Bel de profiteurpolitie!

In een bedrijf betekenen onkostennota’s een bron van verspilling. ‘Expense management’ – de kernactiviteit van Necho en MobileXpense- kan de oncontroleerbare stroom van interne factuurtjes beperken.

“De meest gesofisticeerde ondernemingen leven nog in het Stenen Tijdperk voor het beheer van hun onkostennota’s,” zegt Jürgen Heyman, gedelegeerd bestuurder van Necho Europe. Sinds dit jaar positioneert Necho zich als consultant in “expense management” of het beheer van onkostennota’s. “Er is een gebrek aan interne reglementering, wat onzekerheid met zich brengt voor het personeel, en waardoor de behandeling van de terugbetaling in een frustrerend parcours uitmondt. Het dossier pendelt heen en weer tussen de controleur en de aanvrager, tot alle bewijsstukken samengebracht zijn. Het resultaat? Tijd- en dus ook geldverlies.”

Beroepsonkosten worden meestal beschouwd als een noodzakelijk kwaad, waarmee een onderneming nu eenmaal te kampen heeft bij de uitvoering van haar opdracht. Nochtans komen kosten van reizen en uitgaven voor relaties op de derde plaats van het uitgavenbudget, na de salarissen en het gegevensbeheer. Ook is het niet ongewoon dat het jaarlijkse totaal van onkostennota’s 10% afwijkt van het gebudgetteerde bedrag. Kortom: “Een bron van onzekerheid die niet strookt met de vereisten van modern budgetbeheer,” aldus Heyman.

Gecentraliseerd beheer

In juli 2000 richtten Necho’s branchegenoten Patrick Billiet en Xavier Deleval het Brusselse MobileXpense op. Ze werkten vroeger voor Shell Benelux, waar ze met het beheer van de tankkaarten knowhow verwierven over de verwerking van transacties. Billiet en Deleval vonden en zochten partners bij LR Technologies (voor het ICT-gedeelte) en Compagnie Centrale (Cobepa, Groep Josi) voor de financiële ondersteuning. De onderneming haalde vorig jaar een omzet van 200.000 euro. De klanten zijn onder meer Tupperware, Bank Card Company en het persagentschap Belga.

Necho zelf is een onderdeel van een Canadese groep met een omzet van 6 miljoen Amerikaanse dollar, en koos Zaventem als Europese uitvalsbasis. Het hoopt dit jaar ongeveer vijftien projecten voor softwarebeheer en consultancy op te starten. Voor een bedrijf met 40 werknemers rekent het op een factuur van circa 30.000 euro. Duur? “De praktijk leert dat onze klanten de kostprijs er op één jaar uithalen,” zegt voorzitter Guy Davison, die de Europese expansie voor zijn rekening neemt.

Necho en MobileXpense werken volgens hetzelfde principe. Dat verloopt zo. De gegevens van contante betalingen, gsm-facturen en leasingcontracten komen binnen. De rekeningen verschijnen op een digitaal standaarddocument. Informatie die van elektronische toepassingen komt (bedrijfskaarten of tankkaarten), wordt automatisch geïntegreerd in het dossier van elke gebruiker. Het inzamelen van onkostennota’s gebeurt volgens een regelmaat die door het bedrijf zelf wordt vastgesteld. Vervolgens kan de gebruiker het verloop van zijn dossier on line (dus ook in het buitenland) volgen: de nota’s die aanvaard werden, en die waarvoor nog bijkomende informatie nodig is. Als alle onkostennota’s gecontroleerd zijn, gaat het dossier naar de boekhouding, samen met alle bewijsstukken.

Driemaal besparen

Jürgen Heyman (Necho) stelt vast dat er bespaard wordt in verschillende stadia van het onkostenbeheer. Zo kan een onderneming tot 80% besparen op het personeel dat de verschillende fases van de onkosten behandelt. Een andere besparing is het gevolg van duidelijke richtlijnen: wie mag op welk niveau wat uitgeven in welke omstandigheden? “Een welomschreven handboek kan de kosten met 5% reduceren,” weet Heyman.

Toch is het een en ander misschien té transparant voor sommige bedrijven. Davison weet ook dat nogal wat KMO’s toelaten dat hun personeel een bedrag per maand mogen “besteden” aan onkosten, die eigenlijk privé-uitgaven zijn. De fiscus staat kritisch tegenover dat soort van extralegale voordelen, die door het softwaresysteem open en bloot aan de oppervlakte komen. “Dat is eigenlijk niet meer van deze tijd,” vindt Heyman. “Toch kun je bepaalde incentives, die het middenkader aan medewerkers toestaat, incalculeren. Geen probleem. Ook daarover kun je duidelijke richtlijnen uitwerken.”

Davison wijst erop dat het systeem niet per se bedoeld is om fraude te detecteren. “Het probleem met onkostennota’s is niet zozeer dat men met valse facturen werkt, maar vooral dat men niet weet wát men mag indienen,” zegt hij. “Je zet een goede medewerker niet aan de deur omdat hij honderd kilometer te veel aangeeft voor een verplaatsing. Het bestaan van duidelijke richtlijnen zal de grijze zone inperken, zodat échte fraude ook snel duidelijk wordt.”

Een derde manier om te besparen doet zich voor bij het creëren van pakketten waardoor de aankoopdienst bij reisagentschappen, autodealers of andere onderaannemers betere voorwaarden kan onderhandelen. Heyman schat dat een efficiënt beheer de kosten tot 15% beperkt.

Hij geeft een voorbeeld uit de praktijk. Eén van zijn klanten heeft een omzet van 100 miljoen euro. Hij besteedt 6% aan reizen, diners, hotels en andere. Een Necho-programma voor het beheer van de onkosten deed de factuur met 20% dalen. De gemiddelde onkostennota in het bedrijf nam met 7% af. “Werknemers waren tevreden over het systeem, omdat er een complete transparantie was,” aldus Heyman. “Het personeel weet wat het kan verwachten, meer zelfs, het kan van zijn directe chef eisen dat het handboek wordt nageleefd. Ook kregen profiteurs of lakse collega’s minder kans, wat de onderlinge naijver beperkte.”

MobileXpense en Necho profileren zich ook als partner in de aftrek van BTW in het buitenland. “Een factuur van 250 euro voor een overnachting in een hotel in Londen is niet overdreven,” aldus Patrick Billiet. “Voor een verblijf van drie dagen betaal je dus snel 125 euro BTW, te vermenigvuldigen met het aantal collega’s dat mee op reis is. Normaal recupereren bedrijven dat geld niet, omdat ze niet de middelen hebben om op de hoogte te blijven van de lokale tarieven en regels.”

Momenteel zijn er nog niet zoveel bedrijven actief in het advies op het vlak van “expense management”. Davison verwacht dat de Big Five-accountants snel op deze kar zullen springen. “Uiteraard is dit een niche waar ze met hun procesmatige aanpak kunnen uitblinken. Maar vandaag werken we meestal samen en schakelen de accountants ons in om hen advies te geven. Er is weinig concurrentie in deze booming business.”

Carine Vassart, Hans Brockmans [{ssquf}], hans.brockmans@trends.be

“De praktijk leert dat onze klanten de kostprijs er op één jaar uithalen.”