Bespaar 75% op uw facturatiekosten

Verdwijnen de stapels papieren facturen straks in de prullenmand? Nieuwe technologische oplossingen en een nieuwe Europese richtlijn zorgen voor een doorbraak van elektronisch factureren. Sinds kort kunnen bedrijven officiële elektronische facturen uitschrijven, versturen en archiveren. De besparing is aanzienlijk.

Weet u hoeveel het uitschrijven of ontvangen en verwerken van een papieren factuur u kost aan materiaal en manuren? Wie bedrijven daarover polst, krijgt schattingen die variëren van 1 tot 10 euro en meer. Onderzoeksbureau Gartner rekent met een gemiddelde van 5 euro. “Maar zelfs met de meest optimistische, minimale 1 euro per factuur, tikt de rekening aardig aan voor bedrijven die veel facturen uitschrijven,” zegt Ine Lejeune, partner bij adviesbureau PricewaterhouseCoopers. Maar er is goed nieuws: zowel de technologie als de Europese wetgeving hebben de jongste maanden elektronische facturatie vooruitgeholpen. Lejeune schat dat e-invoicing de kosten met 75% kan terugdringen

Elektronisch factureren is uiteraard niet nieuw. Vooral grote bedrijven zijn er al een aantal jaren mee bezig. Maar vaak houden ze parallel toch nog de papierstroom in gang. Want dat papier geldt doorgaans als het ‘bewijskrachtige’ origineel. Alleen wie een officiële machtiging van het ministerie van Financiën heeft verkregen, mag in ons land volledig elektronisch factureren, zonder nog papier te hoeven nasturen.

Maar de procedure om de machtiging te krijgen, en het implementeren van de EDI-technologie ( electronic data interchange) die tot voor kort daarbij de enige aanvaarde oplossing was, maakt dat nog maar weinig ondernemingen die stap hebben gezet. Momenteel zijn er slechts negen bedrijven (waaronder Belgacom en Electrabel) die van het ministerie een individuele vergunning hebben gekregen om bewijskrachtige elektronische facturen uit te wisselen met hun handelspartners.

Primeur voor Tectrade

De pas uitgereikte tiende vergunning, voor het Brugse softwarehuis Tectrade, is in twee opzichten vernieuwend. Ten eerste omdat de onderliggende technologie hier niet meer Edifact (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) is, maar wel de internettaal XML( eXtensible Markup Language). Ten tweede is het de eerste vergunning voor een ‘outsourcingmodel’: bedrijven sturen hun factuurgegevens door naar een centraal platform (in casu Tectrades GreenparkCentral) dat dan de eigenlijke factuur uitschrijft, verstuurt en archiveert. Bedrijven kunnen hierlangs elektronisch factureren zonder zelf nog de vergunningsprocedure bij het ministerie te moeten doorlopen. Een kennisgeving aan de lokale belastingdirectie volstaat.

“Bekijken mag, kopiëren niet!”, zegt chief executive officer Johan Fleurbaey, terwijl hij ons de vergunning toeschuift die Tectrade van het ministerie van Financiën heeft gekregen om via zijn Greenpark-platform voor elektronische uitwisseling van documenten aan elektronische facturatie te doen. “Het grote verschil met vroeger is dat we gebruik mogen maken van eender welk protocol, eender welk formaat,” zegt hij. Tot nog toe moesten elektronische facturen strikt naar de BMF-100-standaard van het Belgische ministerie van Financiën luisteren en geschreven zijn in Edifact , een berichtensyntax die al in 1987 door de International Standards Organisation werd aanvaard. Het gebruik van XML zou het voor bedrijven eenvoudiger en goedkoper moeten maken om facturen uit te wisselen via het internet. “Natuurlijk is XML technisch beter. Edifact is nog ontworpen voor telexmachines,” lacht Ludwig Wouters, directeur van Tectrade-concurrent TIE Belgium en een éminence grise in de Belgische EDI.

Tectrade heeft een track record in e-businesstoepassingen voor onder meer Fnac, Komatsu Forklifts en Deceuninck Plastics. Vorig jaar nog ontwikkelde Tectrade ClearPark, een internationaal systeem waarmee Bank Card Company het voor kleinere handelaren (met een internetaansluiting) mogelijk maakt om de Visa Purchasing Card aan te nemen. Het beursgenoteerde Omega Pharma bracht in 1999 en 2000 in totaal 2,23 miljoen euro aan kapitaal in bij Tectrade, in ruil voor 30% van de aandelen. De rest zit bij stichter Johan Fleurbaey en zijn echtgenote.

