CASESTUDY: VRT

LOKALENBEHEERSSYSTEEM.

Er waait een nieuwe wind binnen de Vlaamse openbare omroep VRT. De oude ambtenarenmentaliteit heeft plaatsgemaakt voor een modern management. En dat wordt ook duidelijk op het gebied van facility management.

Zo’n 3000 VRT-werknemers en -medewerkers hebben een werkplek in de 182.000 vierkante meter grote gebouwen van de publieke omroep. De eigenheid van het bedrijf brengt heel wat facilitaire beslommeringen mee: naast de traditionele kantoren telt de VRT immers ook nog studio’s, montagekamers, kleedruimtes…

Tot voor kort zorgde een lokalencommissie voor de verdeling van de werkruimte tussen de drie grote pijlers: radio, televisie en algemene diensten. Dit gebeurde aan de hand van ingekleurde planafdrukken van de gebouwen. Elke verandering bracht een hoop rompslomp mee. Bovendien waren er geen gegevens voorhanden over de bezetting van de lokalen, het aantal mensen…

“Een hopeloos verouderd systeem,” zegt Roel De Geyter, projectingenieur bij de VRT. “Daarom hebben we vorig jaar het lokalenbeheer geïnformatiseerd. Het systeem kent aan elk lokaal een bepaalde functie toe, inventariseert er alle gegevens van en maakt duidelijk aan welke divisie het toebehoort. Binnenkort wordt dit lokalenbeheerssysteem gelinkt aan het personeelsbeheer zodat de wijzigingen die het human resources management doorvoert ook automatisch facilitair worden opgevolgd. Het grote voordeel van het nieuwe systeem is dat we nu te allen tijde exacte gegevens over de aanwezige infrastructuur kunnen opvragen, waardoor we het beheer ook zinvoller kunnen aanpakken. We kunnen valabele argumenten aanhalen om te streven naar een evenredige lokalenverdeling over de verschillende pijlers. In de toekomst laat het ons ook toe om de kosten van de gebruikte infrastructuur aan de verschillende diensten door te rekenen, wat zeer kostenbesparend werkt. Nu gebeurt dit onder meer met de telefoniekosten.”

Lokalenbeheer is uiteraard maar één facet van facility management. Ook op andere vlakken groeit de aandacht voor faciliteitenbeheer binnen de VRT. Roel De Geyter: “De voorbije jaren is er een duidelijke mentaliteitsverandering ontstaan op dat gebied. Zo hebben we met externe dienstverleners zeer duidelijke en gedetailleerde service level agreements afgesloten. Het onderhoudspersoneel weet bijvoorbeeld exact wat er van hen wordt verwacht. Bij problemen met de infrastructuur kan iedereen terecht op een centraal meldpunt dat zo snel mogelijk een oplossing zal zoeken. Er is een helpdesk en een registratie voor alle pc’s. Het toegangscontrolesysteem is geautomatiseerd. Al deze voorbeelden maken duidelijk dat men het belang van faciliteitenbeheer inziet.”

Niels Janssen