‘Voortdurende interrupties en afleidingen geven ons het gevoel dat er weinig werk uit onze handen komt’

Op 24 april verschijnt ‘Plezier in je werk’ van Bruce Daisley. Het boek bundelt praktische tips voor op de werkvloer. Trends biedt u alvast een passage aan over hoe u zich kunt wapenen tegen de schadelijke effecten van moderne kantoorruimtes.

Kantoortuinen zijn regelmatig onderwerp van studie geweest en keer op keer was de conclusie: qua productiviteit is de kantoortuin een ramp. Neem bijvoorbeeld de uitkomst van een onderzoek in opdracht van een bepaalde olie- en gasfirma. ‘Psychologen onderzochten hoe tevreden de werknemers met hun omgeving waren, hoe gestrest ze waren, hoe ze presteerden en hoe ze collegialiteit ervoeren in de periode voor de overgang naar een kantoortuin, vier weken na de overgang en ten slotte zes maanden na de overgang,’ staat in de inleiding van het rapport. En de onderzoeksresultaten waren absoluut niet rooskleurig. ‘De werknemers hadden in elk opzicht te lijden onder de verandering: de nieuwe werkruimte werkte storend, leverde stress op en maakte mensen vermoeid; in plaats van grotere betrokkenheid voelden de medewerkers afstandelijkheid, onvrede en wrevel. De productiviteit nam zienderogen af.’

Een ander onderzoek bij een andere firma wees uit dat medewerkers die naar een kantoortuin waren verplaatst, elkaar 56 procent meer e-mails stuurden en dat het aantal persoonlijke gesprekken met een derde was afgenomen. Uit een onderzoek in Nieuw-Zeeland blijkt dat kantoortuinen niet alleen de druk op de werknemers opvoeren, maar hen ook minder vriendelijk gestemd jegens hun collega’s maken – misschien omdat de kantoorwerkers frustratie voelen over hun tegenvallende werkresultaten.

Ondanks de mooie, inspirerende woorden waarmee Jony Ive de gedroomde Apple-werkruimte afschilderde, waren de werknemers uiteindelijk niet enthousiast. Volgens het Silicon Valley Business Journal kozen een paar van de hoogstgeplaatste softwareontwikkelaars zelfs voor afgescheiden werkruimten. Het kwam erop neer dat het rumoer en de constante afleidingen in de kantoortuin gewoon niet passen bij het creatieve proces waarin de Apple-teams hun wereldberoemde producten hadden gecreëerd.

Voor positieve effecten is praktisch geen bewijs. Mensen die in een kantoortuin werken, zijn beduidend vaker ziek dan mensen die in kantoorruimten met een handjevol collega’s (maximaal zes) werken.Volgens één rapport worden de medewerkers in een kantoortuin gemiddeld om de drie minuten gestoord in hun werkzaamheden: door collega’s die even een snelle vraag willen stellen, door flarden van gesprekken die ze naast zich horen, en door de vele andere afleidingen die bij het moderne kantoorleven lijken te horen. Gezien het feit dat experts stellen dat het tot acht minuten duurt voordat iemand na een afleiding zijn oorspronkelijke staat van concentratie heeft hervonden, wordt er op deze manier ongelooflijk veel tijd verspeeld (en er zijn zelfs wetenschappers die menen dat de concentratie pas na twintig minuten volledig hersteld is). Het is een feit dat mensen niet goed zijn in multitasken. Een onderzoek naar softwareontwikkelaars die met vijf projecten tegelijk bezig waren, wees uit dat 75 procent van hun tijd verloren ging aan het switchen tussen de verschillende projecten, die elk dus slechts 5 procent van de tijd aandacht kregen.

