Belfius heeft de beste juridische dienst

Het departement Legal & Tax van Belfius heeft de Trends Legal Award 2018 voor de beste juridische dienst gewonnen. Op het moment dat de beursgang van de eigen organisatie werd voorbereid, leverde de dienst ook de juridische ondersteuning voor de digitalisering en de automatisering van de bank.

Het departement Legal & Tax van Belfius haalt de Trends Legal Award 2018 van beste juridische dienst. De jury hield rekening met de manier waarop Belfius en de juridische dienst het belangrijke veranderingsproces aanpakten en met het innovatieve gebruik van digitale technologie. De staatsbank Belfius – gered uit het debacle rond Dexia – heeft inderdaad woelige tijden gekend. In 2011 was er nog een verlies van 1,4 miljard euro. Die werd tegen 2017 omgebogen in 606 miljoen euro winst. De juridische dienst telde toen 140 personen, nu zijn het er 99, van wie 49 juristen en fiscalisten. Aan het hoofd staat Nathalie Delaere, een gewezen advocaat van Stibbe en Liedekerke.

Voorbereiding beursgang

De meest in het oog springende opdracht voor de juridische dienst van Belfius was de voorbereiding van de beursgang van de staatsbank. Het gaat om de grootste Europese beursoperatie van de voorbije tien jaar in de financiële sector. Belfius draagt tijdens het proces drie petjes. De bank organiseert haar eigen beursgang in nauw overleg met de toezichthouders. De aandeelhouder Federale Participatie- en Investeringsmaatschappij had Belfius na een competitie ook geselecteerd als de retailcoördinator die de plaatsing van de aandelen via de banken leidt. Bovendien zou het eigen bancaire netwerk ook zelf aandelen aan klanten verkopen na een beursgang.

“We bouwen Chinese muren tussen de beursgang, de coördinatie van de plaatsing onder de banken en de eigen commerciële activiteit rond het aandeel”, verzekert Delaere. “Die laatste twee activiteiten gebeuren onder toezicht van een auditeur-generaal, die rapporteert aan de raad van bestuur. We waren na vijftien maanden zo goed als klaar met de prospectus, toen de beursgang in september werd uitgesteld.” De operatie had een apart karakter door de claim van de Arco-coöperanten tegen de bank. Daarover wil Delaere niets kwijt.

Interne klanten

Naast de beursgang kwamen heel wat andere dossiers aan bod. Zo werkte Belfius aan een app voor klanten, die door Bankshopper en La Libre Belgique is uitgeroepen als de beste onder de Belgische banken. “Ons Burgerlijk Wetboek houdt geen rekening met de digitale input door de klant bij het bewijs van, bijvoorbeeld het afsluiten van een contract over pensioensparen of een beleggingsfonds”, stelt Delaere. “De app werd ook getoetst door de toezichthouder. Om zo’n dossier juridisch in orde te brengen, moet je ook weten hoe de digitale wereld werkt. Dat geldt trouwens ook voor de invoering van de richtlijnen over de privacy en de betalingsverrichtingen, die in 2018 werden geïmplementeerd. Als je niet weet wat screen scraping en reversed engeneering zijn, spring je niet ver bij de digitale ondersteuning. De tijd dat je als jurist rustig op je kantoor kon blijven en het wetboek kon aftoetsen aan de oude, vertrouwde wereld is voorbij. Kennis en creativiteit zijn nu sleutelwoorden.”

Vorig jaar schafte Belfius de badge af. Veel werknemers beslissen nu autonoom over de tijd en de plaats waar ze werken. Digitale meeting rooms, papierloze dossiers, Skype-gesprekken en dergelijke ondersteunen de BeWoW oftewel de Belfius Way of Working. Het juridisch departement ondersteunt het hr-departement met arbeidsrechtelijk advies, dat zelf geen juristen inzet. “Hr is een belangrijke klant van ons”, zegt Delaere.

Dat interne advies levert de dienst ook af bij talloze financiële projecten van de bank: aandelen- en krediettransacties, speciale financieringen (zoals haar unieke positie in windmolenprojecten), fondsbeheer, enzovoort.

Eigen expertise prioritair

“Er was een tijd dat we complexe juridische dossiers het liefst van A tot Z uitbesteedden aan advocatenkantoren”, herinnert Delaere zich. “Maar de advocatenfactuur is de voorbije jaren substantieel gedaald. Voortaan bekijken we eerst of we zelf de expertise in huis hebben. Meestal is dat wel het geval. Zo niet, doen we een beroep op grote kantoren of gespecialiseerde boetieks om bepaalde aspecten van het dossier aan te pakken. Linklaters was bijvoorbeeld de huisbankier voor de beursgang, maar ook onze mensen draaiden op volle toeren. We doen meer dan vroeger zelf.” Hoe kan dat met veertig mensen minder en minder budget dan zeven jaar geleden? “Door ten eerste te focussen op de zuiver juridische kernactiviteit en ten tweede zo veel mogelijk processen te automatiseren”, verklaart Delaere.

Zo is de opvolging van de beslagen door derden op de bankrekening van de Belfius-klanten volledig geautomatiseerd, net als de invorderingen bij die klanten. Een schadeclaim wordt dan weer digitaal opgevolgd door dossier per dossier te screenen op het juridische risico en de typologie van de eventuele schadelijder. Op basis daarvan worden niet alleen de verdere rechtsgang, maar ook de formulering van de conclusies bepaald.

“Onze technologie neemt onze advocaten veel werk uit handen, zelfs een deel van het voorbereidend werk voor de rechtbank”, signaleert Delaere. “De juridische dienst ondersteunt een geschil met eigen expertise en voor de zeer complexe en gespecialiseerde aspecten schakelen we onze advocaat in. Dankzij zeer duidelijke afspraken weten we meestal perfect wat de hoogte van ereloonstaat later zal zijn als gevolg van die beslissing. Financiële transparantie is een must voor de advocatenfactuur.”