De beroepskosten vormen het klassieke struikelblok bij een controle. Een maximale aftrek van de beroepskosten vormt de belangrijkste en efficiëntste manier om belastingen te optimaliseren. Maar het is niet altijd gemakkelijk klaar te zien in de wirwar van toegelaten, deels beperkte en afgewezen aftrekbare kosten. Pierre-François Coppens, zelfstandig belastingadviseur, geeft enkele tips.
...

De beroepskosten vormen het klassieke struikelblok bij een controle. Een maximale aftrek van de beroepskosten vormt de belangrijkste en efficiëntste manier om belastingen te optimaliseren. Maar het is niet altijd gemakkelijk klaar te zien in de wirwar van toegelaten, deels beperkte en afgewezen aftrekbare kosten. Pierre-François Coppens, zelfstandig belastingadviseur, geeft enkele tips. De belastingambtenaren nemen de aftrek van de kosten over het algemeen zeer aandachtig onder de loep. Om een uitgave te kunnen aftrekken van de belastbare basis, moet er een verband zijn met de uitoefening van de beroepsactiviteit. De uitgave moet bovendien gebeurd of aangegaan zijn tijdens de belastbare periode en gebeuren met het oog op het verkrijgen of behouden van de belastbare inkomsten. Last but not least moeten ook de echtheid en het bedrag van de kosten verantwoord worden. Maar wat als een bedrijfsleider bijvoorbeeld in het buitenland op prospectie gaat, maar niet met ondertekende contracten terugkomt? Wil dat dan zeggen dat de reis- en verblijfkosten niet aftrekbaar zijn? "Zeker niet", beklemtoont Coppens. "Geen enkele bepaling in de belastingwet maakt de aftrekbaarheid van de beroepskosten van een belastingplichtige afhankelijk van het feit of zijn activiteit effectief belastbare inkomsten heeft voortgebracht. De belastingplichtige mag zich vergissen of handelingen verrichten die uiteindelijk nutteloos blijken. Het is dus uitgesloten dat uitgaven die in een dergelijke context gedaan zijn, kunnen worden beschouwd als niet-aftrekbare kosten." De fiscus houdt managementvennootschappen met argusogen in de gaten. "De controleurs hebben steeds meer de neiging na te gaan wat achter de managementfees schuilgaat, te beginnen bij het nazicht van de echtheid van de gefactureerde prestaties", zegt Coppens. "Jammer genoeg geven sommigen de fiscus de pap in de mond. Ik denk dan aan die zaakvoerder van een bvba, die 36.000 euro per maand vergoed werd, maar na zijn overstap op een managementvennootschap plots een managementfee van 100.000 euro opeiste." "Als de vennootschap een gebouw heeft aangekocht en aanspraak maakt op een aanzienlijke aftrek van vastgoedlasten, dan moet men de statuten van de managementvennootschap uitbreiden, zodat ze ook op gedetailleerde wijze de ontwikkeling en het beheer van vastgoed omvatten. De fiscus mag elke uitgave verwerpen die niet conform is aan de primaire maatschappelijke doelstellingen van de vennootschap." De fiscus beschikt ook over een geducht wapen tegen belastingplichtigen die geneigd zijn te overdrijven met de aftrek van beroepskosten: nummer 53/181 van de commentaar op het wetboek inkomstenbelasting. Daarin gaat de aandacht naar uitgaven die ingegeven zijn door de wens of de zorg een zekere status te voeren of sociale en mondaine relaties van een bepaald niveau te onderhouden. "De meeste rechtzettingen gebeuren in representatiekosten en autokosten", bevestigt Coppens. "De enige raad is hier dat de belastingplichtige gezond verstand moet hebben. Er is geen enkele reden om de onderneming uitgaven te laten dragen die enkel tot doel hebben de zaakvoerder een royale levensstijl te bieden." Wanneer de belastingplichtige een verband kan aantonen tussen de kosten en de creatie van een markt of de ontwikkeling of instandhouding van een cliënteel, hoeft hij zich niet al te veel zorgen te maken. "De administratie mag niet oordelen over de opportuniteit of de noodzaak van een professionele uitgave. Zij moet het onredelijke karakter van een uitgave bewijzen en dat is een vrij delicate oefening. Het probleem rijst vooral voor particulieren die jaren een hoofd- of nevenactiviteit uitvoeren zonder uitzicht op toekomstige inkomsten. In dat geval kan de fiscus de aftrek van de kosten als onredelijk beschouwen."