Innovatie in de publieke sector: ‘Een overheidsdienst kiest te vaak voor zekerheid’

Om de publieke sector meer aan te zetten tot innovatie startte de Vlaamse overheid het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO). Het programma moet ook aan een belangrijke verzuchting van start-ups en jonge bedrijven tegemoetkomen. Zij hebben aangekaart dat de overheid gemakkelijker subsidies geeft dan dat het een klant wordt van de start-ups.

De Vlaamse overheid heeft jaarlijks 5 miljoen beschikbaar voor het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten. De vijftig geselecteerde projecten lopen sterk uiteen: van een experiment met bermgras als grondstof voor papier, het verbeteren van de Vlaamse infolijn met artificiële intelligentie tot het analyseren van satellietbeelden voor de controle op landbouwsubsidies. Enkele projecten zijn al afgerond, maar voor het gros van de projecten worden nog kandidaat-uitvoerders gezocht.

“De overheid heeft een zeer groot budget voor aankopen. In Vlaanderen alleen al besteedt de publieke sector jaarlijks meer dan 30 miljard”, zegt Veerle Lories, de projectleider van het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI). “Daar zit alles onder, van wegenwerken tot ICT-materiaal. Het is de bedoeling dat een stukje van dat budget wordt ingezet voor innovatieve projecten. Een overheidsdienst kiest te vaak voor de zekerheid, de oplossing die het altijd heeft gekozen. Met die aanpak willen we diensten stimuleren voor innovatie te gaan. Dat houdt ook in dat de overheid meer risico neemt.”

“Een van de grote verschillen is dat we vroeger in het proces naar de markt gaan. Dat we aan potentiële leveranciers en partners vragen wat zij denken van een oplossing. Zij kunnen vaak beter inschatten of een technologie matuur genoeg is. Dat trekt zich ook door in het bestek met eisen. Het doel is concreet omschreven, maar we spreken ons niet uit over welke oplossing moeten worden gekozen. Leveranciers kunnen dat zelf beter invullen.”

Zit het gros van de projecten nog in de voorbereidende fase?

VEERLE LORIES. “Ergens begin de jaren 2000 riep de Europese Commissie de lidstaten op in aanbestedingen meer aandacht te hebben voor innovatie. Onlangs hebben we een versnelling hoger geschakeld. We hebben eerst een lijst van projecten verzameld door andere overheidsorganisaties warm te maken voor deze manier van werken. Nu moeten we in de andere richting werken, richting de bedrijven. We willen een zo groot en zo verscheiden mogelijk aantal bedrijven erbij betrekken. Die diversiteit is belangrijk om innovatieve voorstellen te krijgen. Bovendien garandeert de concurrentie een goede prijs-kwaliteitverhouding voor de uitvoering van het project.

“Het Muntpunt zocht bijvoorbeeld een tool om mensen studieplekken online te laten reserveren. De twaalf kandidaten die uiteindelijk hebben gepitcht, waren een fijne mengeling: van student-ondernemers tot zelfs een bedrijf uit Silicon Valley. Uiteindelijk is het project toegewezen aan een innovatieve Belgische startup.”

Techondernemers hebben in het verleden al aangekaart dat de overheid gemakkelijker subsidies geeft dan dat het een klant wordt van start-ups. Moeten innovatieve overheidsopdrachten dat verhelpen?

LORIES. “Met die aanpak proberen we de drempels zo laag mogelijk te houden zodat zo veel mogelijk bedrijven kunnen deelnemen. Over aanbestedingen bestaat de perceptie dat er veel administratieve rompslomp bij komt te kijken. Dat is vooral voor de grote projecten het geval. We merken dat jonge en kleine bedrijven beter hun weg vinden en via onze aanpak in heel wat gevallen effectief ook de aanbesteding uitvoeren. Dat komt ook door de relatief kleine omvang van de projecten. Die zijn beter behapbaar voor kleinere bedrijven en grote bedrijven vinden misschien het sop de kool niet waard.

“Het is voor kleine bedrijven niet gemakkelijk de geschikte aanbestedingen te vinden. De databank met aanbestedingen is zeer groot, er komen er honderden per week bij. Het is niet gemakkelijk dat allemaal op te volgen. Daarom hebben we gemerkt dat we de innovatieve opdrachten via het netwerk van bijvoorbeeld de technologiefederatie Agoria of het Agentschap Innoveren & Ondernemen moeten verspreiden om hen te bereiken.”

Een van de obstakels is dat start-ups vaak al van aan het begin bij aanbestedingen worden geweerd, bijvoorbeeld omdat ze nog niet lang genoeg bestaan.

LORIES. “We sensibiliseren de aankopers bij de overheidsdiensten om hun bestekken zo laagdrempelig mogelijk te maken. Vaak en zeker voor kleinere projecten zijn criteria zoals de leeftijd van het bedrijf niet relevant. Tegelijk moet men begrijpen dat de overheid geen overbodige risico’s kan lopen. Bij grotere projecten moet de overheid daarom soms strenger zijn. Ze moet bijvoorbeeld zeker kunnen zijn dat een partij voldoende financiële draagkracht heeft voor de uitvoering van het project.

“Veel van de geselecteerde overheidsopdrachten zijn relatief kleinschalig. Sommige aanbestedingen zitten onder de limiet van 144.000 euro. Er is daar zelfs geen openbare procedure voor nodig. Maar wij kiezen ervoor de opdracht toch publiek te maken, om het meest innovatieve voorstel aan te trekken.”

Onlangs vergeleek de Europese Commissie de inspanningen van de lidstaten om innovatieve projecten bij de overheid te stimuleren. België stond op de vierde plaats. Maar er was wel nog een groot verschil met Finland, de primus van de klas.

LORIES. “Ik had weleens graag de score gezien, mocht Vlaanderen apart gequoteerd worden. In de studie over België halen ze Vlaanderen net aan als voorbeeld. De andere overheden in België staan iets minder ver, maar ook de federale overheid heeft een belangrijke rol gespeeld. Ze heeft de nieuwe Europese richtlijn omgezet die meer ruimte biedt voor innovatieve overheidsopdrachten en ook de regels rond het intellectueel eigendomsrecht zijn gunstig. Standaard mogen leveranciers de kennis die ze bij een aanbesteding hebben opgedaan, op een andere manier commercialiseren. Dat verlaagt ook de drempel voor bedrijven.

“Op het eerste gezicht lijkt de Vlaamse aanpak ook sterk op die van de Finnen. Er zijn wel nog enkele verschillen. Zo is het netwerk van de overheid dat innovatieve overheidsopdrachten promoot er groter. En daarnaast zijn ook zo goed als alle overheidsdepartementen mee. Dat kan bij ons nog beter.”

De lijst met overheidsopdrachten vindt u hier.