Terug naar kantoor: ‘Vertrouwen en dialoog zijn cruciaal voor nieuwe vormen van werkorganisatie’

Vanaf 1 september is thuiswerk niet langer verplicht. ‘Iedereen terug naar kantoor’, klinkt het bij veel organisaties. Maar dat is niet zonder risico. Een te abrupte overgang zonder dialoog en vertrouwen kan het potentieel van thuiswerk ondermijnen, waarschuwt Joni Delanoeije, onderzoekster en docente Personeel en Organisatie aan de KU Leuven.

De maatregelen van het Overlegcomité van afgelopen vrijdag luiden de terugkeer naar kantoor in. Werkgevers klinken tevreden dat ze de teugels van hun werkorganisatie opnieuw in handen krijgen. Daar zijn evenwel valkuilen aan verbonden, waarschuwt Joni Delanoeije, onderzoekster en docente Personeel en Organisatie aan de KU Leuven. Ze doet onderzoek naar onder meer thuiswerk en de combinatie van werk en privé. “Sommige werkgevers krijgen nu sterk het gevoel dat ze het opnieuw voor het zeggen hebben over hoe ze in hun organisatie het werk verdelen. Dat kan zich tegen hen keren.”

Wat is daar de valkuil van?

JONI DELANOEIJE. “We komen uit een situatie waarin de macht over de werkorganisatie verschoven was van de werkgevers naar de overheid en de individuele werknemers. Omdat de overheid thuiswerk verplichtte, hadden organisaties minder zicht op hoe het werk werd ingevuld. Dat kwam meer bij de individuele werknemers te liggen, die dat plots zelf van thuis moesten doen. Maar het is verkeerd dat als een tweedeling te beschouwen waarin ofwel de werkgever, ofwel de overheid en de individuele werknemers het voor het zeggen hebben. Organisaties vertrekken voor de invulling van hun werkorganisatie het best niet meer vanuit die tweedeling.”

Hoe kunnen bedrijven en organisaties er dan wel over nadenken?

DELANOEIJE. “Het is belangrijk een visie uit te werken over hoe ze voor hun organisatie een nieuwe werkomgeving willen vormgeven en wat de rol van werknemers daarin is. Om de kansen van thuiswerk te benutten moeten ze opnieuw nadenken over hoe ze een hybride vorm van werk na corona willen invullen. En als ze innovatief willen blijven en beloftevolle werknemers aan zich willen binden in een duurzaam loopbaantraject, zal die invulling in dialoog moeten gebeuren. Daarin zal het niet langer gaan over wie waar werkt op welk tijdstip, maar wel over hoe je synchroon en asynchroon werken – of in groep werken en individueel werken – zo goed mogelijk combineert. Er liggen kansen om naar die nieuwe werkvormen te evolueren, maar het is voor organisaties verkeerd te denken dat enkel zij het daarover voor het zeggen hebben. Vertrouwen en dialoog zijn cruciaal om daarnaartoe te gaan.”

Corona heeft toch aangetoond dat thuiswerk niet goed was voor de band met de organisatie en het welzijn van werknemers?

DELANOEIJE. “Het is verkeerd te denken dat wat we het afgelopen anderhalf jaar over thuiswerk hebben geleerd normaal en representatief is. Dat ging over verplicht thuiswerk tijdens een pandemie. Dat werd zonder veel voorbereiding of inspraak ingevoerd. Bovendien werden mensen ook buiten hun werk beperkt in hun sociale contacten. Dat is niet de beste periode om conclusies te trekken over thuiswerk en hoe dat het best wordt ingevoerd.”

Tot welke verkeerde conclusies zou dat kunnen leiden?

DELANOEIJE. “Het gevaar bestaat dat organisaties en bedrijven nu zo snel mogelijk mensen weer naar kantoor willen krijgen, om de band met de organisatie weer aan te halen, en dat ze van bovenaf een beleid willen uitwerken waarin staat wie hoeveel dagen van thuis mag werken en wanneer. Maar die band komt er niet automatisch door gewoon mensen naar kantoor te laten komen. Tijdens corona hadden werknemers die verbinding met hun organisatie wilden opzoeken daar niet de mogelijkheid toe, maar het is een misverstand dat die verbinding tussen werknemer en organisatie er niet was omdat er niemand op kantoor was en dat het omgekeerde geldt wanneer er wel mensen naar kantoor komen. Wederom: die band krijg je door vertrouwen te geven en dat ondermijn je door veel regels van bovenaf op te leggen zonder dat de informele bedrijfscultuur volgt.”

