We hebben hier 30.000 vierkante meter, dat is tweemaal meer dan in ons vorige magazijn in Merchtem", zegt Jean Pletinckx, directeur logistiek van de aankoopcentrale van Artsen zonder Grenzen België, tijdens een rondleiding in het farmaceutisch magazijn. Hier gelden strikte eisen en zijn er geregeld controles, bijvoorbeeld om te kijken of de medicijnen in de juiste omstandigheden worden bewaard." Het ziet er een beetje uit als de benedenverdieping van een IKEA-vestiging, met lange gangen met rekken vol kartonnen pakketten met kant-en-klare kits die op het terrein in elkaar worden gezet.
...

We hebben hier 30.000 vierkante meter, dat is tweemaal meer dan in ons vorige magazijn in Merchtem", zegt Jean Pletinckx, directeur logistiek van de aankoopcentrale van Artsen zonder Grenzen België, tijdens een rondleiding in het farmaceutisch magazijn. Hier gelden strikte eisen en zijn er geregeld controles, bijvoorbeeld om te kijken of de medicijnen in de juiste omstandigheden worden bewaard." Het ziet er een beetje uit als de benedenverdieping van een IKEA-vestiging, met lange gangen met rekken vol kartonnen pakketten met kant-en-klare kits die op het terrein in elkaar worden gezet. "We hebben dit magazijn in 2012 in gebruik genomen. Daarmee hadden we voor tien jaar goed moeten zitten, maar door de ebolacrisis zijn we zo sterk gegroeid dat we de maximumcapaciteit sneller zullen bereiken", zegt Jean Pletinckx. "Uiteraard is groei geen doel voor AzG, maar de afgelopen jaren bedroeg die niettemin 5 à 6 procent per jaar." De omzet van 50 miljoen euro in 2013 steeg naar 66 miljoen in 2014. Daarvan ging 22,5 miljoen naar de ebolacrisis. De reguliere projecten van AzG België en zijn partners zijn slechts goed voor de helft van de omzet, de andere helft is onvoorspelbaar en wordt bepaald door natuurrampen en andere urgenties. Ongeveer twee derde van de goederen gaat naar projecten van AzG zelf, de rest naar andere ngo's zoals Unicef of het Rode Kruis. "Onze structuur is ontworpen om op 80 procent van onze capaciteit te draaien", gaat de directeur logistiek verder. "De overige 20 procent dient om pieken op te vangen en voor verbeterprojecten. Vorig jaar hebben we de hele tijd op 110 procent van onze capaciteit gedraaid. Boven op de geplande 5 procent groei is er nog eens 15 procent bijgekomen. Ik was op een bepaald moment bang dat we door de ebola-epidemie onze andere projecten niet meer zouden kunnen beleveren. Het was op het randje." Brussel riep de hulp in van de andere coördinatiecentra om bij te springen. Toen de ebola-epidemie in maart 2014 uitbrak in het West-Afrikaanse land Guinee, was het logisch dat het Brusselse coördinatiecentrum de hulpactie zou organiseren. Het had expertise opgebouwd tijdens vorige kleinschalige uitbraken van het ebolavirus, een virus met bijzonder hoge mortaliteit, onder meer omdat onze landgenoot Peter Piot in 1976 een van de medeontdekkers van het virus was. Die vroegere uitbraken waren altijd kleinschalig, maar deze keer werd het een gigantische operatie die al bijna een jaar duurt en niemand kan zeggen wanneer ze afloopt. De epidemie is nu min of meer onder controle, maar het regenseizoen van juni tot oktober kan ze weer doen opflakkeren. De epidemie is de ultieme stresstest voor de logistiek die Artsen zonder Grenzen de afgelopen decennia op poten heeft gezet. Artsen zonder Grenzen, met 35.000 medewerkers de multinational onder de ngo's, heeft wereldwijd naast een dertigtal kantoren vijf operationele centra, van waaruit alle hulpacties worden gecoördineerd (zie De structuur van AzG). MSF Supply ('Médecins Sans Frontières' is Frans voor 'Artsen zonder Grenzen') is het magazijn in Neder-Over-Heembeek, vanwaar de hulpgoederen vertrokken naar West-Afrika. Aan de zijkant van het magazijn bevindt zich een assemblagezone. De medewerkers verpakken heel wat goederen in kant-en-klare kits voor de dokters en andere personeelsleden op het terrein. "Dat kan gaan van een eenvoudige noodkit met een stethoscoop, een schaar en wat medicijnen, tot een kit voor een volledig ziekenhuis, inclusief operatiezaal, ziekenwagen, tent, bed en energie- en watervoorziening. Zo'n kit vult meteen het hele vrachtruim van een vliegtuig of charter." Dat zo'n grote kit wordt besteld is zeldzaam, maar de kits zijn modulair opgebouwd, een beetje zoals de matroesjka's, de Russische poppetjes die in elkaar passen." Een dokter die vertrekt naar of aankomt in een noodgebied kan online zijn bestelling