4 METHODEN OM UW MAILS TE KLASSEREN

De meeste ondernemingen maken gebruik van het programma Outlook om hun mails te managen. Maar de informatica-afdeling beperkt vaak de omvang van de mailboxen. Wat kunt u doen om kostbare boodschappen niet kwijt te spelen?

Outlook, dat op de meeste pc’s geïnstalleerd is, werkt in vele gevallen in tandem met een server die Exchange heet. Die servers kunnen, sinds de editie 2003, een onbeperkt aantal e-mails beheren. “Maar het heeft weinig zin om miljarden e-mails op te slaan,” merkt Jurgen van Duvel, productmanager bij Microsoft België, op. Daarom beperken de meeste bedrijven de grootte van de mailboxen van hun werknemers tot 50 à 100 Mb. Een omvang die voldoende geacht wordt om een paar honderd e-mails en een tiental attachments op te slaan op de server.

Maar wat als u meer e-mails wil archiveren om te vermijden dat belangrijke informatie verloren gaat? Het antwoord ligt bij een aantal back-upalternatieven. “Door een regelmatige back-up van de e-mails wordt alvast vermeden dat cruciale informatie verloren zou gaan bij een elektronisch defect of een virusaanval, maar tegelijk wordt ook het risico beperkt dat de Exchange-server verzadigd geraakt,” legt Van Duvel uit. We geven vier methoden om het probleem van het beheer van mails die u te allen prijze wil bewaren op te lossen:

1 De ambachtelijke methode U kunt de aangehechte documenten opslaan op de harde schijf van de pc en vervolgens de mails waaraan ze vastgehecht waren wissen om ruimte vrij te maken in de mailbox. Of u kunt belangrijke berichten doorsturen naar een mailbox die overal toegankelijk is (zoals Gmail en Hotmail), die dan dienstdoet als archief. Ondernemingen laten dat echter niet altijd toe als het over gevoelige documenten gaat. 2 Automatische archivering Outlook kan oude boodschappen, bijvoorbeeld als ze meer dan zes maanden oud zijn, automatisch opslaan. Daarvoor moet u naar het menu Extra. U kiest Opties, daarna Overige en vervolgens AutoArchivering. Vink de gewenste blokjes aan bij de mapinstellingen voor archiveren. U kunt ook het vakje aanklikken dat vraagt om een bevestiging te geven vooraleer de autoarchivering in werking treedt.

De e-mails zullen dan gecomprimeerd worden en te voorschijn komen als een .pst-bestand ( personal storage), maar ze blijven beschikbaar in de kolom Mappen onder de naam Archief. De .pst-bestanden zijn echter alleen via Outlook bereikbaar als ze opgeslagen zijn op een interne of externe harde schijf.

3 Maatwerk Bij de manuele methode moet u telkens naar het menu Bestand en vervolgens naar O pslaan als… Selecteer de map die gearchiveerd moet worden vooraleer de plaats te kiezen waar u ze wilt opslaan. 4 Archivering door de server Dit type van archivering moet uitgevoerd worden door de informatica-afdeling van de onderneming. In principe kan die ook gewiste boodschappen weer opvissen. Nuttig om weten…

Er bestaat een heel arsenaal aan gespecialiseerde programma’s om de archivering van e-mails te managen (zoals K-Vault van Symantec en DB2 CommonStore van IBM). Die programma’s beschikken ook over specifieke functies, zoals de opslag van e-mails om juridische redenen, rechtstreekse toegang tot de archieven via een zoekrobot, transfer van de e-mails en bijvoegsels naar een hulpgeheugen. Het gebruik van die functies is volkomen transparant voor de eindgebruiker. Maar een dergelijke investering heeft ook zijn prijs: 20 tot 40 euro per e-mailaccount.

Boris Jancen