VOORBEREIDING VAN EEN MISSIE.
...

VOORBEREIDING VAN EEN MISSIE.Net als een film flopt een economische missie zonder scenario. De Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel ( BDBH) beschikt over een heus draaiboek dat stap voor stap de voorbereiding van een zending regelt. Een missie is een arbeidsintensieve zaak. Zes manmaanden gaan eraan op. Nemen we het voorbeeld van Turkije. Keuze van het land. Al in de loop van '94 werd beslist een zending te organiseren naar Turkije. Bij de keuze (uit een shortlist van vijf) is de markt en de belangstelling van de privé-sector bepalend. "Maar het diplomatiek personeel ter plaatse moet ook zo'n missie aankunnen," zegt Herman Theys, executive consultant Europe van de BDBH. "Er zijn wel zogezegd geen slechte ambassadeurs, maar toch..." Turkije was oorspronkelijk voorzien voor maart '96. Maar de verkiezingen en de daaropvolgende onduidelijke situatie zorgden voor een jaar uitstel. Eenmaal de datum vastgelegd, is de eerste taak het schrijven van de monografie : een overzicht van de economie van het land, aangevuld met praktische tips. In het najaar van '95 werd daaraan begonnen, in april '96 is ze verschenen in het veertiendaags blad van de BDBH.Begroting. Tweede stap is het opstellen van een begroting. Het budget van de missie naar Turkije bedraagt 2,5 miljoen frank. Daarmee worden alle algemene kosten en de reis- en verblijfkosten van prins Filip en zijn gevolg en de BDBH-officiëlen betaald. Via de inschrijvingsgelden van de bedrijven wordt daarvan ongeveer 50 % gerecupereerd." De grootste post op de begroting zijn de reis- en verblijfkosten : 800.000 frank waarvan 300.000 voor de hotels, suite van prins Filip inbegrepen. De officiële delegatie waarvan de BDBH de kosten draagt, bestaat uit enerzijds prins Filip, drie adviseurs (een daarvan is Marc Servotte, directeur-generaal van de BDBH) en drie veiligheidsmensen, en anderzijds twee afgevaardigden van de BDBH ( Emile Goffin en Willy De Cook), versterkt met twee helpers ( Karl Van Den Bossche en Christiane Gerain, de secretaresse). Ook de kosten van de vliegtuigtickets van de meereizende journalisten worden door de BDBH gedragen (de hotels betalen ze zelf). Andere grote kosten zijn de recepties : in Ankara wordt 250.000 frank voorzien, in Istanbul 300.000. Eigenlijk kosten ze driemaal meer, maar de ambassade en Buitenlandse Zaken betalen elk een derde.250.000 frank is voorzien voor het drukken van een brochure waarin alle deelnemers worden voorgesteld. De druk ervan wordt toegewezen via aanbesteding. "We werken met een contract van drie jaar, momenteel met de Brusselse drukkerij IPM," zegt Herman Theys. "Bedrijven zijn erg traag met het verstrekken van de informatie. Bovendien stellen sommigen zich heel slecht voor." Pre-missie. Tussen 29 september en 6 oktober '96 waren Herman Theys, Karl Van Den Bossche en Cathérine Provost, de vertegenwoordigster van BBL-Travel, in Turkije voor de "pre-missie". BBL-Travel is na een aanbesteding aangesteld als reisagentschap voor de zending. Eerst wordt toelichting gegeven aan de diplomaten en de handelsattachés. Tweede opdracht is het vastleggen van de hotels. Herman Theys : "Ik maak de keuze, meestal uit een lijstje van drie hotels. In Istanbul hebben we voor het prachtige Ciragan Palace Hotel gekozen. Dat de sales manager Antoon Hollants van Loocke is, de zoon van..., heeft geholpen in de prijsbepaling. In Ankara viel de keuze op het Sheraton. Zes uur hebben we daar gepraat. De ontvangst van zo'n missie is immers meer dan overnachten en eten. Er is onder andere het permanent secretariaat en de zalen voor vergaderingen en bezoekers." Voor de pre-missie heeft prins Filip al contact met de BDBH. Daarna opnieuw om het voorlopig reisschema te bespreken. "Hij geeft dan zijn mening," zegt Herman Theys. "Puur professionele verplichtingen aanvaardt hij altijd, voor de rest (diners, chi-chi...) is hij kritisch. Hij wil een programma dat veel ruimte laat om te praten met de deelnemers. Prins Filip is een harde werker." Tijdens de pre-missie kreeg ook de president van Turkish Airlines een bezoek. De 125 deelnemers aan de zending vliegen met de Turkse luchtvaartmaatschappij. Herman Theys : "Probleem was dat we eerst naar Ankara gaan, en dat een aansluiting in Istanbul riskant is en bovendien te laat aankomt. De president van Turkish Airlines belde echter naar operations en op vijf minuten tijd hadden we een speciale rechtstreekse vlucht Brussel-Ankara. Wij vielen bijna van onze stoel." Of er gevlogen wordt met Sabena of een legervliegtuig wordt bepaald door de bestemming, de omvang van de missie, maar vooral door de prijs. Sabena hanteert immers geen speciale prijzen voor BDBH-missies. Prospectie. Volgende stap is de prospectie bij de bedrijven. Op 8 oktober '96 ging er een brief naar 2000 ondernemingen, grotendeels gekozen uit het BDBH-exportbestand van 15.000 namen. "We gebruiken voor het eerst prijzen die lager zijn voor kmo's. Ook al moeten we meestal voor hen meer werk leveren." De bodemprijs bedraagt 56.000 frank, oplopend over 61.000 en 70.000 naar 80.000." Op 20 november liepen de eerste inschrijvingen binnen : het ging om kmo's ; grotere bedrijven wachten traditioneel wat langer vooraleer ze toezeggen.De bedrijven konden de temperatuur ook komen opmeten op de eerste voorbereidende seminaries, georganiseerd door de gewestelijke exportdiensten : op 12 november '96 in Brussel, op 18 november in Kortrijk, op 20 november in Charleroi. Op donderdag 6 februari '97, een maand voor het vertrek, had de centrale vergadering plaats met prins Filip.Inmiddels hebben de bedrijven hun wensen bekendgemaakt. De handelsattachés in Turkije werken volop aan de individuele programma's van de deelnemers. Ze krijgen daarbij steun van Karl Van Den Bossche die tweeënhalve maand ter plaatse is gekomen. Op zondag 9 maart krijgen alle deelnemers op de luchthaven van Zaventem het "definitieve" programma. Ze vermoeden dan nauwelijks wat daaraan is voorafgegaan.TURKIJE Het budget van de BDBH-missie naar Turkije, die deze week plaatsvindt, bedraagt 2,5 miljoen frank. Via de inschrijvingsgelden van bedrijven wordt daarvan ongeveer 50 % gerecupereerd.