Het was wel even schrikken toen ik twee jonge mensen tegen elkaar hoorde zeggen: e-mail is voor oude mensen. Voor iemand die fier is dat hij nog in Fortan heeft geprogrammeerd, is het een schok te vernemen dat zijn meest gebruikte communicatiemiddel verouderd is.
Nu ja, ik had het moeten weten. Het is al jaren geleden dat ik nog een handgeschreven brief heb gekregen. Ik weet overigens nog exact waarom en wanneer. Ik had in deze column enthousiast de lof gezwaaid van de atheïst Richard Dawkins en een godvrezend man wou mij met zijn schrijven redden van de hellebrand.
Ik herinner mij dat in 1987 bij de Vlerick-school de eerste inschrijvingen per fax binnenliepen. Stuurt u nog veel faxen? Stuurt u nog e-mails vanuit een Hotmail-account? Ja, er bestaan nog faxen, en ja, godvrezende mensen sturen nog handgeschreven brieven en Marc Buelens stuurt nog mails.
E-mails hebben als grootste nadeel dat je ze moet lezen. We hebben een historische fout gemaakt. Toen e-mail opstartte, had het nooit gratis mogen zijn. Stel je even voor dat het versturen van een gewone brief gratis zou geweest zijn. Dan puilde je brievenbus ook elke dag uit.
Veronderstel dat de eerste 1000 e-mails ontvangen gratis zou zijn en de eerste 250 verzenden ook. Wees maar zeker dat we zelfs tegen een belachelijk lage prijs voor het ontvangen en verzenden van extra mail, zeer selectief zouden zijn en heel agressief ‘neen’ zouden zeggen tegen al die waardeloze rommel in onze brievenbus.
Dus is er nu een tegenbeweging op gang gekomen om aan oudere mensen, zoals ik, duidelijk te maken dat het zo niet verder kan. Als het van de Fransen afhangt, zal ‘le droit à la déconnexion‘ opgenomen worden in de arbeidswet en hoef je in het weekend geen mails meer te lezen. Dan ga je gewoon maandag een uurtje of twee vroeger naar het werk en lees je alle mails die snoodaards toch sinds vrijdagmiddag hebben verstuurd.
We hebben almaar minder tijd om rotzooi te lezen. Ik herinner mij nog levendig de tijd van de echte zakenbrieven, het liefst gedicteerd aan een secretaresse. ‘Geachte Heer Vansan, in aansluiting op ons aangename onderhoud van donderdag 7 april jongstleden, bevestig ik hierbij, mede in naam van mijn medevennoten, dat we graag bij een volgende gelegenheid, en uiteraard op een tijdstip dat u zou schikken, een aantal elementen van de levertermijn van onze diverse goederen met u zouden bespreken.’ Dergelijke brieven werden ook onder collega’s geschreven.
In die geest heeft de ‘oude’ generatie vruchteloos geprobeerd de ‘jongere’ generatie manieren bij te brengen. Elke mail moet een verzorgde, heldere onderwerpregel hebben, de aanspreekvorm moet beleefd zijn zoals bij een brief (een wat???), en dus niet ‘Hi’. Geen dwaze afkortingen, steeds de spellingsregels respecteren en zo nog twintig regels uit de nettiquette. Wat doet de jongere generatie? Geen e-mails meer sturen. Probleem opgelost.
De Millenials (codewoord voor diegenen die zeggen ‘mail is voor oudjes’) vormen gesloten groepen, zoals leden van een team, en communiceren alleen binnen die groepjes met apps zoals Hipchat of Slack. Teamwork heette dat vroeger.
Plots beginnen bedrijven te beseffen hoe waanzinnig duur al dat e-mailgedoe wel is. De ene e-mailbesparingsgolf volgt de andere op. Steeds meer mensen beseffen dat ze hun meest productieve moment van de dag aan e-mails besteden. Dat heeft uiteraard een dubbel gevolg. Belangrijkere zaken, zoals eens rustig de zaken op een rijtje zetten of geduldig naar een klant luisteren, worden gedaan als het energiepeil lager staat. E-mails lezen zuigt energie. Zou het kunnen dat die bizar hoge burn-outpercentages op het werk gedeeltelijk toe te schrijven zijn aan de tirannie van dat oude ding, genaamd e-mail?
E-mails zijn ook gevaarlijk. Digitale communicatie laat altijd sporen na. Volgens sommige bronnen is de handgeschreven nota nu de meest populaire vorm van schriftelijke communicatie in de banksector. Als je het warm onder de voeten krijgt, kan je die nota’s grondig doen verdwijnen. Probeer dat maar eens met e-mail. Vraag het maar aan Hillary Clinton.
Zal de e-mail verdwijnen? Natuurlijk niet. De geschreven brief bestaat ook nog altijd. Komt er na Hipchat of Slack nog iets anders? Uiteraard niet. Die vormen van groepscommunicatie zullen zeker de volgende vijf eeuwen onveranderd meegaan. Zet die waarheid maar alvast in een mail to all.
De auteur is professor-emeritus aan de Vlerick Business School.
MARC BUELENS
We hebben een historische fout gemaakt. Toen e-mail opstartte, had het nooit gratis mogen zijn.
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier