De beste printer voor uw kantoor

KMO’s kijken steeds meer uit naar een goede en betaalbare kleurenprinter, want communicatie in kleur verleidt en verkoopt. Waar moet u op letten? En hoeveel gaat het kosten?

In de jaren zestig beloofden voorspellers dat de toekomst – het jaar 2000 dus – er helemaal anders zou uitzien. Behalve maaltijdpillen en vliegende auto’s zou het ‘papierloze kantoor’ zijn intrede doen. Nieuwe communicatietechnologieën zouden de papierberg doen slinken. Niets van gemerkt? Dat kan kloppen, want vorig jaar werd in Europa vier miljoen ton printer- en fotokopiepapier verkocht, goed voor zowat 800 miljard pagina’s.

Het zijn met name zwart-wit laserprinters die op kantoren de staat van dienst uitmaken. Ze worden gewaardeerd om hun loepzuivere tekstafdruk en hun meer dan behoorlijke snelheid. De goedkoopste modellen van goed 200 euro halen met gemak tien, twaalf of zestien pagina’s per minuut, duurdere modellen brengen het zelfs tot vijftig pagina’s. Sinds een jaar of tien bestaan er ook lasertoestellen die kleur op het blad brengen. De aanvankelijk exorbitant hoge prijzen namen de jongste maanden een duik, zodat u momenteel al een kleurenlaser op de kop kan tikken voor 900 euro.

Is daarmee de opvolger van de standaardkantoorprinter bekend? Niet echt: de toekomst zou ook wel eens kunnen toebehoren aan de inkjetprinters. Hoewel de technologie aanvankelijk alleen geschikt leek voor eenvoudig thuisgebruik, zijn de modellen de voorbije jaren sterk geëvolueerd. Vandaag heeft elke fabrikant wel één of meerdere modellen voor de Soho-markt ( small office/home office) in zijn gamma. De prijzen schommelen rond 200 euro. De Amerikaanse computergigant Hewlett-Packard ( HP) – die wereldwijd 40 % van de inkjetprinters verkoopt – heeft zelfs een gamma performante kantoorinkjets die als betaalbaar alternatief voor de (eigen) kleurenlasers verkocht worden, weliswaar tegen prijzen tot 1600 euro. Onderzoeksbureau IDC schat dat ongeveer 27 % van de kleurenprinters die in 2002 aan bedrijven verkocht werden, gebruikmaken van inkjettechnologie.

Hoe vindt u in dat kluwen van merken en modellen uw gading? Hieronder volgen enkele punten waar u op moet letten.

1. Snelheid

Vermeldingen over het aantal pagina’s per minuut voor inkjetprinters mag u niet te letterlijk opvatten. De snelheid is afhankelijk van de gekozen afdrukkwaliteit en de inhoud van het document. Fabrikanten hebben het in hun brochures over een “typische pagina” en “standaardkwaliteit”, termen die van merk tot merk verschillen en een onderling vergelijk dus erg moeilijk maken. Dat geldt zelfs voor de duurste modellen. HP vermeldt voor zijn topmodel achttien kleurenpagina’s per minuut, maar uit tests blijkt dat complexe pagina’s de snelheid doen dalen tot minder dan twee.

Laserprinters daarentegen drukken alle pagina’s ongeveer even snel af. De eenvoudige modellen draaien er zelden meer dan vier pagina’s per minuut door.

Elke printer heeft ook een zekere tijd nodig om de eerste pagina te produceren. Drukt u tien of vijftien exemplaren van hetzelfde document af, dan is het vooral deze ‘bedenktijd’ die de totale afdruktijd bepaalt. Uw geduld wordt extra op de proef gesteld wanneer de fabrikant beknibbelde op de rekenkracht of het geheugen van de printer. Dat maakt het toestel duidelijk trager.

2. Flexibiliteit

Een kleurenprinter wordt binnen een KMO al snel een manusje van alles: folders, briefpapier, presentaties, brochures, adreslabels: allemaal dingen die er in kleur een stuk aantrekkelijker uitzien. Dus moet een goede kantoorprinter zonder morren alle soorten en kwaliteiten papier slikken.

Filip Vandenbempt, bij Canon België verantwoordelijk voor printers en scanners, prijst inkjetprinters omdat ze raad weten met bijna alle afdrukmedia, van gewoon papier tot transparanten. Maar hij geeft ruiterlijk toe dat de kwaliteit van het papier sterk bepalend is voor de kwaliteit van de afdruk. Fabrikanten verkopen prijzig fotopapier van bijna 40 cent per blad en garanderen een perfecte beeldkwaliteit. Kim Holm, die bij HP instaat voor de verkoop van alle printertoebehoren, vindt de hoge prijs van fotopapier – tot vijftig keer meer per bladzijde – alleen interessant voor (delen van) bedrijfsbrochures.

