Een warme welkom, enkele documenten om in te vullen, een introductiedag met een rondleiding en soms een peter of meter. Zo verloopt de introductie van nieuwe medewerkers meestal. Maar onder meer dankzij nieuwe technologie komt daar verandering in.

"Soms werd je twee dagen lang platgebombardeerd met bedrijfsreglementen en verplichtingen. Het was heel zakelijk en weinig gericht op het inwerken van iemand", zegt Stijn De Groef, de CEO van de hr-start-up Talmundo.

"Wij handelen het administratieve stuk snel af, zodat je de nieuwe collega's kunt leren kennen, je kunt voorstellen via een filmpje of een aantal korte leertrajecten kunt doorlopen. Allemaal niet te lang en niet te veel, want jonge mensen zitten daar niet op te wachten."

We hebben een chatbot die de meest courante vragen kan opvangen: hoe laat start ik op mijn eerste dag, wanneer word ik betaald?

Steeds meer grote bedrijven kunnen de software van het Nederlands-Belgische Talmundo smaken. Dat zijn app op software van Microsoft draait, geeft grote bedrijven het vertrouwen om met de onbekende start-up in zee te gaan.

Op de thuismarkt, de Benelux, waren al grote banken en consultancybedrijven klant. De afgelopen weken kwamen daar Lidl, Fluxys en Engie bij. In het buitenland gingen de Spaanse bank Banco Santander en de Franse dienstenleverancier Sodexo aan de slag met de software voor wat in de bedrijfswereld ' onboarding' wordt genoemd. Dat betekent de integratie van nieuwe werknemers in de organisatie.

Abonnement

Die integratie is op zich niets nieuws, geeft Stijn De Groef toe, maar de afgelopen twee jaar investeren bedrijven er veel meer in. "Steeds meer bedrijven beseften dat integratie stiefmoederlijk werd behandeld. Dat al die euro's die worden ingezet om nieuwe mensen aan te trekken soms deels verloren gaan als er geen energie wordt gestoken in de inwerking van nieuwe mensen. Er is technologie op de markt waarmee dat een stuk makkelijker en efficiënter kan."

Grote bedrijven betalen eenmalig 15.000 euro om de app aan te passen aan hun wensen, en betalen daarna per werknemer ongeveer 15 euro per jaar voor het gebruik.

"Elke bedrijf kiest zijn geprefabriceerde puzzelstukjes", zegt Stijn De Groef. Je kunt de werknemer bijvoorbeeld een filmpje laten maken waarin hij zich voorstelt, een welkomstfilmpje van de CEO, informatie over de collega's en de manager, of de kledingvoorschriften in het bedrijf toevoegen.

Het voordeel van de app is dat bedrijven de tijd tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag, een periode die vroeger verloren ging, kunnen benutten. ' Pre-onboarding' heet dat. Voor de consultant Deloitte België, die elk jaar duizend nieuwe werknemers in dienst neemt, is dat heel belangrijk (zie kader).

"Deloitte gebruikt bijvoorbeeld een tijdslijn zodat medewerkers weten waar ze zich bevinden in hun onboardingtraject", zegt De Groef. "We hebben gefilmd in het nieuwe gebouw van Deloitte in Zaventem zodat mensen al voor ze beginnen een virtuele rondleiding krijgen. Wanneer Deloitte ergens een lage score detecteert op een feedbacklijstje, kan de hr-afdeling meteen contact opnemen met de nieuwe medewerker om te zien wat er gedaan kan worden. De app doet heel veel, maar je hebt nog altijd behoefte aan menselijk contact als er problemen zijn."

Beleving

De Duffelse medeoprichter Stijn De Groef is gepokt en gemazeld in human resources. Via een project voor een ex-werkgever werkte hij samen met twee Nederlandse ondernemers. Dat verliep zo goed dat het drietal in 2012 besloot samen een bedrijf op te richten.

