLean zich aan zijn principes houden. "We zijn sinds onze oprichting bewust trager gegroeid, om de hechtheid en de kracht van het team te bewaren." Kirsten was wel wat zenuwachtig toen ze zich mee in de cirkel zette, maar die nervositeit verdween snel. De eerste tien minuten van haar sollicitatie moest ze luisteren, terwijl de teamleden zichzelf en het bedrijf voorstelden. Ze kreeg te horen waar iLean voor staat en welke doelen het wil bereiken. Kris Philippaerts: "We zijn een kleine, vlakke organisatie waarin iedereen heel autonoom functioneert. We nemen je niet bij het handje, we bieden een context waarin je kunt groeien en leren. Die boodschap moet vanaf het begin duidelijk zijn." Daarom rekruteert iLean niet op basis van een cv, maar vooral op basis van de 'klik' tijdens een gesprek, liefst met alle leden van het team. "Eigenlijk is zo'n gesprek een uitwisseling van ideeën waaruit we zo veel mogelijk willen leren. We polsen naar de ervaring van de kandidaat, maar we willen vooral weten hoe hij zou omgaan met bepaalde situaties of problemen, wat zijn ambities zijn, en hoe hij in het leven en tegenover zijn werk staat." Een open en transparante bedrijfsvoorstelling. Check. Een onderlinge ervaringsuitwisseling. Check. En toen werd plots een mannetje in lego op tafel gezet. Kirsten De Coninck: "Het hoofdje prijkte op een ongewoon lange nek. Daarboven hing een helikopterschroef. Ergens ontwaarde ik ook de vorm van een hart, transparante blokjes en flexibele wielen." Kirsten De Coninck dacht aan de vacature waarop ze had gereageerd. Die bestond uit twee delen. Onder het titeltje "wie ben je" prijkten een paar standaardfrases voor de functie van officemanager, zoals "je bent een respectvolle en natuurlijke communicator". Wat lager, onder de kop "Maar waar we echt naar op zoek zijn" stond een veel specifiekere omschrijving: "je steekt je nek uit voor het team en wij doen dat ook voor jou!", "je behoudt steeds het helikopterzicht over alle lopende zaken" of "contacten leggen en die onderhouden zijn vanzelfsprekend voor jou". Het legomannetje belichaamde al die eigenschappen. Of Kirsten zich in het ventje herkende? "We zochten een officemanager, maar de standaardomschrijving schoot tekort", vertelt Kris Philippaerts. "De kandidaat moest vooral passen in ons team. Wat dat precies betekende, kregen we moeilijk op papier." Daarom gingen de iLeaners aan de slag met Lego Serious Play. "Door de legoconstructie in groep te ontwerpen en te bespreken, kwamen we tot een gedetailleerd profiel waar iedereen zich in kon vinden." "Dankzij het legomannetje raakten we allemaal in beperkte tijd op dezelfde lijn over de vacante rol en konden we ons gevoel rond die toekomstige teamgenoot verwoorden." Ook voor Kirsten was het mannetje belangrijk. "Van het pure officemanagement word ik niet echt warm, maar toen bleek dat de eigenschappen van het ventje primeerden, voelde ik me absoluut een geschikte kandidaat." Als ze de vacature nu opnieuw bekijkt, kan de klassieke jobomschrijving volgens Kirsten evengoed verdwijnen. Vooral onder het tweede kopje staat wat iLean echt nodig had. Kris Philippaerts: "We hebben een open cultuur waarin we alles met elkaar bespreken. Ieder teamlid werkt bijvoorbeeld bij een andere klant, maar elke werkdag rond halfeen bellen we allemaal in voor een conferencecall. We vertellen dan hoe het met onze projecten staat en vragen elkaar hulp en advies. Om de veertien dagen zitten we ook een dag samen met het team. We starten dan altijd met een check-in, waarbij iedereen vertelt hoe het professioneel en privé met hem gaat." "Die onderlinge betrokkenheid maakt dat de mayonaise pakt en dat moet ook aan de nieuweling blijven plakken. Een aanwerving is voor iLean maar een eerste stap in de verdere groei van ons team. Heeft een van ons daar een slecht gevoel bij, dan maken we een valse start." GOELE GEERAERT, FOTOGRAFIE THOMAS SWEERTVAEGHER"Rekruteren is voor ons geen wetenschap. Eigenlijk gebeurt het vooral op gevoel"