Outlook, dat op de meeste pc's geïnstalleerd is, werkt in vele gevallen in tandem met een server die Exchange heet. Die servers kunnen, sinds de editie 2003, een onbeperkt aantal e-mails beheren. "Maar het heeft weinig zin om miljarden e-mails op te slaan," merkt Jurgen van Duvel, productmanager bij Microsoft België, op. Daarom beperken de meeste bedrijven de grootte van de mailboxen ...

Outlook, dat op de meeste pc's geïnstalleerd is, werkt in vele gevallen in tandem met een server die Exchange heet. Die servers kunnen, sinds de editie 2003, een onbeperkt aantal e-mails beheren. "Maar het heeft weinig zin om miljarden e-mails op te slaan," merkt Jurgen van Duvel, productmanager bij Microsoft België, op. Daarom beperken de meeste bedrijven de grootte van de mailboxen van hun werknemers tot 50 à 100 Mb. Een omvang die voldoende geacht wordt om een paar honderd e-mails en een tiental attachments op te slaan op de server. Maar wat als u meer e-mails wil archiveren om te vermijden dat belangrijke informatie verloren gaat? Het antwoord ligt bij een aantal back-upalternatieven. "Door een regelmatige back-up van de e-mails wordt alvast vermeden dat cruciale informatie verloren zou gaan bij een elektronisch defect of een virusaanval, maar tegelijk wordt ook het risico beperkt dat de Exchange-server verzadigd geraakt," legt Van Duvel uit. We geven vier methoden om het probleem van het beheer van mails die u te allen prijze wil bewaren op te lossen: De e-mails zullen dan gecomprimeerd worden en te voorschijn komen als een .pst-bestand ( personal storage), maar ze blijven beschikbaar in de kolom Mappen onder de naam Archief. De .pst-bestanden zijn echter alleen via Outlook bereikbaar als ze opgeslagen zijn op een interne of externe harde schijf. Er bestaat een heel arsenaal aan gespecialiseerde programma's om de archivering van e-mails te managen (zoals K-Vault van Symantec en DB2 CommonStore van IBM). Die programma's beschikken ook over specifieke functies, zoals de opslag van e-mails om juridische redenen, rechtstreekse toegang tot de archieven via een zoekrobot, transfer van de e-mails en bijvoegsels naar een hulpgeheugen. Het gebruik van die functies is volkomen transparant voor de eindgebruiker. Maar een dergelijke investering heeft ook zijn prijs: 20 tot 40 euro per e-mailaccount. Boris Jancen