Tectrade heeft sinds 1994 een partnership met Microsoft en schreef zijn Greenpark-platform op basis van de BizTalk-gateway van Microsoft. Greenpark verlaagt vooral de drempel voor leveranciers om mee te doen aan e-business. Tectrade (of een ander softwarehuis) plaatst bij hen een Connector, een software die de berichten met het platform uitwisselt en die de communicatie beschermt en authentiseert met digitale certificaten. De Connector moet op zijn beurt samenwerken met de bedrijfsinformatica van de leverancier, wat een zaak is voor de ontwikkelaars van boekhoudprogramma’s waarmee Tectrade een overeenkomst heeft gesloten, zoals Solid Data en het met Tectrade gelieerde Winking.

In dit naaf-en-spaakmodel gebeurt er maar één keer een omzetting vanuit het systeem van de leverancier naar de lingua franca binnen Greenpark. Eens die mapping is gebeurd, lopen alle verdere vertalingen tussen de formaten automatisch, glundert Johan Fleurbaey, terwijl hij onverdroten blijft demonstreren hoe goed Greenpark zijn job doet. “Mapping is vandaag de grootste kost in business-to-business,” zegt Fleurbaey. En zodra de mapping is gebeurd, kunnen nieuwe berichten met een lage marginale kost worden toegevoegd. Elektronische facturen, bijvoorbeeld.

Door de erkenning van het ministerie van Financiën kunnen de gebruikers nu volstaan met de eenvoudige melding aan hun BTW-kantoor dat ze elektronisch factureren via Greenpark. “Geen eigen vergunning nodig, geen beperking van formaten, geen nood aan opslag van facturen bij de klant,” zegt Fleurbaey, die denkt aan een richtprijs per transactie van 0,25 euro.

“Facturen zijn een belangrijk communicatie-instrument voor een bedrijf,” geeft Fleurbaey toe. Het Greenpark-concept probeert die functie te bewaren. Klanten kunnen klikken op hun factuuroverzichten en krijgen dan het detail voorgeschoteld zoals het er op papier zou uitzien. Dat detail kan op de site van de leverancier staan. “De factureerder kan dat gebruiken voor gepersonaliseerde marketing en klantenbinding,” zegt Fleurbaey. Dat vergt wel een systeem van een eenmalige log-in, zodat de aanmelding bij Greenpark ook geldt bij de site van de factureerder. De betaling gebeurt níét via Greenpark, maar via e-banking of het betalingsnetwerk Isabel.

“Wij focussen eerst op grote factureerders. Wij hopen er een paar te hebben tegen eind dit jaar,” glimlacht Fleurbaey. Belgacom en Electrabel bevestigen dat er wordt gepraat.

Zeker is dat Greenpark en het benodigde robuuste datacenter aanzienlijke investeringen zal vergen bij Tectrade, dat nu zeventig personeelsleden telt en door zijn accent op groei en ontwikkeling nog verlieslatend is. De kapitaalverhoging die enkele maanden geleden is aangekondigd, is echter nog niet rond. In elk geval zal het kapitaal afkomstig moeten zijn van een partij die de onafhankelijkheid van Tectrade als e-businessmakelaar respecteert, bevestigt men bij Tectrade.

Concurreren met Isabel

Tectrade staat technisch en administratief-juridisch aan de spits. Maar commercieel hebben anderen – Aditel, TIE Belgium of Isabel – een betere uitgangspositie.

Isabel, met zijn 45.000 geabonneerde bedrijven, heeft zijn module voor elektronisch factureren eInvoice geïntegreerd in zijn recentste Isabel Business Suite 5.0-software, waarvan er tot nog toe “8000 à 9000 installaties” zijn gedaan, zegt Christian Luyten, projectverantwoordelijke voor eInvoice. “Het aantal effectieve eInvoice-gebruikers is verwaarloosbaar,” geeft hij toe.

De mogelijkheid om facturen te ontvangen, te tonen, af te drukken, te archiveren en te betalen is inbegrepen in het basisabonnement van Isabel 5.0 van 7 euro per maand. Maar voor de echt nuttige functies wordt in alle richtingen geld gevraagd: facturen manueel ingeven behoeft een abonnement van 25 euro per maand, het importeren uit een boekhoudpakket 20 euro per maand, het versturen van een factuur is 0,35 euro per stuk, het exporteren naar een boekhoudpakket 20 euro per maand én 0,35 euro per factuur, telkens zonder BTW.

