Dames, laat van u horen

Vrouwen slagen er vaak niet in voor zichzelf op te komen tijdens vergaderingen. Hoe kan u doeltreffender worden zonder te verstarren? Hoe u het ervan afbrengt, is belangrijker dan u denkt.

Een senior manager krijgt het vriendelijke verzoek haar zitje in het uitvoerend comité op te geven omdat de CEO de groep graag minder groot heeft en enkel “de meest geëngageerde leden” wil behouden. Het hoofd van een afdeling die 50 miljoen dollar waard is, grijpt naast een topfunctie in het bedrijf omdat zij niet genoeg van zich heeft laten horen tijdens strategische discussies waarin “je nu eenmaal moet roepen, wil men naar je luisteren”. Een kaderlid van de dienst marketing is verrast wanneer een collega na een vergadering haar kantoor binnenwandelt met het advies: “Houd op met je te gedragen als een facilitator. Wanneer ga je een keer zeggen wat je echt denkt?”

De drie personen hierboven hebben veel gemeen: ze zijn succesvol, ambitieus, worden bewonderd door hun collega’s en chefs, maar ze slagen er niet in voor zichzelf op te komen tijdens vergaderingen op het hoogste niveau. Vrouwen erkennen dat ze zich tijdens vergaderingen minder doeltreffend voelen dan in andere zakelijke situaties. Sommige dames zeggen dat er niet naar hen wordt geluisterd of dat de mannen gewoonweg luider roepen. Andere vrouwen geven toe dat ze er maar niet in slagen om zich in de discussie te mengen.

Wat zien mannen?

De mannelijke managers die wij interviewden, zijn er zich allemaal van bewust dat het voor vrouwen — hoe daadkrachtig ook — vaak lastig is om gehoord te worden tijdens vergaderingen. Ofwel praten ze niet luid genoeg, ofwel slagen ze er niet in om in de discussie in te breken. Van de mannen horen we vaak dat vrouwen in het defensief gaan wanneer ze worden uitgedaagd en dat ze snel in paniek raken of verstarren wanneer ze de aandacht niet kunnen vasthouden.

Wat ervaren vrouwen?

Mannen hebben de indruk dat het vrouwen tijdens vergaderingen aan zelfvertrouwen ontbreekt. Vaak klopt dat ook. Vrouwelijke leidinggevenden — die in directiekamers en bij topfuncties sterk in de minderheid zijn en maar weinig rolmodellen en medestanders hebben — zeggen dat ze zich tijdens vergaderingen op het hoogste niveau vaak eenzaam, slecht op hun gemak en onvoldoende geruggensteund voelen en dat ze niet in staat blijken hun zienswijze krachtig te verdedigen. Eén dame verwoordt het als volgt: “Het is moeilijker om de vergaderruimte te ‘lezen’ als er geen andere vrouw rond de tafel zit.”

Veel vrouwen geven toe dat ze van streek raken wanneer men hen uitdaagt. Eigenlijk hebben ze moeite met conflicten in het algemeen. Ze zijn van slag wanneer iemand in het openbaar een berisping krijgt. Na vergaderingen blijven ze vaak nog een hele tijd tobben en piekeren over wat ze beter hadden kunnen doen.

De meeste vrouwen zeggen dat de problemen die ze ervaren bij het uiteenzetten van hun visie meer te maken hebben met timing dan met hun bekwaamheid om feiten te ordenen, bij het onderwerp te blijven of hun gevoelens onder controle te houden. Tijdens coachingsessies vertrouwden vrouwen ons toe dat men soms behoorlijk negatief reageert wanneer ze een tegengestelde mening opperen op een moment dat de groep zich net rond een bepaald idee begon te scharen. Maar vrouwen zien het absoluut niet zitten om andermans ideeën gewoonweg te herhalen in andere woorden, iets wat veel mannelijke collega’s volgens hen net wel doen.

“Mannen hebben er een handje van weg om ideeën netjes opnieuw te verpakken”, aldus Lynne Ford, executive vice president en head of distribution bij Calvert Investments. “Ze herformuleren en versterken wat iemand anders zopas heeft gezegd.” Ook al heeft ze zelf al gezien hoe effectief deze techniek soms wordt gebruikt, voegt ze er toch aan toe: “Het is een speltactiek.”

Wat kunnen vrouwen doen?