Sophie Leroy, docent bedrijfskunde, geeft een verklaring hiervoor. ‘Bij het switchen van de ene naar de andere taak moeten mensen eerst stoppen met nadenken over de ene taak om hun aandacht vervolgens volledig op de volgende taak te kunnen richten en hier goede resultaten mee te behalen,’ verklaart ze. ‘Maar uit de resultaten blijkt dat men er moeite mee heeft de aandacht te onttrekken aan een onvoltooide taak, en daardoor wordt de volgende taak minder goed verricht.’ Volgens Leroy blijft er ‘restaandacht’ over bij het switchen van de ene taak (bijvoorbeeld het beantwoorden van een e-mail) naar de volgende taak (bijvoorbeeld het schrijven van een presentatie). In gedachten blijven we nog bezig met onze e-mail: we vragen ons af of die goed verwoord was en wanneer de baas zal reageren. Zo besteden we uiteindelijk meer tijd aan een taak en werken we daar minder geconcentreerd aan. Sommige onderzoekers durven zelfs te stellen dat ons iq bij het multitasken tussen denktaken met 10 punten kan afnemen – zo lijkt het effect van multitasken op het effect van drugs op ons brein.

De voortdurende interrupties en afleidingen geven ons ook het gevoel dat er weinig werk uit onze handen komt. En dat heeft weer grote impact op ons gevoel van zelfwaardering. De psychologe Teresa Amabile, die uitgebreid onderzoek heeft gedaan op dit gebied, stelde vast dat mensen zich tevreden voelen over hun werk als ze weten dat ze vorderingen hebben gemaakt door gericht te werken aan een specifieke taak, en niet na het afwerken van een eindeloze lijst e-mails.15 Dit lijkt op wat de Hongaars-Amerikaanse psycholoog Mihály Csíkszentmihályi aanduidt als ‘flow’. Met deze flow bedoelt Csíkszentmihályi ‘volledige betrokkenheid bij een activiteit die intrinsiek belonend is. Je bent je dan niet meer bewust van je ego. De tijd vliegt. Elke handeling, elke beweging, elke gedachte vloeit als vanzelf voort uit de vorige, als in jazzmuziek. Je legt je hele wezen in deze activiteit en je maakt optimaal gebruik van je vaardigheden.’

Amabile merkt op dat deze ogenblikken van flow geen uren hoeven te duren. Vaak kunnen er al goede resultaten worden bereikt met korte perioden van diepe concentratie. Na het bestuderen van meer dan 9000 werkdagboeken die vrijwilligers op Amabiles verzoek bijhielden, ontdekte ze samen met haar team dat wat vrijwilligers als een bevredigende werkdag beschouwden, steeds een dag was waarop ze noteerden vorderingen te hebben gemaakt met een project dat ze probeerden voor elkaar te krijgen. Een dag waarop ze de rust en ruimte voor zichzelf kregen, zodat hun ideeën eindelijk samenvloeiden.

Zoals een van de deelnemers het omschreef: ‘Het hoogtepunt van de dag was dat … ik me eindelijk ongestoord kon concentreren op mijn project. [Daarvóór] werd ik zo vaak gestoord met kletspraatjes dat ik gewoon geen werk voor elkaar kon krijgen. Uiteindelijk ben ik maar naar een andere kamer gegaan om in alle rust nog wat vooruitgang te boeken.’ Als er geen afleidingen zijn krijg je rust, rust leidt tot flow, flow leidt tot vooruitgang, vooruitgang boeken voelt bevredigend. Dit klinkt allemaal heel anders dan wat we tegenwoordig zo vaak horen: dat onze creativiteit wordt versterkt door kruisbestuiving, door teamwork. Natuurlijk kan dat op een bepaald punt ook heel goed werken en kunnen er waardevolle groepsdiscussies worden gevoerd in speciale ontmoetingsruimten. Maar zinvol werk heeft meer kans van slagen in rust en stilte. Als je jezelf wel eens dingen hoort zeggen als ‘ik krijg niets voor elkaar op mijn werk’, of ‘ik kom liever op kantoor voordat de anderen er zijn, dan kan ik flink wat voortgang maken’, dan weet je eigenlijk al wat ik bedoel.