“De erkenning van Tectrade is een primeur,” geeft Luyten toe. “Het is een toelating voor een systeem. Maar onze erkenning komt er ook aan,” voorspelt hij.

De focus van Isabel is veilig berichtenverkeer tussen de abonnees. “Wij hebben geen module voor orders of leveringsnota’s. Wij doen niet aan vertalen van formaten. Wij zijn de postbode, wij doen niets,” lacht Christian Luyten. Vrijwel alle boekhoudpakketten hebben een verbinding met Isabel voor elektronische betalingen. De eInvoice-toepassing is minder populair, al hebben Axi, Iocore, Organi en Systemat de integratie met eInvoice in hun pakketten klaar. C&C, Sage, SAP Belgium, Vero Software zijn ermee bezig.

Een aantal andere, waaronder C-Logic, weigert nog te investeren in Edifact en wacht tot het ministerie van Financiën officieel het groene licht geeft aan XML. Een vervelende situatie. “Het BMF-100-formaat is wat de BTW-administratie vandaag eist. Wij mochten geen XML gebruiken. Beter een goede oplossing met een bewezen technologie,” verdedigt Christian Luyten zich. Maar het is duidelijk dat Isabel zich gaat aanpassen als België zijn procedurevereisten aanpast.

De Post mengt zich erin

Ook De Post ontwikkelt een platform waardoor bedrijven elektroniche facturen zullen kunnen uitwisselen. Dat kadert in het PostBox-initiatief (best te omschrijven als een sorteercentrum voor elektronische post) van dochter Belgian Post Group eServices dat enkele weken geleden in pilootfase ging. Een PostBox is eigenlijk een gewoon e-mailadres, maar met de garantie wat de identiteit van de bezitter betreft: om een PostBox-adres aan te vragen moet u zich immers persoonlijk aanmelden in een postkantoor, waar uw identiteit gecontroleerd wordt. Wanneer van de ene PostBox naar een andere een bericht wordt verstuurd, zet BPG eServices daar een elektronische stempel op, die de authenticiteit van de boodschap, de verzender, de ontvanger en het tijdstip garandeert.

Deze zomer starten twee grote factureerders, met name Electrabel en Mobistar, een proefproject om via het PostBox-platform naar residentiële klanten (particulieren) facturen te sturen. Al noemen we dat beter een “verzoek tot betaling” (net als het kasticket in de supermarkt, bijvoorbeeld), want aan particulieren hoeft in principe geen factuur (in de juridische zin) te worden uitgereikt.

Maar ook ‘echte’ facturen (tussen BTW-plichtigen) kunnen via PostBox worden verstuurd, vanaf begin 2003, zegt Erik Weytjens, CEO van BPG eServices. Het technologische platform daarvoor (gebaseerd op XML) is in ontwikkeling, en samen met een aantal financiële instellingen heeft De Post het bedrijf eCertio opgericht dat zich als certificatie-authoriteit wil laten erkennen, zodat het de digitale certificaten zal kunnen uitreiken die vereist zijn om een rechtsgeldige elektronische factuur te versturen en te ontvangen.

Het platform van Aditel

De marktleider in de logistieke communicatie is momenteel echter het Gentse Aditel. Aditel – winstgevend, een veertigtal werknemers, geen durfkapitaal – startte zeven jaar geleden in Antwerpen als distributeur van een EDI-product, maar heeft intussen een op XML gebaseerd elektronisch communicatieplatform ( JCommerceRetail.com) waarover een 450-tal leveranciers orders en leveringsnota’s uitwisselen met distributeurs zoals Delhaize, Makro, Brico en Carrefour. Aditel gelooft in ‘verticale’ oplossingen – communicatiesystemen per sector. “In een order in de chemie zijn andere inlichtingen belangrijk dan in textiel of retail,” zegt CEO Filip Vranckx. “Bovendien doet retail zaken met retail, textiel met textiel en chemie met chemie.”

“Wij moeten het echt hebben van het volume,” zegt Filip Vranckx. “Er is een abonnementsprijs voor het systeem en een vergoeding per bericht. Al die prijzen staan gewoon op de site.”

Voor de elektronische factuur draait Aditel momenteel proef met Delhaize en Carrefour. “Vandaag versturen we elektronisch én op papier. Na vijf maanden schaffen we het papier af,” zegt Filip Vranckx. Aditel ontwikkelde samen met Electrabel een EDI viewer, die onder meer bij BBL wordt gebruikt voor het visualiseren van de Electrabel-facturen. Maar in tegenstelling tot Tectrade heeft Aditel niet de ambitie om het hele facturatieproces in huis te houden. Een aantal aspecten gaat naar een specialist, Hypertrust, dat zich specialiseert zich in veilige berichtenuitwisseling, veilige archivering en in het attesteren van transacties op het internet. Hypernet werkt op zijn beurt samen met het gespecialiseerde hostingbedrijf Dedigate.

