De kwaliteit van qualityware

Kwaliteitsbeheer is al lang niet meer een zaak van de kwaliteitsmanager, maar van de hele organisatie. Let er dus op dat uw ‘qualityware’ geïntegreerd is in uw bedrijf, waarschuwt consulent Ivo Demeulenaere.

“De informatietechnologie-omgeving staat traditioneel heel ver van de kwaliteitszorg,” stelt senior consultant Ivo Demeulenaere van het Centrum voor Kwaliteitszorg ( CKZ) West-Vlaanderen. “Bij Iso 9000-kwalificaties worden twee afdelingen vaak heel expliciet buiten het verhaal gehouden: informatietechnologie (IT) en financiën.” De reden is historisch. Kwalititeitsbeheer is vanuit de productie- of procesomgeving gegroeid en die omgevingen zijn – om het voorzichtig uit te drukken – niet de bakermat van de informatietechnologie.

Het resultaat, vooral in grote ondernemingen, wil wel eens wezen dat de kwaliteitsmanager zelf zijn IT-eilandje bouwt om de documentenslag te beheren die met Iso 9000-certificatie gaat gepaard. Daarvoor zijn tools op de markt, waarvan er een dozijn deze week te zien zijn op de vakbeurs Quality 99 in de Hallen van Kortrijk.

“Het probleem is dat veel van de informatie die daarin wordt bijgehouden ook in de grote pakketten van het bedrijf terug te vinden is, maar dat dat feit niet noodzakelijk bij de kwaliteitsmanager bekend is,” aldus Ivo Demeulenaere. Kortom, hij pleit voor terughoudendheid bij het invoeren van nieuwe IT-systemen voor kwaliteitszorg. “Bekijk bijvoorbeeld of de gegevens over opleidingsplanning en -opvolging niet al in het human resources-managementsysteem van uw bedrijf worden meegenomen,” adviseert hij. “En vraag u af of het verantwoord is om speciaal voor kwaliteitsbeheer een Lotus Notes-toepassing in te halen als er nergens in huis ondersteuning is voor Lotus Notes.”

Weet wat je hebt.

Natuurlijk is sommige qualityware zo specifiek dat de functies ervan in de standaard kantoorsuites of klassieke geïntegreerde bedrijfsbeheersystemen (enterprise resource planning of ERP) niet aan bod komen. Laboratory Information Management Systems (met het Ninoofse Compex als een belangrijke internationale speler) of systemen voor de kalibratieplanning van meetinstrumenten zijn voorbeelden.

Maar enkele klassiekers waarover Iso 9000 eist dat er informatie wordt bijgehouden, zijn wel degelijk in de bedrijfssystemen terug te vinden:

Contractbeoordelingen: gegevens over offertes, bestellingen, orderbevestiging zitten in uw commercieel pakket.

Ontwerpbeoordeling: documentatie over gebruikte producten hoort thuis in uw manufacturing resource planningpakket.

Documentbeheer: bekijk of het niet via de standaardsystemen van het bedrijf kan (via de bedrijfsdatabase, het e-mailsysteem en het intranet, bijvoorbeeld).

Identificatie- en naspeurbaarheid: begin niet met aparte labeling als het ook met de staafjescodes van het voorraadbeheersysteem kan. Gebruik uw logistiek systeem om de naspeurbaarheid van uw producten te organiseren.

Opleiding: ga voor die gegevens bij human resources aankloppen.

Een sterke samenwerking tussen human resources management, informaticasystemen en kwaliteitswerking kan veel dubbel werk en verloren investeringen vermijden, bepleit Ivo Demeulenaere. Eigenlijk kunnen zeven standaardapplicaties – tekstverwerking, hyperlinks, spreadsheet, database, flowcharter, e-mail en webserver – het overgrote deel van de functies uitvoeren die in ‘qualityware’ wordt aangeboden, punt hij af. “Kwaliteitsbeheer vandaag gaat veel minder over meten en controleren van producten, maar over de kwaliteit van de organisatie. En dan zit je toch op algemene domeinen. Aan vergaderen over strategieën kan een kwaliteitsbeheerpakket niet veel helpen,” stelt hij.

Of nog: “Heb je een pakket nodig om balanced scorecards ( nvdr – een set van performantie-indicatoren voor bedrijven) bij te houden? Een spreadsheet zal wel volstaan zeker?”

BNL