Universitair docent en auteur Cal Newport bedacht zijn eigen term voor deze vorm van flow: ‘diep werk’. Hij bedoelt hiermee ‘professionele activiteiten, uitgevoerd in een staat van afleidingsvrije concentratie, waardoor je je cognitieve vaardigheden optimaal benut’. En hij heeft een praktische tip voor het bereiken van deze staat. ‘Ik spreek steeds meer ondernemers,’ vertelde hij me, ‘vooral ceo’s van start-ups, die wat ik noem de monnik-modusmorgen volgen. Ze zeggen dan: “Ik ben bereikbaar vanaf elf uur ‘s ochtends, of twaalf uur, en vóór die tijd ben ik niet beschikbaar voor vergaderingen, beantwoord ik geen e-mails en neem ik de telefoon niet op.” Hun hele organisatie past zich dan aan aan dit idee: de eerste uren van de dag zijn bestemd voor diep werk. Het tweede deel van de dag is bestemd voor andere dingen.’ Deze benadering sluit aan op Amabiles advies voor een gevarieerd werkmodel, waarin je afwisselend in je eentje of samen met anderen werkt. Zinvol werk verrichten betekent voor Amabile ‘een strikte afscheiding van tijdsblokken in de werkweek, waarin de medewerkers kunnen werken zonder gestoord of afgeleid te worden, zoals vandaag de dag de normale werksituatie is geworden’.

Vind je dit het proberen waard? Stel je team dan voor dat je op een bepaalde dag, bijvoorbeeld op woensdag of vrijdag, pas om elf uur ‘s ochtends op kantoor komt en in de uren daarvoor thuis werkt. Een van mijn collega’s bij Twitter in Londen experimenteerde met een versie van de monnik-modus-morgen. David Wilding moet ‘s ochtends en ‘s avonds twee uur reizen naar en van het werk. Hij besloot dat het tijdverspilling was om in het spitsuur de trein naar en van Londen te nemen: je kunt niet aan een tafeltje werken maar wordt platgedrukt tussen medereizigers. Hij besloot dus een latere trein te nemen, waarin hij wél aan een tafeltje kan zitten werken. En dankzij de waardeloze wifiverbinding van de South Western Railways kan hij geen e-mails of klets-apps bekijken, zodat hij zich volledig kan richten op projecten die diep werk vereisen. Op vooraf geplande dagen is hij met een latere trein weliswaar niet om halftien op kantoor, maar bij aankomst heeft hij dankzij de monnik-modus-morgen al wel een uur waardevol diep werk achter de rug.

Rory Sutherland, uitvoerend creatief directeur van reclamebureau OgilvyOne, gaat nog een stap verder. Hij vindt het niet de moeite waard naar kantoor te komen om e-mails te beantwoorden. Op ons werk hoeven we enkel maar te verschijnen voor gesprekken en ontmoetingen met anderen. Vroeger ‘moest je op kantoor komen om fotokopieën te maken, of je kwam om een document te maken, een presentatie te geven, voor een telex of een telefoontje naar het buitenland; het kwam er dan op neer dat je naar kantoor kwam om de telefoonkosten van 29 pond uit te sparen, die anders op je eigen ongespecificeerde telefoonrekening kwamen te staan. Dus het kantoor vervulde een heleboel functies. En buiten kantoor kon je niet zoveel doen, behalve wat potloodschetsen maken en je gedachten over iets laten gaan.’ Dat is tegenwoordig anders: ’90 procent van de vroegere kantoorfuncties heb je nu ook thuis tot je beschikking, als je voldoende band-breedte hebt. Dus dan kun je de vraag stellen: “Waar dient het kantoor dan nog voor?”‘ Als je echt productief en betrokken wilt werken, is het niet slim om naar kantoor te komen en achter je bureau je e-mails af te werken, vindt hij. Het kantoor is om mensen op afspraak te ontmoeten, of om ze toevallig tegen het lijf te lopen. ‘En het probleem met mailen,’ zegt hij, ‘is dat je dan juist geen mensen tegen het lijf loopt, want mailen is in essentie een antisociale bezigheid.’ Als een flinke hoeveelheid werk afkrijgen zoveel bijdraagt aan plezier op je werk en een voldaan gevoel, dan is het misschien een idee als jij en je collega’s tweemaal per week kiezen voor een monnik-modus-morgen. Iets om voor te leggen aan je team?

Bruce Daisley, ‘Plezier in je werk – 30 manieren om weer verliefd te worden op je baan’, Luitingh-Sijthoff, 320 blz., 19,99 euro.