“Technisch hebben we de zaken voor elkaar. We moeten nu ons dossier verdedigen bij Financiën,” zegt Vranckx. Aditel wil zich blijven concentreren op de aanvoerketen en op het beheer van de informatiestroom van begin tot eind. “De logistieke problemen zijn veel belangrijker dan de elektronische factuur,” zegt Filip Vranckx, verwijzend naar de problemen die multinationale groepen nog altijd hebben om hun productcatalogi zelfs maar intern te standaardiseren. “Het elektronisch betalen van facturen is de laatste stap. Bedrijven hebben altijd de laagste prioriteit gegeven aan de verwerking van facturen,” zegt Vranckx. Wat niet wegneemt dat Aditel met partijen als SAP, JD Edwards, Navision, Sage (in Groot-Brittannië) of Exact (in Nederland) werkt aan het inpassen van de elektronische factuur in hun pakketten voor bedrijfsbeheer. Vranckx: “Maar we vertrekken daar vanuit het logistieke. Onze boodschap is: je hebt er voordeel bij om een elektronische factuur te sturen als je ook al het order en de leveringsnota elektronisch hebt. Als je dan nog elektronisch kan betalen: perfect.”

Aditel heeft trouwens nog een tweede reden om niet zelf voluit in elektronische facturatie te investeren: het risico van een concurrentieslag met Isabel. “Waarom zouden bedrijven voor hun betalingen en facturering niet naar Isabel trekken? Zij hebben dat al.”

Kleine bedrijven zijn geïnteresseerd

TIE Belgium, tien jaar in de EDI-business en een filiaal van de Nederlandse TIE Holding, heeft een heel gamma oplossingen om kleinere leveranciers in de e-business van hun grote afnemers te integreren, onder meer via e-mail, maar ook via een in januari voorgestelde TIE webCommerce- hub, die draait op de servers van EurASP. TIE heeft EDI-klanten als Makro, Hubo, Carrefour en Home Market. “Kleine bedrijven zijn geïnteresseerd in elektronische facturen. In de facturatie is iedereen geautomatiseerd. Het is gewoon een kleinere stap,” zegt directeur Ludwig Wouters van TIE Belgium. TIE is hier een speler op twee manieren. Het werkt nauw samen met Isabel en schreef onder meer de koppeling tussen eInvoice en de boekhoudpakketten van Solid Data en Axi. Bovendien biedt het een archiveringsinstrument aan voor leveranciers die op basis van een individuele vergunning elektronisch facturen uitwisselen met retailers. “Dat is wat de markt momenteel vraagt,” zegt Frank Sels van TIE Belgium.

Hoe goed de kansen op een snelle verbreiding van elektronisch factureren ook schijnen te liggen, doorgewinterde waarnemers van het EDI-landschap temperen het optimisme. Projectmanager EDI Bart Smet van EAN Belgilux, de organisatie die in België en Luxemburg de EAN.UCC-standaarden (product- en barcodes en 49 soorten transactieberichten) beheert, wijst er bijvoorbeeld op dat UN/Cefact, de bevoegde standaardisatie-organisatie voor ebXML ( Electronic Business using eXtensible Markup Language) weliswaar ver gevorderd is met de XML-techniek, maar zo goed als nergens staat met de inhoud, de definitie van de berichten zelf. “En zolang onze organisatie op dat punt geen standaarden heeft voor XML, kunnen we niets doen,” zegt hij. Hij verwacht dan ook dat bedrijven met aanzienlijke investeringen in Edifact-berichtenuitwisseling niet zomaar hun processen zullen veranderen.

Bruno Leijnse, Raf Pauwels [{ssquf}]

bleijnse@trends.be

“Facturen zijn een belangrijk communicatie-instrument voor een bedrijf.”

Johan Fleurbaey, Tectrade

“Bedrijven hebben altijd de laagste prioriteit gegeven aan de verwerking van facturen.”

Filip Vranckx, Aditel

Momenteel zijn er slechts negen bedrijven die een vergunning hebben gekregen om ‘bewijskrachtige’ elektronische facturen uit te wisselen met hun handelspartners.

Een softwarehuis plaatst bij de leveranciers een software die de berichten met het platform uitwisselt en die de communicatie beschermt en authentiseert met digitale certificaten.