Dringend is dwingend. Zo eenvoudig is dat. Een baas die dringend een kopie nodig heeft, een klant die dreigt met een proces. De belastingaangifte is bijna te laat, we moeten dringend naar het ziekenhuis, of een wat relativerend voorbeeld: we moeten dringend … naar het toilet. Als we iets dringends niet doen, loopt het slecht af: een slechte beoordeling, een extra belasting, een woedende baas of klant, een vieze broek. Voorbeelden van dringende dingen zijn erg herkenbaar. Dat is overigens een belangrijk kenmerk van ‘dringend’. Iedereen weet waarover we praten. Het dringende gaat immers altijd voor. Of we dat nu leuk vinden of niet. Als we moeten kiezen tussen brandpreventie of een brandje blussen, weet iedereen dat je best eerst dat brandje blust, of je kunt nooit meer aan brandpreventie doen.
Toch heeft ‘brandjes blussen’ een heel negatieve bijklank. Iedereen roept in koor: wij willen meer aan brandpreventie doen. Hoe komt dat? Economen kennen de wet van Gresham: het slechte geld verdrijft het goede. Als je in een economie ‘slecht’ geld (munten uit waardeloze metalen) in omloop brengt, samen met ‘goed’ geld (gouden munten bijvoorbeeld), en beide munten hebben dezelfde nominale waarde, dan zal iedereen het goud oppotten en zo snel mogelijk het slechte geld in circulatie brengen. Na een tijdje is er enkel nog slecht geld in omloop. Het goede geld is verdwenen. Hetzelfde geldt voor werk: het slechte verdrijft het goede.
Als niet-dringend werk, zoals preventie, coaching of planning samenvalt met dringend werk, dan wint na een tijdje het dringende werk. De oplossing? Zorg dat de twee niet in hetzelfde circuit zitten. Blokkeer tijd uitsluitend voor ‘goed’ werk. Ga naar een hutje op de hei zonder gsm, verbied mail op vrijdagnamiddag, neem een week ‘sabbatical’ ergens waar niemand weet waar je bent. Moderne technologie heeft er echter voor gezorgd dat het ‘slechte’ werk ons nu overal kan bereiken. Ook in dat hutje op de hei. Meer dan ooit schreeuwt iedereen: geef mij tijd, geef me ruimte voor de lange termijn en het ‘goede’ werk, voor de echt belangrijke dingen. En vijftien seconden later komt een mail met een dringend verzoek. Want bijna alle mails vermommen zich als dringend. De verzender zal verbaasd zijn dat je niet binnen het kwartier hebt gereageerd. Wij hangen allemaal aan touwtjes waar anderen roepen: dringend! Zelden was het dringende zo tiranniek.
We verwarren in ons taalgebruik voortdurend dringend en belangrijk. Nochtans zijn beide bijna altijd elkaars tegenovergestelde. Er zijn namelijk heel weinig jobs die zowel belangrijk als dringend zijn. Meestal is zo’n job een belangrijke taak die je net iets te lang hebt uitgesteld, waardoor hij nu plots dringend is geworden!
Als je iets dringends wel doet, gebeurt er niet veel. Je ontsnapt enkel aan de gevolgen van het dringende niet te doen. Als je echter iets belangrijks niet doet, gebeurt er aanvankelijk niet veel. Ademen is dringend. Als we het niet doen, zijn we na enkele minuten dood. Daarom is het dwingend. Het kan door zijn negatieve mogelijkheden alles kapotmaken. Het is daarom, telkens weer, superdringend. Ademen ‘belangrijk’ noemen is dus wat misleidend. Want als we wel ademen, zijn we er ons nauwelijks van bewust. Ademen geeft enkel de mogelijkheid om ons bezig te houden met echt belangrijke dingen, zoals het lezen van columns of het opstellen van een budget. Een goede ademhalingstechniek beheersen is wel belangrijk. Als we die niet beheersen, gebeurt er nog niet veel, als we die wel beheersen, spreken we duidelijker, leven we wat langer, beheersen we onze stress beter. Maar zo stellen de meesten: ademen is toch belangrijk, anders ga je dood. En iedereen wil toch leven. Dat is evident, maar dat is nu net de definitie van dringend.
Dit alles geldt ook voor de dwaze opdracht van een toevallig voorbijwandelende grote baas: “Neem eens snel een fotokopie van deze voetbaluitslagen van tweede provinciale” (zijn zoon speelt in die klasse). Als je dat niet doet, kan je carrière in gevaar komen, de grote baas heeft een scherp geheugen voor kleine gedragingen die hem hinderen bij zijn (onbelangrijke!) doelstellingen. Maar als je het wel doet, zal je dat niet veel vooruit helpen. Bazen maken de dingen altijd dringend. Het is vooral te hopen dat ze dat enkel doen voor belangrijke zaken. Maar dat is een illusie die zij koesteren. In werkelijkheid zijn dringende dingen zelden belangrijk. Maar dat inzicht hebben we zelden, omdat onze hersenen nu eenmaal geprogrammeerd zijn om snel en vol energie te reageren op het dringende, en in veel mindere mate op het ‘belangrijke’. Trends lezen is belangrijk. Maar je kunt dat nog altijd even uitstellen. Het is zelden dringend. Het noodlot van het management is dat je belangrijke dingen de vorm moet geven van iets dringends. Anders geraken ze niet gedaan, hoe belangrijk ze ook zijn. Daarom werken managers met deadlines, doelstellingen, tussenstappen.
Dit elementaire onderscheid is niet alleen belangrijk voor je timemanagement. Het ligt mede aan de basis van een van de grootste misverstanden rond management. Daarover volgende week meer. (T)
de auteur is hoofddocent aan de universiteit gent en partner van de vlerick leuven gent management school.
Marc Buelens
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier