Misverstanden en valse beloftes zijn echter legio. Kijk even naar onze omgekeerde tijdspiramide (zie p. 130). Bovenaan vind je al wat je helpt efficiënter te zijn, meer te doen in minder tijd. Die principes zijn universeel. Als je melk wil koken, kun je eerst hout sprokkelen, dan de houtstoof aansteken, dan de pot op het vuur zetten. Na twee uur heb je dan warme melk. Met een magnetron na twee minuten. Als je een bericht wil sturen, kun je beginnen met 'ik neem de pen ter hand', de brief posten en rekenen op de postbode. Of je kunt een mailtje sturen. Technologie houdt de belofte in van haast eindeloze tijdswinst. Overal ter wereld. Maar in de praktijk krijg je enorme weerstand.
...

Misverstanden en valse beloftes zijn echter legio. Kijk even naar onze omgekeerde tijdspiramide (zie p. 130). Bovenaan vind je al wat je helpt efficiënter te zijn, meer te doen in minder tijd. Die principes zijn universeel. Als je melk wil koken, kun je eerst hout sprokkelen, dan de houtstoof aansteken, dan de pot op het vuur zetten. Na twee uur heb je dan warme melk. Met een magnetron na twee minuten. Als je een bericht wil sturen, kun je beginnen met 'ik neem de pen ter hand', de brief posten en rekenen op de postbode. Of je kunt een mailtje sturen. Technologie houdt de belofte in van haast eindeloze tijdswinst. Overal ter wereld. Maar in de praktijk krijg je enorme weerstand. Tot robotten ons vervangen, brengen we als kennisarbeider nog heel veel tijd door achter schermen en tokkelen we erop los. Onze productiviteit kan sterk verhoogd worden door perfect blind te typen met tien vingers. Iedereen die zichzelf 'rationeel' noemt, zou die vaardigheid perfect onder de knie moeten hebben. Kijk om je heen en merk hoe stuntelig veel collega's omgaan met een klavier. Zij zijn de zwakke schakel in de peperdure technologie. Ze weigeren een cursus sneltypen te volgen. Waarom? "Ik ben geen secretaresse! Ik heb dat niet nodig!" Niet nodig? Ze zouden niet alleen minder fouten maken, maar bovendien veel sneller typen. Waarom verpruts je dan graag tijd? "Moet ik, op mijn niveau, zoals een ouderwetse dactylo, naar een typcursus?" Hetzelfde geldt voor snel leren nota nemen tijdens vergaderingen en zeker voor snelleestechnieken. Een goede methode helpt je én beter én sneller te lezen. Wetenschappelijk al lang bewezen, maar wat een weerstand - zie het onderste driehoekje in onze figuur. Mijn zelfdefinitie vertelt me dat die persoonlijke efficiëntietechnieken niet voor mij zijn. Ik ben trots op mijn 'persoonlijke effectiviteit', maar ik lees traag, typ traag, neem traag en onvolledig nota. Ik zou productiviteitswinsten van tientallen procenten kunnen boeken, maar ik wil niet. Valkuil één: diepgewortelde waarden ondergraven relevante efficiëntie. Veronderstel dat jij perfecte meetingverslagen kan maken en de anderen niet. Veronderstel dat je tweemaal sneller bent. Wedden dat je baas dat na een tijdje ontdekt, en dat je nu vijfmaal meer verslagen mag maken? Het 'sociale' niveau heeft je erin geluisd. We hebben samen zelden goede afspraken over 'effectief e-mailgebruik' en je krijgt enorm veel tijdverlies omdat er misverstanden zijn, beledigingen, emotionele conflicten. Het is niet voldoende dat jij de mailetiquette volgt, iedereen moet het doen. Dit is valkuil nummer twee: als jij alleen efficiënter bent, kan je kunde als een boemerang in je gezicht terugkeren. Het vreemde is bovendien dat je steeds meer zult klagen over tijdstekort. Je bespaart elke morgen minstens een half uur dankzij de magnetron en de koffiezet. Heb je nu minder stress dan je (groot)ouders vijftig jaar geleden? Je kan met het vliegtuig naar New York, je hoeft de Titanic niet op. Is reizen nu veel relaxer geworden door al die gewonnen tijd? Het tweede niveau in de figuur is dat van modellen gericht op effectiviteit en de juiste dingen doen. Zowat elke training in tijdmanagement, zowat elk handboek zal je een variatie presenteren op het basisprincipe: verschuif je tijd van weinig effectief naar meer effectief. De facto zijn dat principes uit het kwaliteitsbeheer toegepast op de grondstof tijd. Verschuif van herstel naar preventie. Elke minuut die je investeert in de voorbereiding van een proces zoals een vergadering, een