Wanneer er in de toekomst meer vrouwen aan het hoofd van bedrijven zullen staan, kunnen ze bij vergaderingen kiezen voor de aanpak die hen het beste ligt. Tot het zover is, kunnen een aantal tips hen alvast helpen om doeltreffender te worden en zich meer op hun gemak te voelen.

Word een kei in ‘pre-vergaderen’

Uit ons onderzoek blijkt dat vrouwelijke kaderleden zeer efficiënt zijn. Ze komen op tijd op vergaderingen. Ze vertrekken zodra het laatste agendapunt is behandeld en reppen zich naar de volgende vergadering of naar hun kantoor om brandjes te gaan blussen. Mannen besteden meer tijd aan onderlinge contacten, om hun ideeën af te toetsen en steun te verzamelen. Bij vergaderingen komen ze vroeg, om een goed plekje te veroveren en wat te keuvelen met collega’s. Na afloop blijven ze hangen, om de discussie af te ronden en het te hebben over andere zaken waar ze op dat moment mee bezig zijn.

Vrouwen zouden hun probleem met timing en hun gevoel van isolement grotendeels uit de wereld kunnen helpen als ze, naar het voorbeeld van de mannen, vooraf collega’s zouden polsen en bondgenoten zouden zoeken. Ze moeten meedoen met wat diverse mannen omschrijven als de ‘vergaderingen vóór de vergaderingen’, waar veel van het echte werk gebeurt. Zulke informele gesprekken vooraf kunnen helpen om achter het echte doel van een vergadering te komen, zodat het veel gemakkelijker is om actief aan de discussie deel te nemen. Zal men de groep vragen om een beslissing te nemen? Een consensus te bevestigen? Bevoegdheden toe te kennen? Dat alles staat vaak niet in de officiële agenda.

Bereid voor wat je zult zeggen

Veel vrouwen zeggen dat ze hun ideeën liever uiteenzetten tijdens een formele presentatie dan in de meer gemoedelijke gesprekken waar veel mannen de voorkeur aan geven. Ons advies aan vrouwelijke kaderleden: spontaan spreken bereid je maar beter goed voor. “Je moet een paar dingen noteren die je ter sprake wenst te brengen”, zegt Lynne Ford. “Zelfs een aantal van de nonchalante opmerkingen die op vergaderingen te horen zijn, zijn ingestudeerd. Als het goed klinkt, werd het wellicht voorbereid.” Vrouwen die hun huiswerk hebben gemaakt en al bij de start van de vergadering goed weten waarover die echt zal gaan en hoe die wellicht zal verlopen, kunnen voortbouwen op andermans opmerkingen. Wanneer de discussie heen en weer flitst, heb je — zo verwoordt een mannelijk kaderlid het — ‘gespierde taal’ nodig om aan het woord te blijven. Dat is actief, gezaghebbend en nauwkeurig taalgebruik waaruit blijkt dat de ideeën die je uiteenzet, echt de jouwe zijn.

Blijf rustig

Wanneer vrouwen zeggen dat ze “zeer enthousiast” zijn over een idee of een denkbeeld, vinden hun mannelijke bazen en collega’s hen al vaak te emotioneel. Mannen geven toe dat er met twee maten wordt gemeten. “Vrouwen moeten erop letten dat ze binnen de bakens blijven, mannen niet”, erkent een mannelijk kaderlid. En zolang dat niet verandert, moeten vrouwen zorgen dat ze bedaard overkomen en dat de anderen vinden dat ze hun emoties onder controle hebben. Niet zozeer wát vrouwen zeggen is van belang, wel hóe ze het zeggen. Hun toon moet gelijkmatig zijn, hun stem mag niet hoger gaan wanneer de spanning toeneemt. Ze moeten bedachtzaam spreken en proberen om in geen geval via sarcasme of norsheid uiting te geven aan frustratie. Vrouwen moeten ook leren om een confrontatie van zich af te zetten en die niet persoonlijk op te nemen. “Een poosje geleden bracht ik tijdens een vergadering van het uitvoerend comité een aantal omstreden items ter sprake, waarover we een tijdje discussieerden”, zegt Karen Dahut, executive vice president bij Booz Allen Hamilton. “Het hele weekend bleef ik over het meningsverschil piekeren. Ik maakte mij zorgen. Was de relatie met mijn collega’s beschadigd? Op maandag zag ik enkele van die mannelijke collega’s terug en bleek er totaal geen probleem te zijn. In hun ogen stelde het niets voor.”

© HARVARD BUSINESS REVIEW/NYT SYNDICATE