De afdrukkwaliteit van een laserprinter varieert veel minder, maar omdat de toestellen veel warmte produceren hebben ze het vaak wel moeilijk met de verwerking van transparante en zelfklevende papiersoorten. Daartegenover staat dat de droge inktpoeder van een laserprinter probleemloos tweezijdige afdrukken toelaat. HP biedt die mogelijkheid ook bij zijn duurste inkjetmodellen.

3. Kwaliteit

Over kwaliteit valt te twisten, zoveel is duidelijk. Het neemt niet weg dat u op beide oren kunt slapen: elke kleurenprinter van 150 euro of meer produceert meer dan behoorlijke afdrukken voor zakelijk gebruik. Fabrikanten hebben de jongste jaren hun energie vooral gestoken in het optimaliseren van fotokwaliteit, een discipline die veel hogere kwaliteitseisen stelt dan het afdrukken van logo’s of grafieken. Wat fotokwaliteit betreft, blijven inkjetprinters overigens onklopbaar: zelfs zacht geprijsde modellen leveren een verbluffend resultaat af, al dan niet in combinatie met speciale papiersoorten. Let wel op de scherpte van tekstafdrukken. Sommige inkjettoestellen presteren niet optimaal.

Laserprinters hebben wat foto’s betreft een duidelijk nadeel: ze plaatsen hun kleurpuntjes niet boven elkaar, maar naast elkaar. Bij de echt dure lasermodellen vormt dit bijna geen bezwaar meer, omdat de puntjes zo dicht bij elkaar staan dat ons oog het verschil niet meer opmerkt. Goedkope lasertoestellen worden daarentegen makkelijk overklast door nog goedkopere inkjetprinters.

Toch zit er een addertje onder het gras: printers die als fotoprinter worden verkocht, hebben geleerd erg fijne kleurpuntjes heel dicht bij elkaar te plaatsen. Ze springen met andere woorden bijzonder zuinig om met hun inkt en zijn daardoor niet altijd geschikt om grote eenkleurige vlakken – bijvoorbeeld in een taartdiagram – in te kleuren.

4. Netwerkmogelijkheden

Door een printer te koppelen aan het bestaande computernetwerk, kan hij probleemloos door zo’n tien gebruikers gedeeld worden. De elegantste oplossing is het toestel rechtstreeks aan het netwerk hangen. Dat is makkelijk realiseerbaar met de wat duurdere toestellen, die de nodige hardware aan boord hebben. Zulk comfort laat zich duur betalen. Afhankelijk van het merk is een netwerkmodel vaak 300 tot 400 euro duurder dan een vergelijkbaar toestel zonder netwerkmogelijkheden. Tot nu toe zijn het vooral laserprinters die deze optie bieden. HP geeft zijn duurdere inkjetmodellen ook een ingebouwde netwerkinfrastructuur.

Een meer bescheiden alternatief maakt gebruik van een gastcomputer. Die maakt deel uit van het netwerk en geeft via een lokale aansluiting ook andere gebruikers toegang tot de printer. Groot nadeel: de pc in kwestie moet steeds aan staan en krijgt de printopdrachten van alle gebruikers te verwerken. Daardoor is het – afhankelijk van omvang van het netwerk – vaak onmogelijk deze computer nog voor andere taken te gebruiken.

5. Kosten

Het lijkt een koud kunstje om de afdrukkosten per pagina te berekenen. De fabrikant kan u vertellen hoeveel een patroon of een toner kost en hoeveel pagina’s u ermee kunt afdrukken voor de inkt op is.

Toch is er vooral bij inkjetprinters meer aan de hand dan een simpel rekensommetje. Hoeveel inkt er werkelijk op een bladzijde terechtkomt, is immers afhankelijk van wat u afdrukt. Fabrikanten gebruiken al jaren een Iso-norm die stelt dat een “typische bladzijde” bestaat uit 5 % inkt, maar geven ruiterlijk toe dat een echte bladzijde eerder naar 15 of 20 % inkt neigt. Hoewel deze formule de enige manier is om modellen onderling te vergelijken, kan ze u niet meer dan een ruwe indicatie van de echte inktprijs per pagina geven.

Wat wel voor duidelijke verschillen zorgt, is het aantal afzonderlijke inkttanks: bij goedkope inkjetprinters zitten de drie basiskleuren in één patroon verwerkt. Is een van de drie opgebruikt, dan moet u de andere twee ook verwijderen. Veel zinvoller zijn modellen met drie aparte kleurentanks (plus een vierde voor zwart) die u apart kunt vervangen.

Met hun hogere aankoopprijs maar lagere variabele kosten zijn laserprinters vooral geschikt voor ondernemingen die van plan zijn redelijk veel in kleur af te drukken, maar de nadruk leggen op de kwaliteit van tekst en grafieken, eerder dan op de afdruk van foto’s.

Raphael Cockx

Laserprinters zijn nog steeds duurder dan inkjets, maar bieden wel zekerheid wat betreft snelheid, kwaliteit en kosten.

Berekenen hoeveel een printer u per afgedrukte pagina kost, is bijna onbegonnen werk.