functioneringsgesprek of een presentatie, win je later veelvoudig terug. Wil je tijd van jezelf en anderen echt verknoeien? Bereid dan de dingen niet voor. Dan gaat er veel geld en energie verloren aan wachten, zoeken naar, irritatie, slechte afspraken, demotivatie. Je beseft dat er altijd tijd is om na de fouten deze op spectaculaire en emotioneel beschadigende wijze te herstellen, maar nooit tijd om het vanaf de eerste keer goed te doen. Je leert in zulke cursussen het Eisenhower-principe te hanteren: dringende zaken zijn zelden belangrijk, belangrijke zaken zijn zelden dringend. Verschuif je tijdsgebruik van dringend naar belangrijk. Leer 'neen' te zeggen tegen de aapjes die op je schouders springen. De grond van elk timemanagementprobleem is immers overdreven betrokkenheid. Ook hier lijkt er geen vuiltje aan de lucht, tot de anderen jou het slachtoffer maken van je discipline. Ik herinner mij een team dat na een cursus had afgesproken hun vergaderingen keurig voor te bereiden. De baas had de cursus niet gevolgd. Op de eerste vergadering kwam hij twintig minuten te laat, stapels dossiers onder de arm, iedereen keek naar elkaar, het scenario dat de trainer zo in detail had besproken, ontrolde zich voor hun ogen. Iemand had de moed op te merken "We hebben op de cursus waar jij ons naartoe gestuurd hebt, geleerd dat..." Waarop de baas dat met een autoritair gebaar wegwuifde met "allemaal theorie. Heeft er al iemand een oplossing voor het probleem van absenteïsme op vrijdagmorgen? Ik stel voor prikklokken in te voeren, anders gaan ze het nooit leren." Valkuil nummer drie: als macht botst met timemanagement, wint macht. Sommige goeroes hebben dat beseft en raden iedereen aan in zijn agenda voldoende tijd vrij te houden voor de capriolen van de baas (boss imposed time).Het derde niveau in de piramide: onze tijd. Toen roken nog geen longkanker veroorzaakte, had je die prachtige slogan 'Een Belga rook je nooit alleen'. Het moge al duidelijk zijn dat timemanagement vooral een kwestie is van de juiste afspraken. Heel veel tijd, vooral op het werk, is 'onze' tijd. Als ik mijn tijd optimaliseer, en bijvoorbeeld altijd 'neen' zeg omdat ik ooit een boekje heb gelezen over aapjesmanagement (neem nooit de aapjes van een ander op je schouder) en dat was het verkeerde boekje of ik heb het niet goed begrepen, dan zadel ik mijn collega's op met extra werk, en dan heb ik misschien geen timemanagementproblemen, maar zij wel. Delegeren is een belangrijke managementvaardigheid, maar blindweg taken delegeren naar gestresseerde medewerkers lost geen probleem op. Verpleegkundigen die de administratieve capriolen van de overheid moeten opvangen, zijn slechtere zorgvestrekkers geworden, maar de overheid leeft in de illusie van 'meer met minder middelen'. Timemanagement zonder andere ingrepen is een vergeetput graven. Valkuil vier: timemanagement zonder begeleidende organisatorische ingrepen veroorzaakt veel nodeloze problemen op de werkvloer. Uiteindelijk is timemanagement vooral een kwestie van tijd voor je fundamentele waarden. Atleten die tijd slijten enkele uren voor de wedstrijd hebben geen timemanagementproblemen. Als je met je passie bezig bent, heb je geen besef van tijd. Als je een zieke bezoekt, besef je wel dat je in de wereld van de vertraagde tijd bent. Timemanagement heeft te maken met de meest fundamentele vraag: wie ben ik? Daar zit de grootste valkuil: efficiënt en effectief tijdsbeheer tegen je waarden in is de kortste weg naar een burn-out. Wat helpt het nog sneller en nog efficiënter zinloze dingen te doen? "Voor een ontevreden mens zijn er geen gemakkelijke stoelen", zei Benjamin Franklin. Tijd altijd maar versnellen, geeft vreemd genoeg steeds meer het gevoel timemanagementproblemen te hebben. Het is pas in de vertraagde tijd, waar we tijd 'slijten', waar we nuttige overtolligheid ervaren, waar we een diep besef hebben zinvol bezig te zijn, dat timemanagement een echte meerwaarde inhoudt. De rest is helaas vooral zelfbedrog, de illusie van controle over onze tijd. Marc Buelens is professor- emeritus aan de Vlerick Business School. Vanuit zijn woonplaats Londen laat hij zijn licht schijnen over management(on)waarheden. Marc Buelens, illustratie Korneel Detailleur