Talmundo is een Nederlands bedrijf met hoofdkantoor in Den Haag, maar als medevennoot en CEO zorgt De Groef voor een stevige Belgische inbreng. Het tweede kantoor bevindt zich in Antwerpen.

De focus op software voor werknemersintegratie kwam er niet meteen. Eerst trapte de start-up in de klassieke val te veel software op maat van een klant te ontwikkelen. Pogingen om die hr-producten ook aan andere bedrijven te verkopen, verliepen moeizaam.

In 2014 gooide het trio het roer om. Het specialiseerde zich in de integratie van werknemers, vertrok van zijn eigen visie en maakte modulaire software. Het op softwareabonnementen gebaseerde verdienmodel geeft recurrente inkomsten. De app vertrekt van de beleving van de gebruiker en niet vanuit de dataprocessen van het bedrijf. Zo probeert Talmundo het verschil te maken met grote softwarebedrijven.

Kapitaal

Begin dit jaar haalde de start-up 1,3 miljoen euro op bij het Nederlandse investeringsfonds TIIN Capital. Het bedrijf gebruikt die middelen om nieuwe markten als het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Noord-Europa aan te boren, en voor de ontwikkeling van een chatbot.

"We hebben sinds drie maanden een chatbot die de meest courante onboardingvragen kan opvangen: hoe laat start ik op mijn eerste dag, wanneer word ik betaald en hoe moet ik mij kleden, of waar kan ik mijn bedrijfswagen oppikken", zegt Stijn De Groef.

TIIN Capital investeerde een jaar geleden al eens een half miljoen euro in het bedrijf, dat dit jaar wil doorgroeien van 25 naar 40 medewerkers.

"Zes à zeven maanden na het ophalen van het kapitaal draaiden we weer break-even. Dat heeft voor veel vertrouwen gezorgd bij onze investeerders. De vraag was dan of we in hetzelfde tempo zouden doorgaan of zouden versnellen. We kozen ervoor te versnellen omdat onboarding momentum heeft. Het plan is tegen 2019 break-even te draaien. Onze omzet is vorig jaar verdubbeld en we zijn op schema om dit jaar te verdriedubbelen, tot goed 2 miljoen euro. Eind dit jaar zal de vraag zijn of we in 2019 opnieuw versnellen en uitbreiden naar de Verenigde Staten. Of samenwerken met een grote strategische partner?"

STIJN DE GROEF "De app doet heel veel, maar je hebt nog altijd behoefte aan menselijk contact als er problemen zijn." © fotografie Thomas De Boever

De vier c's bij Deloitte

De professioneledienstverlener Deloitte neemt in België jaarlijks duizend nieuwe werknemers in dienst en gebruikt daarvoor de software van Talmundo. Inge Diels, chief talent officer Deloitte België, over de integratie van werknemers in het bedrijf.


"Hoe beter de onboarding gestructureerd is, hoe meer mensen blijven. Het menselijke contact primeert, maar de Talmundo-app biedt een waardevolle ondersteuning. De pre-onboarding is voor ons het belangrijkste. In september geven we 500 pas afgestudeerde studenten een contract, maar tussen het tekenen van het contract en het moment waarop ze beginnen kan een tot anderhalf jaar liggen. Op het moment dat ze tekenen, krijgen ze toegang tot de app, en dat loopt door tot vier maanden nadat ze zijn begonnen. We vermijden wel dat we hen overdonderen met te veel informatie. Wij werken met de vier c's van onboarding.


Compliance, dat verwijst naar het papierwerk zoals het rijbewijs of de diploma's die de nieuwe mensen moeten doorsturen. Clarification, of verduidelijking over hoe het proces zal verlopen. Culture, de bedrijfscultuur, en Connect, waar mensen onder andere info krijgen over hun coach en hun buddy. De buddy is iemand die dicht bij de nieuwe werknemer staat, een collega die hem begeleidt bij informele zaken. De coach begeleidt de nieuwe medewerker bij zijn carrière. Wij willen nieuwe medewerkers van de eerste dag een spannende beleving bieden die beantwoordt aan ons merk en onze cultuur."