doen, waarna het geautomatiseerde pickingproces de gevraagde producten uit het magazijn haalt. Enkel het IT-programma weet waar de producten staan. Via algoritmes worden de goederen zo efficiënt mogelijk opgeslagen. Het personeel maakt de bestelling dan klaar voor verzending. Dankzij afspraken met de douane en luchtvaartmaatschappijen kunnen die kits binnen de 24 uur op het tarmac staan, in een vliegtuig worden geladen en binnen 48 uur ter plekke zijn bij de dokter in Liberia of Zuid-Soedan die ze heeft besteld. Zowat 300 internationale medewerkers van Artsen zonder Grenzen trokken naar Guinee, Liberia, Sierra Leone en Nigeria om de ebola-epidemie te bestrijden. De organisatie nam ter plaatse 3000 mensen in dienst om hen bij te staan. Haast al die dokters bestelden hun medicijnen en materieel in Brussel, een zware opgave voor het personeel in Brussel. "Van juli tot december werkten we in twee shifts -- dat is goedkoper dan overuren -- en breidden we het vaste personeel met 25 uitzendkrachten uit van 85 tot 110", zegt Pletinckx. Het hr-beleid van Artsen zonder Grenzen België zorgt ervoor dat mensen met jobs waarvoor veel opleiding nodig is -- zoals medewerkers voor de expeditie -- in loondienst zijn. Die vaste structuur kan snel worden uitgebreid met uitzendkrachten. De lange wachttijd op een vergunning zorgt er soms voor dat de houdbaarheidsdatum van het medicijn al verstreken is voor de vergunning is afgeleverd in een hulpgebied. Zeker voor de Oost-Afrikaanse landen als Somalië en Ethiopië is dat een probleem. "Hun invoerprocedures zijn heel ingewikkeld", zegt Pletinckx. "Daarnaast kan het zijn dat een dokter bij zijn vertrek een bestelling plaatst, maar bij zijn aankomst op het terrein merkt dat de producten niet meer nodig zijn en zijn bestelling annuleert. Al die producten staan dan gelabeld klaar voor vertrek en zijn gefactureerd. Ons systeem is ingesteld op die annuleringen." Er wordt in zo'n geval een kredietnota gemaakt, maar de goederen worden niet opnieuw uitgepakt en opgeslagen. Dat is te duur. "We geven ze als gift aan een andere regio en als het echt niet anders kan, vernietigen we ze, bijvoorbeeld als de medicijnen hun houdbaarheidsdatum te dicht zijn genaderd." Onder meer om zulke zaken nog meer te vermijden, wil Pletinckx de verhouding veranderen tussen de voorraad die in het magazijn ligt te wachten (ter waarde van 40 miljoen euro) en de goederen die onderweg zijn naar hun bestemming (4 à 6 miljoen euro). Medicijnen met een korte houdbaarheid bestelt AzG zo laat mogelijk, maar soms koopt AzG volledige voorraden op van een product. Bij een ramp als ebola is MSF Supply afhankelijk van de productiecapaciteit van zijn producenten, en dat zijn in tegenstelling tot AzG zelf commerciële farmaceutische bedrijven. "Het is afgelopen jaar gebeurd dat ik de volledige productie voor de komende zes maanden moest opkopen om te anticiperen op tekorten." AzG werkt ook met heel wat bedrijven samen via partnerschappen. Zo heeft AzG partners met wie het louter expertise deelt, zoals met het distributiecentrum van de Amerikaanse machinebouwer Caterpillar in Grimbergen. Jean Pletinckx: "Hun supply chain is afgesteld op een uitgekiende planning, terwijl onze aanvoerketen ontworpen is in functie van chaotische situaties en dringende leveringen. We leren van elkaar door informatie uit te wisselen en via workshops." Een andere partnerschap is dat met Zetes, dat diensten voor automatische identificatie van goederen en diensten levert. Pletinckx ging er eigenlijk gewoon producten kopen, maar uiteindelijk ontwikkelden Zetes en AzG samen een nieuw product en gaf Zetes ook financiële steun. Het management van AzG België heeft zich ook omringd met een adviescomité met experts in aankoop en supply chain die carrière maakten bij bedrijven als Unilever, Sanofi en Carrefour (zie 'Ingesteld op onvoorspelbaarheid'). Na de grootschalige uitbraak van het ebolavirus, schoten ook de grote farmabedrijven en universiteitslabs in actie. In de Belgische vestiging van het Britse farmaceutische bedrijf GSK werd een experimenteel ebolavaccin ontwikkeld, dat op dit moment wordt getest in Liberia. Ook Johnson & Johnson, het moederbedrijf van Janssen Pharmaceutica uit Beerse, werkt aan een vaccin. BENNY DEBRUYNE, FOTOGRAFIE THOMAS SWEERTVAEGHERDankzij afspraken met de douane en luchtvaartmaatschappijen kunnen die kits binnen de 24 uur op het tarmac staan, in een vliegtuig worden geladen en binnen 48 uur ter plekke zijn.