Digitaal handwerk redt onze ziekenhuizen

Input for You zorgt sinds 2006 voor de elektronische archivering van medische documenten. Een schot in de roos, want de ziekenhuizen, ziekenfondsen en verzekeringsmaatschappijen in ons land bezwijken haast onder de tonnen papier in hun archieven. De Brusselse kmo verstrekt dagelijks werk aan zo’n 200 handenarbeiders in binnen- en buitenland.

Tientallen kilometers archieven. Dat is wat er schuilgaat in de kelders van de meeste Belgische ziekenhuizen. Kostbare ruimte die voor betere doeleinden zou kunnen worden gebruikt, zoals operatiezalen of meer parkeerruimte. Maar de Belgische wet bepaalt dat ziekenhuizen alle medische documenten dertig jaar moeten bewaren. Voor universitaire ziekenhuizen is dat zelfs honderd jaar. De oplossing: elektronische archivering. En dat doet Input for You, een kmo die begin 2006 werd opgericht door François Pecher, een informaticaspecialist, en Philippe Moortgat, een van de grootste aandeelhouders van brouwer Duvel Moortgat. Philippe Moortgat trok zich in 2003 terug uit het operationele beheer van de brouwerij. Zijn broer Michel, de huidige gedelegeerd bestuurder, werd door Trends uitgeroepen tot Manager van het Jaar 2010.

Miljoenen pagina’s en foto’s

Pecher is de broer van een vriend van Moortgat. Ze ontmoetten elkaar voor het eerst in 2005. Pecher was toen bezig met de elektronische verwerking van papieren archieven en had daar indexeringssoftware voor ontwikkeld. De zaken liepen goed. Moortgat investeerde in zijn business en samen richtten ze de onderneming Input for You op. Een nieuwe, frisse uitdaging voor de 46-jarige manager. “Deze activiteit is het tegenovergestelde van het brouwersvak: van een consumentenproduct ben ik in de b2b-wereld terechtgekomen. Met deze investering draag ik bij tot de ontwikkeling van een start-up.”

Maar het blijft niet bij investeren alleen. “Ik wil bijdragen tot een ondernemingsproject, sturing geven, mijn ervaring aandragen.” Philippe Moortgat heeft 45 procent van de aandelen in handen en wijdt twee dagen per week aan de onderneming. Zijn vennoot bezit ook 45 procent, de rest is in handen van de commercieel directeur. Pecher werkt voltijds in het bedrijf en houdt zich vooral bezig met de technologische aspecten.

In de voorbije vijf jaar heeft de Brusselse kmo een naam verworven in de gezondheidszorg. “Wij bieden een unieke service. We zijn gespecialiseerd in de digitalisering en indexering van grote volumes niet-gestructureerde documenten – we hebben het over miljoenen pagina’s – zoals medische dossiers, röntgenfoto’s, overzichten enzovoort.”

Uitbesteden aan werkplaatsen en Indiërs

Eerst worden de documenten gescand. Daarbij moeten foto’s, nietjes en paperclips worden verwijderd. Input for You besteedt deze taak uit aan beschutte werkplaatsen. De grootste, Manufast, ligt in Sint-Agatha-Berchem. De kmo heeft daar zijn kantoren gevestigd. De scanners hebben een capaciteit van 400.000 documenten per dag. “We maken dagelijks zo’n 2,5 miljoen digitale bestanden aan”, vertelt Pecher. Daarna is het tijd voor de indexering. Zo kunnen de klanten hun digitale documenten in een handomdraai terugvinden. Elk document wordt onder handen genomen – de opmaak wordt aangepast, witte pagina’s worden gewist – met duidelijk georganiseerde bestanden als resultaat, die zijn afgestemd op de behoeften van de klant. Input for You laat dat doen door een filiaal in India. “Indexering is handwerk. In België is dat onbetaalbaar”, aldus Pecher. De papieren gegevens worden daarna volgens strenge normen vernietigd.

De contracten hebben meestal een looptijd van anderhalf jaar. Is het werk klaar, dan krijgen de klanten hulp van Input for You bij het beheer van de documenten. De gegevens zijn online raadpleegbaar. “De contracten leveren terugkerend werk op”, stelt Moortgat vast. “De klanten vragen voortdurend om nieuwe diensten op het vlak van logistiek en traceerbaarheid.”

De eerste klanten waren ziekenhuizen, zoals het UZ in Leuven en Brussel, de Kliniek Edith Cavell en het Sint-Pietersziekenhuis in Brussel. Maar ze werken ook met de archieven van ziekenfondsen, verzekeringsmaatschappijen, banken en gemeenten. Vandaag heeft naar schatting een derde van de circa 180 ziekenhuizen in ons land zijn archieven papiervrij gemaakt. Er is dus nog heel wat potentieel voor nieuwe contracten. En de onderneming begint ook buiten de landsgrenzen naam te maken. Er komen al aanvragen uit Nederland binnen.

Een manager om de groei te beheren

Anderhalf jaar geleden haalden de aandeelhouders een manager in huis. Bernard Coppens is evenmin als Philippe Moortgat afkomstig uit de computerwereld. De vijftiger is opgeleid als burgerlijk ingenieur en werkte eerder bij Petrofina en Total, waar hij in binnen- en buitenland verantwoordelijke functies bekleedde. “Mijn rol bij Input for You houdt in dat ik de kmo structuur en professionaliteit verleen om de groei in de toekomst te verzekeren”, zegt hij.

Input for You heeft een twintigtal mensen in dienst. Als we de werknemers in de beschutte werkplaatsen en de Indiase informatici meetellen, zijn dankzij de kmo dagelijks zo’n 200 mensen aan het werk. De omzet bedroeg aan het einde van het boekjaar 2009-2010 zo’n 3 miljoen euro, de winst 180.000 euro. “Sinds afgelopen zomer voelen we de naweeën van de crisis. Ziekenhuizen hebben hun digitaliseringsprojecten uitgesteld, waardoor onze activiteiten vertraagden. Maar sinds december zitten we weer in een stroomversnelling”, vertelt Coppens.

De kmo focust op dit moment op de gezondheidszorg, maar ook uit andere sectoren komen aanvragen binnen. Zo scant het bedrijf alle boetes voor Mercedes Leasing. Een terugkerend contract dat nieuwe deuren zal openen.

SANDRINE VANDENDOOREN

Vóór het scannen worden foto’s, nietjes en paperclips verwijderd in beschutte werkplaatsen.