Wat zijn de risico’s voor bedrijven van een gebrek aan vertrouwen en het uitblijven van die dialoog?

DELANOEIJE. “Dat ze vervallen in het opnieuw uren tikken en dat daarmee de voordelen van thuiswerk verloren dreigen te gaan. Thuiswerk is problematisch voor organisaties die het toelaten, maar die er eigenlijk niet achterstaan. Die vervallen dan vaak in overmatige controle en veel regels over de toegestane flexibiliteit, die in feite de flexibiliteit alleen maar ondermijnen. Daarmee krijg je enkel de nadelen van thuiswerk, zoals een grote afstand tussen werknemer en organisatie en een lager gevoel van autonomie bij werknemers.”

Hoe kan een organisatie dat vertrouwen opbrengen?

DELANOEIJE. “Vertrouwen begint bij het beleid dat van bovenaf in een organisatie gesteld wordt, maar dat vooral uitgedragen en beleefd wordt door de leidinggevenden binnen de organisatie. Die moeten begeleid worden in hoe ze dat vertrouwen naar werknemers kunnen uitdragen en hoe ze een klimaat van dialoog kunnen scheppen waarin werknemers hun verwachtingen over de werkorganisatie op tafel durven te leggen. Een eenvormig beleid dat voor iedereen hetzelfde is, werkt niet. Let op, dat hoeft geen zaak te zijn van enkel rechten. Binnen dat beleid en die dialoog zijn er ook plichten, maar het loopt vaak al mis bij de schakelpunten in de organisatie die het werkorganisatiebeleid moeten uitdragen en zelf beleven.”

Heeft dat ook niet met controle te maken, of het gevoel van gebrek daaraan?

DELANOEIJE. “Een van de lessen uit corona is dat wanneer je mensen laat thuiswerken, je sommige zaken niet kunt controleren, zoals op welk tijdstip iemand werkt. Organisaties doen er bij thuiswerk ook goed aan minder te focussen op de specifieke prestatiemetingen die er op kantoor nog heersten. Die prestatiefocus zorgt bij werknemers voor drang om te tonen wat ze allemaal doen, maar ze gaan er minder innovatief van worden. Dat gevoel heerst vooral in organisaties waar weinig vertrouwen is. Terwijl organisaties die afstappen van het tellen van het aantal uren op kantoor en van die strikte controle op wat medewerkers presteren, hun werknemers veel beter stimuleren om hun potentieel maximaal waar te maken.”

Heeft corona thuiswerk minder populair gemaakt bij organisaties?

DELANOEIJE. “Niet per se. Doordat het is opgelegd, hebben velen er de voordelen van gezien, bijvoorbeeld dat de prestaties van werknemers er niet onder leden. Het heeft ook wat in het onderzoek de ‘thuiswerkparadox’ heet tegengegaan. Die stelt dat de werknemers die thuis mogen werken vaak al de betere presteerders zijn die in hogere functies zitten, terwijl de voordelen van thuiswerk voor werknemers in de rangen net daaronder minder gezien en benut werden. Dat kan nu keren.”

Verwacht u een thuiswerkrevolutie nu iedereen ervan heeft kunnen proeven?

DELANOEIJE. “De afgelopen periode is een kantelpunt geweest, maar onderschat niet de kracht binnen veel organisaties om terug te keren naar de situatie van voordien, waarin iedereen weer in de file staat op weg naar kantoor. Dat hervallen in oude gewoontes is eigen aan systemen en organisaties. Ik verwacht wel een tweedeling tussen organisaties die zich de inzichten rond thuiswerk eigen maken en er zich naar organiseren om individueel zelfstandig werk en in groep werken optimaal te combineren, en de organisaties die dat niet doen. Die laatsten, die terugkeren naar het oude normaal, zullen daarvan terug moeten komen als ze een nieuwe generatie werknemers duurzaam aan zich willen binden.”