Een diagram zegt meer dan 1000 woorden

Heel wat diagrammen in presentaties zijn echte hersenkrakers: te veel tekst, overdadige kleuren, onduidelijke verbanden, geen boodschap. Dat kan beter.

“Het is mijn roeping om de manier waarop we communiceren te veranderen”, vertelt Jean-Luc Doumont, auteur van Trees, maps and theorems. Doumont, een communicatietrainer en -adviseur, vliegt heen en weer tussen bedrijven en universiteiten wereldwijd om zijn klanten te helpen efficiënt te communiceren. Zijn trainingen zijn gebaseerd op drie hoofdelementen: schriftelijke, mondelinge en visuele communicatie via diagrammen. “Onze klanten vragen meestal om training in schriftelijke of mondelinge communicatie. Als we de derde pijler noemen, visuele communicatie, zeggen ze vaak dat ze zich wel redden met Excel.”

Veel diagrammen schieten hun doel volgens Doumont echter voorbij. Hij beschikt intussen over een aardige verzameling voorbeelden van hoe het niet moet. Veel van die voorbeelden komen uit ondernemingsrapporten of gerenommeerde wetenschappelijke tijdschriften. Te veel informatie, weinig intuïtief of een verkeerde weergave van de situatie: visuele communicatie beantwoordt vaak niet aan haar hoofddoelstelling, namelijk een boodschap overbrengen. “Het allerbelangrijkste is dat je ziet wat de boodschapper wil zeggen. Als communicator moet je daarom de kern van je eigen boodschap opzoeken”, zegt Doumont. “Visuele communicatie is eigenlijk aangeboren. Verbale communicatie – schriftelijk of mondeling – is abstracter en gebonden aan conventies.” De belangrijkste elementen van het diagram moeten als eerste in het oog springen en de vermelde gegevens moeten pertinent zijn.

Weg met legendes

“Het grootste probleem met diagrammen is dat ze niet volledig visueel zijn. Er zit meestal een legende bij”, aldus Doumont. “De interpretatie van de kleuren zou intuïtief moeten zijn en overeenstemmen met het voorgestelde concept. Dat is echter zelden het geval. De betekenis van de kleuren is voor elk diagram verschillend. Dus zijn er legendes nodig die soms eerder aan een woordenboek doen denken.” De oplossing: een rechtstreeks verband tussen de gegevens en de legende, bijvoorbeeld door een lijn te trekken tussen enkele cijfers en hun betekenis. Daarmee zijn de kleurproblemen opgelost en verbetert de leesbaarheid.

Doumont gaat echter nog verder: we moeten ernaar streven om legendes overbodig te maken. Een diagram met de titel als enige legende is het doel – een titel die voldoende toelichting bevat om de visuele weergave duidelijk te maken. “Een legende moet informatie toevoegen, de boodschap formuleren die bij het publiek moet blijven hangen. Het diagram moet worden geïnterpreteerd en er moet een conclusie worden getrokken: wat wordt er getoond en wat betekent dit?” Volgens Doumont mag een legende daarom niet verwijzen naar de tekst. Ook moet de legende meer doen dan alleen de namen herhalen van de assen van de grafiek.

“Algemeen gesproken mag alleen de essentie worden behouden”, adviseert Doumont. “3D mag worden geschrapt, want onze kwantitatieve perceptie wordt erdoor verstoord. 3D is intuïtief, maar niet erg precies. Het is moeilijk voor de ontvanger om de verschillende gebieden duidelijk te onderscheiden.” Ook diagrammen die slechts één waarde weergeven, zijn een slecht idee. Als een grafiek meer ruimte inneemt dan een tabel om informatie over te brengen, is er iets mis.

Keuze van het type diagram

Het type diagram moet worden aangepast aan de gegevens. “De communicator moet een aantal vragen beantwoorden,” aldus Doumont. “Wat zijn de relevante variabelen? Wat wil ik laten zien? Wil ik een vergelijking maken, een spreiding tonen, een correlatie zichtbaar maken, een evolutie in beeld brengen?”

Gaat het om een vergelijking waarbij het onderscheid tussen de verschillende waarden van belang is, dan is een staafdiagram of een positionering in de ruimte volgens waarde een goed idee. “Een staafdiagram blijft de meest efficiënte manier om verschillende waarden te vergelijken. Belangrijk is wel dat de volgorde van groot naar klein gaat. Begin de as bij nul om visuele leugens te vermijden.” Wilt u een evolutie weergeven, trek dan lijnen. Zorg er echter voor dat alles op dezelfde schaal wordt weergegeven. Voor correlaties is een wolk van punten de beste optie.

Om de variatie binnen een verzameling gegevens te tonen, is het aan te bevelen om alle gegevens weer te geven via een reeks punten. “De beste manier om gegevens weer te geven, is simpelweg de gegevens weergeven,” benadrukt hij. “Heb je te maken met een grote hoeveelheid gegevens, vat de spreiding ervan dan samen via een staafdiagram of een blokdiagram langs een bepaalde schaal.”

Hoe simpeler, hoe beter

Is het type diagram eenmaal gekozen, dan moet u ervoor zorgen dat dit optimaal wordt weergegeven. Vermijd ruis: alles wat de juiste interpretatie in de weg kan staan, moet worden opgeruimd. Hoe minder overbodige details, hoe efficiënter de communicatie. Zorg voor dikke lijnen, maak gebruik van contrasten, gebruik alleen horizontale tekst, gebruik kleuren alleen wanneer de betekenis volledig duidelijk is en geef alleen waarden weer die van betekenis zijn.

Het doel is om grafisch een duidelijke boodschap over te brengen. Soms is dat uw enige mogelijkheid om de informatie te doen overkomen. Mensen bladeren vaak door rapporten en wetenschappelijke tijdschriften en kijken alleen naar de afbeeldingen. Het is dus essentieel dat die diagrammen duidelijk en to the point zijn.

LARA VAN DIEVOET